행정개혁은 행정체제를 어떤 하나의 상태에서 그보다 나은 다른 하나의 상태로 변동시키는 것을 말한다. 즉, 행정개혁은 행정체제의 ‘바람직한 변동’(perferred change)을 뜻한다. 행정개혁은 가치 기준의 인도를 받는 계획적 변동이며 동태적이고 연관적 특성을 지니는 변동이므로 지속적으로 추진되어야 하는 과정이다.행정개혁은 공적내지 정치적 상황 하에서 이루어지는 것으로 단순한 기구의 변혁만이 아니라 인력이나 재정의 효율적 활용을 비롯하여 행정인의 형태 교정이나 행정 기술의 개선까지를 포함한 광범위한 뜻을 지니고 있다.

특히 1990년대 들어서 세계 각국은 공공 부문의 효율성을 제고하고 행정 기능을 재조정하기 위한 다양한 행정개혁에 대한 필요성을 더욱 강조했으며, 이러한 움직임은 20세기 서구 사회의 경제 성장을 이끌었던 대량 생산 체제의 효율성에 대한 한계가 드러나면서 더욱 가속화되었다. 이에 따라서 경제적 위기 극복을 위한 정치적 선택으로 진행된 서구 자본주의 국가들의 공공부문 개혁은 이념적으로 작은 정부를 지향하고 시장 질서를 우선하는 신자유주의적인 사회적 움직임과 깊은 관련이 있다. 한국에서는 특히 IMF 경제위기에 따른 위기 관리 정부로 시작한 김대중 행정부로 인해서 영·미계 국가의 논리에 따라 강력한 행정개혁을 시도했으며 실제로 모든 공공 부문에 걸쳐 구조 조정을 비롯하여 전례 없는 개혁 조치를 단행하였다.

행정개혁 과정은 사람에 따라 다르게 지적하고 있지만, 일반적으로 ① 개혁의 필요성을 인식하고, ② 개혁안을 마련하여, ③ 개혁을 집행한 후, ④ 평가하는 네 가지 단계로 나누어 생각할 수 있다. 개혁의 필요성에 대한 인식에는 권력의 변동으로부터 발생하는 행정 수단에 대한 변혁의 요청, 행정 수요의 발생, 행정 제도에 내재하는 관행적 경향의 광정(匡正)과 같은 객관적 인식 및 이러한 객관적 요청을 개혁의 목표로 인정하는 정치 주체의 인식, 즉 주관적 인식을 구별할 수 있는데, 이 양자가 결합될 때 행정개혁의 행동이 시작된다.

개혁안의 마련에 있어서는 국내자(局內者)가 마련하는 경우와 국외자(局外者)가 마련하는 경우 및 이들의 협력에 의하여 마련하는 경우가 있다. 국내자가 마련하는 개혁안은 상대적으로 덜 세밀하고 짧고 집중적이며 실현 가능성이 높은 문제에 관심을 둔다. 그리고 집행을 강조하며 특수하고 이미 알려진 문제에 더 관심을 두며, 집행이 용이하고 빠른 시일 내에 이루어질 수 있는 특징이 있다. 그러나 국외자가 마련한 개혁안은 이와는 대조적 입장에 있는 것이 보통이다. 

개혁의 집행은 법안의 기초, 새로운 규정과 편람의 작성, 예산 조치, 관계 공무원의 보직 변경과 훈련 등의 조치를 취하고, 개혁안이 집행됨에 따른 저항의 문제를 충분히 검토해야 한다. 이 저항의 문제는 개혁의 추진자, 개혁의 내용과 종류, 개혁의 도입 방법 등에 의하여 달라지며, 개혁의 효과에 큰 영향을 미친다. 평가에 있어서는 개혁 그 자체가 목적이 아니므로 처음에 목적으로 한 효과를 달성하였느냐를 생각해야 하며, 효과가 있다 하더라도 비용과 효과를 대비시켜 바람직한 것인가도 살펴보아야 한다. 

행정을 개혁하려면 어느 부분에 초점을 두어서 개혁할 것인가에 따라 그 접근 방법이 달라진다. 변화를 일으킬 수 있는 대상은 주로 업무·인간·기술·구조의 네 가지에 있다. 업무란 조직의 존립 목적이라 할 수 있는 생산과 서비스의 제공을 의미하므로 이 자체를 바꿀 수는 없다. 그러므로 개혁의 접근방법에는 구조·기술·인간을 바꿈으로써 업무를 개선하려고 하게 된다. 

구조적 접근 방법은 전통적인 행정 관리의 이론으로써 이상적 구조를 가져야 조직 효과성이 높아진다는 원리 전략과 구조의 분권화에 의하여 개혁을 시도하는 분권화 전략이 있다. 기술적 접근 방법은 과학적 관리 이론과 의사 결정이론 중에서 규범적·이상적 방법에 속하는 관리 과학이 여기에 속하며, 한편 인간적 접근 방법은 인간의 행동을 변화시키는 것을 통하여 행정의 혁신을 도모하고자 하는 것으로 인간 행동의 변화를 통하여 새로운 기술을 창의적으로 개발할 수도 있고 행정의 구조도 변화시킬 수 있다는 접근 방법이다.

이종수 외,《새행정학》대영문화사, 2005