〈전자문서 유통시스템 확충 및 유통체계 고도화정책〉 행정안전부

「공공기관의 기록물관리에 관한 법률 시행령」(대통령령 제17050호, 2000.12.29)

「공공기관의 기록물관리에 관한 법률 시행규칙」(행정자치부령 제118호, 2001.1.5)

「사무관리규정 및 동 규정 시행규칙 개정(안)」(2002. 10)

「전자정부법」(법률 제 8171호)

「전자정부 구현을 위한 행정업무 등의 전자화 촉진에 관한 법률 시행령」(대통령령 제17271호, 2001.6.30)

정부의 행정능률을 향상시키고, 전자문서에 의한 문서관리체계의 정착을 위해 각 행정기관에서 사용할 전자문서시스템으로서 필요한 기능들을 정의하고자 하며, 전자문서 유통에 의한 문서관리 체계의 정착을 위해 각 행정기관에서 사용하고 있는 서로 다른 전자문서시스템간의 안정적인 문서유통이 가능하도록 필요한 기능 및 관련 표준들을 정의하며 행정안전부에서 관리를 하고 있다. 

1998.10 행정기관의 전자결재 및 전자문서유통 활성화 추진

1999.05 서로 다른 전자문서시스템 간 전자문서유통 표준화 추진

2000.07 행정기관 간 전자문서유통 E-mail의 단계적 확대 시행

2001.12 문서처리 전 과정의 전자화 및 전자문서유통 발전방안 마련

2002.08 정부전자문서유통센터 구축(중앙, 대전, 외부)

2002.11 전자문서 관련 3개 표준 확정 및 고시

2003.09 신전자문서시스템 행정기관 확산

2004.06 정부전자문서유통체계 고도화 ISP 추진

2005.06 정부전자문서유통체계 고도화 1단계 추진

1. 공문서업무 전 과정 전자화 본격적 추진

개정된 「사무관리규정」의 시행(2004. 1. 1)에 따른 표준전자문서 시스템을 도입·활용하여 표준 전자문서시스템을 통한전자문서유통 활성화를 지속·추진하고, 각급 행정기관별 표준 전자문서시스템과 자료관시스템, 기록보존 시스템간 연계를 통해 공문서업무 전 과정의 전자화를 시행한다.

2. 문서업무 전 과정의 전자화 관련표준 제·개정을 관리한다.

행정기관의 전자문서시스템 규격, 행정기관간 전자문서유통 표준 등

3. 전자문서시스템과 행정정보시스템 간 연계를 확대한다.

연계가 필요한 행정정보시스템에 연계기능 추가한다.

4.전 행정기관 간 전자문서유통체제를 구축한다.

중앙행정기관별 소속기관 실태조사 및 전자문서유통 환경조사를 하고, 독자망 사용기관 및 중앙행정기관의 소속기관까지 포함하는 전자문서 유통체제의 구축방안을 마련한다.

5. 주요 기능

가. 전자결재 기능

1) 문서 작성·기안

서식 작성·지정, 전자문서의 구성, 지정서식 불러오기, 등급 지정·변경, 등록번호 지정(문서번호), 수신자 지정, 공개구분 표시, 제목 작성, 본문 작성, 문서 인쇄, 문서 첨부, 문서 임시보관·호출, 사용자 인증, 요약문 첨부, 내용 검사, 긴급결재 표시, 외국어 입력, ,우편번호 검색 기능 및 주소입력기능, 국제표준시각으로 동기화기능, 간이기안문(내부 결재문) 및 시행문서 구분 표시, 주요문서의 보안 강화, 발의자 표시, 지식관리시스템 등과의 연계

2) 결재 및 분류, 편철

결재문서도착 알림, 결재선 지정·수정, 재처리[결재, 반려, 전결, 대결], 직위(직급)에 의한 결재 표시, 결재순서에 따른 문서의 자동전송, 결재 진행상태 조회, 분류 및 기록물철 지정·수정, 기록물철 생성 (기록물 등록대장), 결재문서 및 반려문서의 편철 후 등록, 기록물 분류기준표 갱신, 문서회수 및 처리, 결재문서 수정, 의견 첨부, 의견 조회, 첨부문서 보기, 미결문서 현황, 결재처리 보류, 문서의 수정이력 관리, 결재완료시 기안자 통보 기능

나. 전자문서유통 기능

1) 문서 발송

발송, 재발송, 문서내용의 무결성, 관인 및 서명, 단순 공문서 게시

2) 문서 접수

문서도착 알림, 배부·접수, 접수문서 분류 및 등록·편철기능, 접수문서 보호, 반송·재배부·이송, 경유문서 처리, 문서내용의 무결성, 공람대상자 지정 및 확인

3) 사용자 환경 설정

사용자 비밀번호 변경, 직무 대리자 지정·해제, 부재 설정·해제, 결재선 그룹 등록 및 수정 삭제 기능, 수신자 그룹 등록 및 수정 삭제 기능

다. 전자문서 관리 기능

1) 전자문서 관리 필수기능(문서함 관리)

기록물철 등록부 정보입력 기능 (Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data 규격), 기록물철등록부 관리 및 수정, 기록물철 변경이력관리 및 조회, 기록물철의 보존기간 지정 및 변경, 기록물 등록대장 정보입력 기능, 기록물 등록대장 관리 및 수정, 기록물의 변경이력관리 및 조회, 단위업무 임시코드 부여, 이관 전자문서파일의 Naming, 첨부문서 관리, 단위업무 임시코드 일괄수정 기능, 업무인수인계에 따른 기록물철 인계기능 제공, 전자문서의 활용 및 게시판 이용, 열람처리, 기록물 접수문서 목록관리, 접수문서 관리 , 발송문서 목록관리, 발송문서 관리, 발신 부인봉쇄, 수신 부인봉쇄, 기록물 정리 기능(편철확정), 기록물 생산현황, 기록물 이관, 기록물철·기록물 목록 검색기능, 이미지 서명 제외한 전자공문서의 PC 저장, 구기록물 이관

2) 전자문서 관리 선택기능(일반전자문서관리)

문서함 생성·변경·이동·삭제,문서함 정보 조회 및 수정,문서함 정보 정의,문서 등록정보(속성) 입력,계층구조에 따른 문서 등록,다중 문서의 일괄 등록,첨부문서 등록,문서함의 계층구조에 따른 문서 속성 상속,하나의 문서를 여러 문서함에 등록,문서의 삭제,삭제된 문서의 임시 보관,삭제된 문서의 폐기 및 복구,삭제된 문서의 보관기간 지정,보존기간 설정 및 변경,보존기간 경과 문서에 대한 폐기, 권한 및 보안관리,검색문 저장 및 재사용 , 파일압축, 전문검색 기능(FTR : Full Text Retrieval), 분산환경에서의 통합검색 지원

라. 전자우편 기능

1) 전자우편 작성 : 전자우편을 작성하는 기능으로 다음과 같이 서식작성 및 지정, 제목 작성, 본문작성, 우편내용 인쇄, 파일 첨부 등의 기능이 있음. 작성 방법은 자체 편집기를 이용하거나 워드프로세서를 사용한다.

2) 전자우편 송신 : 전자우편의 정보를 해당 수신처로 발송하는 기능이다.

3) 전자우편 수신

4) 우편함 관리

마. 전자게시판 기능

정보공유를 위한 또 하나의 기능인 전자게시판 기능은 조직 내의 사용자들 사이에서 시간에 관계없이 정보를 저장하고 검색할 수 있는 수단을 제공하여 모든 사용자가 자유롭게 각종 정보를 공유하고, 빠른 의견수렴을 도출하여 조직 전체적으로 일관된 의견을 유지할 수 있도록 지원하는 것임. 전자게시판 기능에서 고려되어야 할 기능들은 크게 전자게시, 게시물 열람, 관리자 기능 등으로 구분할 수 있다.

바. 시스템 운영·관리 기능(관리자 기능)

시스템 운영·관리기능이란 관리자가 전자문서시스템을 관리하는 데 공통적으로 필요한 기능임. 시스템 운영·관리기능은 크게 사용자·그룹 관리 기능, 구성관리 기능, 사용자 현황관리기능, 시스템 감시 및 제어 기능, 문서수발의 관리 등으로 구분한다. 

행정안전부 홈페이지(http://www.mopas.go.kr)

한국전자거래진흥원, 『국내 XML 전자문서 개발지침』, 한국전자거래진흥원, 2005