전자정부 31대 로드맵 (전자적 업무 처리의 정착)

외교통상정보화 중장기전략계획 (2002. 10 수립)

외교통상부는 1997년부터 2002년까지 실시된 제1차 중장기 정보화 사업을 통해 본부와 71개 재외공관 사이에 광역 외교망을 구축하여 외교정보시스템과 영사, 회계, 급여, 인사 등의 분야에서 행정정보 시스템을 활용하는 성과를 이루었다. 그러나 이들 시스템은 핵심 업무보다는 지원업무 위주로 운영되어 변화하는 외교환경과 외교적 도전에 대응하기에는 미흡하였기 때문에 부처 간 정보시스템 연계 및 협업체계의 구축이 필요하다는 지적이 제기되었다.

외교통상정보화사업은 업무방식 및 효율성의 개선을 통한 외교경쟁력을 향상, 대국민 전자민원서비스의 수준을 개선, 보완인프라 보강을 바탕으로 모든 문서의 전자적 처리기반 마련을 통해 효율적인 업무 환경을 마련한다는 목적으로 다음의 세 가지 분야에서 추진되었다. 

첫째, 디스켓 또는 종이문서 형태로 보관•관리되는 비밀문서를 DB화하여 문서검색 및 활용성을 제고하는 비밀문서 관리시스템을 구축한다.

둘째, 광역외교 정보망과 외교정보통신망을 통합하고 통신보완장비보급 및행정전자서명 인증체계를 마련하는 등 중요자료 및 외교기밀문서 불법유출에 대한 보완강화를 위해 업무용 망과 인터넷 망을 분리한다. 

셋째, 외교통상부 본부와 재외공관 간 종이문서 유통체계를 전자문서 유통체계로 전환한다.

추진경과를 살펴보면, 2002년 10월 외교통상정보화 중장기전략계획을 수립하여 2003년 12월부터 이듬해 10월까지 외교통상 지식포털 및 회계지원 시스템 등 행정업무를 전자화하는 외교통상 정보화 1단계 사업을 추진하였다. 2004년 12월부터 다음해 10월까지는 외교통상 정보화 2단계 작업이 진행됐다. 이 기간 동안에는 비밀문서관리 및 재외공관 전자문서 유통, 본부 내외부망 분리 및 보완 인프라 구축 작업을 수행하였다.

외교통상정보화 3단계 사업은 2005년 10월 시작해 2006년 5월에 완료되었으며 재외공관 내외부방 분리, 미주데이터센터 구축, 시스템 이중화 작업을 수행하였다. 2006년 5월부터 12월까지는 4단계 사업을 추진하여 비밀전자문서유통시스템 등을 구축하였다.

외교통상정보화사업의 성과는 크게 정성적인 것과 정량적인 성과로 나누어 볼 수 있다. 먼저 정성적인 성과를 살펴보면 업무방식 및 효율성의 개선을 통해 외교경쟁력을 강화하고 국제경쟁력을 제고하였다. 영사/행정지원시스템의 고도화를 통한 대국민 전자민원서비스 수준을 대폭 향상하였고, 외교통상 포털 구축으로 인한 문서 및 각종 외교 통상정보의 원스톱 서비스는 사용자의 편의성을 크게 높였다. 아울러 재외공관 및 타 부처와의 비밀을 포함한 모든 문서의 전자적 처리기반을 구축함으로써 종이 없는 전자행정 구현 등 효율적인 업무환경을 마련하였다. 또한 보안 인프라를 획기적으로 개선해 외교부 본부와 재외공관 간 원활하고 안전한 정보유통을 통한 외교경쟁력을 강화하였다.

외교통상업무의 중요 업무시스템을 이중화하여 중단없는 안정적 운영기반을 구축했다는 점도 빼놓을 수 없는 성과이다. 기존 외교통신시스템과 외교통신망을 이용한 종이문서 유통체계를 통합문서유통시스템과 광역 외교 망을 통한 국가표준 전자문서 유통체계로 전환함으로써 이원화되어 있던 망의 통합도 달성하였다.

정략적인 성과 또한 상당하다. 먼저 정부효율성 부문으로는 문서의 전자적 처리를 통해 외교통상부 공무원의 자료수집비용을 연간 약 60억 원 절감할 수 있었다. 미주/구주 데이터센터 구축을 통해 서버관리 비용을 연간 1억 8천만원 정도 줄일 수 있게 되었고, 지식포털 구축 및 통합인증시스템 도입을 통해 시스템 접속시간을 단축하여 연간 2억 원 상당의 비용도 감축하였다.

이 사업을 통한 고객만족도 부문을 살펴보면 영상지원시스템 고도화와 행정정보공유 등을 통해 민원서류를 간소화하고 민원처리시간을 대폭 단축해 국민들의 민원처리비용을 연간 350억 원 정도 절약하였다. 또 외교통신망과 광역외교정보망으로 이원화되어 있던 해외네트워크를 외교정보통신망으로 통합해 연간 약 5억 원의 회선요금이 절감되었다.

정부혁신지방분권위원회, <참여정부의 전자정부> , 2005

행정자치부, <전자정부 로드맵 성과 , 혁신을 통해 국민속으로> ,2007