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처리과(생산부서)

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기록물 생산

  • 공적인 업무 수행과정에서 활동의 근거와 과정 및 결과를 구성하고 적법한 절차와 서식에 의해 기록물을 생산하고 있다.
  • 책임 행정과 국민의 신분ㆍ재산의 보장을 위한 근거와 토대로 생산하고 있다.
  • 공적인 업무 수행과정의 경험축적은 역사ㆍ사회ㆍ문화ㆍ경제 등의 지식정보로 전환ㆍ활용되어 후대의 중요문화유산을 생산하고 있다.

기록물의 등록방법

생산ㆍ접수 시 전자기록생산시스템 ‘문서등록대장’에 등록·관리
  • 전자문서로 생산한 경우 최종 결재권자의 결재와 동시에 자동으로 등록되나, 비전자문서로 생산한 경우에는 생산자가 생산정보를 직접 입력하여 등록
  • 전자기록생산시스템을 통해 유통되어 접수한 기록물은 부서별 문서배부자가 접수한 때에 해당부서의 문서등록대장에 자동으로 등록, 우편 또는 담당자의 전자우편 등으로 접수한 경우에는 접수자가 비전자문서 접수정보를 직접 입력하여 등록

    ※ 문서의 접수방법은 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」 제18조(문서의 접수·처리) 참조

첨부물 분리등록
  • 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 본문과 첨부물을 분리등록하여 동일한 관리번호에 따라 별도 관리
생산등록번호의 부여시기 : 결재 또는 보고가 끝난 후
  • (조사ㆍ연구서ㆍ검토서의 반려 문서 또는 재작성 전 원본문서) 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후
  • (사진ㆍ필름류의 시청각기록물) 보존 기록물로 적합한 대상을 선정한 후
  • (영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물) 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후
  • (편집장비를 보유하지 않은 경우) 편집되지 않은 상태의 기록물로 등록 가능
접수등록번호의 부여시기
  • 접수기록물은 접수와 동시에 부여

생산의무 기록물

등록대상 기록물
  • 결재문서, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록
  • 대통령, 국무총리, 중앙행정기관의장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방명록
  • 결재ㆍ검토 과정에서 반려 또는 수정된 원본문서
  • 공공기관의 주요행사ㆍ사업 및 주요 직위자의 인물ㆍ업무활동 관련 시청각 기록물
  • 주요 업무와 관련된 보존가치가 있는 모든 기록물
생산의무 기록물
  • 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 본문과 첨부물을 분리등록하여 동일한 관리번호에 따라 별도 관리
생산등록번호의 부여시기 : 결재 또는 보고가 끝난 후
  • 조사ㆍ연구ㆍ검토서
    1. 법령의 제정 또는 개정 관련 사항
    2. 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
    3. 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
    4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약, 협약, 협정, 의정서 등
  • 회의록
    1. 대통령이 참석하는 회의
    2. 국무총리가 참석하는 회의
    3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
    4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
    5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
    6. 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률 」제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
    7. 시행령 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의
    8. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

    ※ ①, ②, ③, ⑤, ⑥에 해당하는 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 하나를 생산

  • 속기록 또는 녹음기록(녹취록을 포함)

    ○ 회의록 생산의무 대상인 ①, ②, ③, ⑤, ⑥에 해당하는 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록(녹취록을 포함) 중 하나를 생산

    - 속기록 생산의무 지정회의 현황('23.5)  PDF

  • 시청각기록
    1. 대통령, 국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장 및 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진
    2. 외국의 원수, 수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항
    3. 국가 및 지방자치단체의 주요 행사
    4. 국제기구 또는 외국과의 조약, 협약, 협정, 의정서, 교류 등의 추진과 관련된 주요 활동
    5. 「국가재정법 시행령」제13조 제1항 및 제14조에 해당되는 대규모 사업, 공사
    6. 대규모의 토목, 건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
    7. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각 기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
    8. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성, 보존이 필요하다고 인정하는 사항
    9. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
    10. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
    11. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항