이관
기록물 이관 절차도
기록물 이관시 준비사항
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처리과 보유기록물의 파악 및 인계 준비
- 처리과는 보존기간 기산일로부터 1~2년 이내의 보유기록물 및 전년도 미이관 기록물 현황을 파악하여 인계 준비
※ 이관시기 도래 기록물을 처리과에서 계속 활용하려면, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별지 제3호 서식에 따라 기록물 이관시기 연장신청서 활용
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처리과별 이관대상 확정 및 이관일 지정
- 기록관은 처리과의 비치기록물을 제외하고, 이관대상 기록물의 목록을 확정하여 이관일과 함께 처리과에 통보
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이관대상 기록물의 공개여부 재분류
- 처리과(전자기록생산시스템)에서 기록관(기록관리시스템)으로 기록물을 이관하는 때에는 이관대상 기록물건별 공개여부를 재분류하여 이관
비전자기록물(문서ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각 등) 이관
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처리과별로 전자기록물 이관 시 비전자기록물을 함께 이관
- 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 기록물 이관 시 전년도에 생산·접수하여 수기 등록한 비전자기록물의 등록 정보도 함께 기록관으로 인계되므로, 반드시 전자기록물과 병행하여
이관하며, 누락되는 비전자기록물이 없도록 주의 필요
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기록물 편철ㆍ정리 완료 후 보존상자에 넣어 이관 준비