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기록관리

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기록의 4대 속성(ISO 15489)

  • 진본성(authenticity)
    기록이 그 취지와 맞는지, 그 기록을 생산하거나 보내기로 되어 있는 사람에 의해 생산되거나 보내졌는지, 명시된 시점에서 생산되거나 보내졌는지를 증명할 수 있는 것을 말한다.
    진본성을 보장하기 위하여 기록의 생산, 수령, 전달, 유지 및 처분을 통제하는 정책 및 절차 등이 문서화되어야 한다.
    이를 통해 기록의 생산자가 확인될 수 있고 인가를 받았는지 증명할 수 있게 하며 기록이 인가받지 않은 접근에 의해 부가, 삭제, 변경, 이용 및 은폐되는 것을 막아줄 수 있다.
  • 신뢰성(reliability)
    기록의 내용이 업무처리, 활동 혹은 사실을 충분히 명확하게 표현하고 있다고 믿을 수 있는지, 그리고 이후의 업무처리나 활동을 수행하는 과정에서 근거로 할만한 것인지를 의미한다.
  • 무결성(integrity)
    기록의 완전함과 변경되지 않았음을 의미한다. 즉, 무결성은 기록이 인가받지 않은 변경으로부터 보호되었을 때 충족될 수 있다. 인가를 받은 어떠한 주석, 추가 혹은 삭제도 명백하게 드러나야 하고 추적할 수 있어야 한다.
    이를 위해서는 기록 · 수정시의 정책과 업무절차가 필요하다. 기록이 생산된 이후의 변경에 대한 정보를 포함하게 함으로써, 기록물의 무단변경에 대한 추적이 가능하게 해야 한다.
  • 이용가능성(usability)
    기록의 위치를 찾을 수 있고, 기록이 검색될 수 있으며, 보일 수 있고, 해석될 수 있음을 의미한다. 기록과 그 기록을 생산한 업무처리, 행위 등이 연결되어 보일 수 있어야 하며, 일련의 활동의 과정에서 생산된 기록들 간의 연계성도 유지되어야 한다.

기록관리 관련 국제활동

  • ISO 15489(2001-9-15)
    정식명칭은 정보와 도큐멘테이션-기록관리(Information and documentation : Records management)이며 ISO/TC46 산하 기록관리 분과위원회가 주도한 기록관리 표준으로 기록관리 및 기록관 시스템 개발 지침으로 그 적용이 확산되고 있다.
    ISO 15489는 호주의 기록관리 표준 ‘AS 4390-1996:기록관리'에 기반한다. 호주표준국은 2002년 3월 기존 호주표준인 AS 4390을 철회하고, AS ISO 15489로 대체하였다. 영국 역시 2001년 ISO 15489를 기반으로 BS ISO 15489를 국가표준으로 결정하였다.
  • ISO 23081(2004)
    정식명칭은 ISO/TS 23081-1:2004 정보와 도큐멘테이션-기록관리과정-기록물 메타데이터로서 이 중 제1부 원칙이 발표되었다. ISO/TS 23081은 ISO15489의 틀 내에서 메타데이터를 실행하고 사용하기 위한 지침이다. 제1부는 기록관리 메타데이터를 생산, 관리, 사용하기 위한 기술규격과 그 원칙에 대한 설명, 제2부는 기존의 메타데이터 세트를 구현하고 사용하기 위한 실무지침으로 구성되어 있으며, 제3부는 ISO 15489와 연계된 기존의 메타데이터 세트와 작업들의 평가로 구성될 예정이다.