서울기록관 청사 출입 및 출입증에 관한 규정

제정 2015. 7. 2. 서울기록관 훈령 제5호

개정 2017. 2.28. 서울기록관 훈령 제7호

개정 2017.10.27. 서울기록관 훈령 제8호

제1조(목적) 이 규정은 국가기록원 서울기록관 청사 인원 및 시설보안을 위하여 출입에 필요한 사항과 출입증명서(이하□출입증□이라 한다)의 발급관리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(출입증 종류 등) ① 출입증의 종류는 다음 각 호와 같다.

1. 상시출입증

2. 방문증

3. 작업증(완장)

4. 비표

② 출입증 발급권자는 서울기록관장(이하 “관장”이라 한다)이 된다.

③ 출입증은 발급대상 및 출입목적에 따라 유효기간을 정하여 발급하되 별표 1의 기준에 따른다.

④ 출입증의 규격 및 제식은 관장이 별도로 정할 수 있다.

제3조(상시출입증) ① 상시출입증을 발급받고자 하는 자는 별지 제1호서식에 따른 상시출입증 발급 및 출입권한 신청서’를 소속부서의 장의 확인을 받아 관장에게 신청하여야 한다.

1. 기재사항

가. 소속

나. 성명 및 생년월일

다. 출입부서(담당부서)

라. 출입권한 신청 등 기타 필요한 사항

2. 구비서류(첨부사항)

가. 증명사진 2매 (신원조사를 필한 자의 경우 1매)

나. 출입서약서 1부 (별지 제8호서식)

다. 신원진술서 1부 (신원조사 미필자)

라. 기본증명서 1부 (신원조사 미필자)

마. 개인정보 수집 및 이용 동의서「별지 제10호서식」

② 관장은 상시출입증을 신규로 발급할 경우에는 반드시 신원조사를 실시하여야 하며, 결격사유가 없을 경우에 한하여 발급한다. 다만, 다음 각 호에 해당되는 경우에는 신원조사를 생략할 수 있다.

1. 공무원 또는 국가기록원과 채용계약을 체결한 기록물정리 요원으로서 신원조사를 필한 자

2. 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 공공기관의 임직원

3. 기타 관장이 업무수행상 필요하다고 인정하는 자

③ 관장은 상시출입증을 발급한 경우는 별지 제2호서식에 따른 ‘상시출입증 발급대장’에 기록·관리하여야 한다.

④ 상시출입증의 기재사항 변동, 유효기간 경과, 훼손 등으로 인하여 출입증을 재발급 받고자 하는 자는 제1항에 따라 신청을 하여야 하며, 이 때에는 이미 발급받은 상시출입증을 반납하여야 한다.

제4조(방문증) ① 방문증은 별지 제3호서식 또는 구두에 의한 출입신청으로 방문자 안내실에서 교부한다. 이 경우 방문자는 별지 제10호서식에 동의한 후 주민등록증 또는 신분을 확인할 수 있는 신분증을 제시·보관시켜야 한다.

② 방문증 교부는 공무원 근무시간 중에 한하며, 야간 및 시간외 출입자에 대하여는 방호실에서 별도 교부한다.

③ 방문증을 교부한 때에는 별지 제4호서식에 따라 ‘방문증 교부대장’에 기록·관리하여야 한다.

④ 각종 행사 및 관람 등으로 단체출입을 할 경우에는 관장이 정하는 별도 방문증 또는 비표를 교부할 수 있다. 다만, 단체출입이라 함은 10인 이상을 말한다.

제4항에 따라 단체출입을 하고자 할 때에는 방문목적, 일시, 방문자 인적사항 등을 기재하여 방문전일까지 별지 제9호서식에 따라 관장에게 신청하여야 한다.

제5조(작업증-완장) 작업증(완장)은 공사작업을 주관하는 부서의 확인을 받아 방문증에 준하여 교부하며 별지 제4호서식에 따라 ‘방문증 교부대장’에 기록·관리하여야 한다.

제5조의2(비표) ① 서울기록관은 기록물 정리, 전자기록물 이관, 기록물 공개 재분류 결과 입력, 마이크로필름 촬영, 교육 등의 목적으로 출입하는 자에게는 주관 부서의 신청을 받아 비표를 교부할 수 있다.

② 제1항의 규정에도 불구하고, 서울기록관과 사전에 협의된 경우에는 주관 부서의 장이 직접 비표를 교부할 수 있다.

제6조(차량출입권한) ① 차량출입권한을 부여받고자 하는 자는 별지 제5호서식에 따른 ‘차량출입권한 등록신청서’를 소속부서의 장의 확인을 받아 관장에게 신청하여야 한다.

1. 기재사항

가. 탑승자 성명, 생년월일

나. 차량번호

다. 출입부서(담당부서)

라. 출입서약서 1부(별지 제8호서식)

2. 첨부사항

가. 차량등록증사본 1부

나. 개인정보 수집 및 이용동의서(별지 제10호서식)

3. 등록대상

가. 국가기록원 업무용 차량

나. 서울기록관 소속 공무원, 서울기록관 청사에 상주 근무하는 기록관리부 및 기록서비스부 소속 공무원, 실무원, 용역업체 직원 및 기간제 근로자의 자가운전 차량

다. 공사, 작업 등의 사유로 서울기록관 지하주차장 출입이 한시적으로 필요한 차량

라. 기타 관장이 필요하다고 인정하는 차량

② 관장이 차량출입권한을 부여할 경우에는 별지 제6호서식에 따른 ‘차량출입권한 관리대장’에 기록·관리하여야 한다.

③ 차량출입권한을 부여받은 자가 퇴직, 전보 등으로 차량출입 사유가 소멸된 때에는 이를 즉시 관장에게 알려야 하며, 출입차량 변경 등으로 권한을 재부여 받고자 하는 자는 제1항에 따라 신청 하여야 한다.

④ 제2항에 따른 차량출입권한 부여시 제8조를 준용한다.

제7조(출입권한 설정) ① 관장은 상시출입증을 발급할 때에는 출입관리시스템에 의한 출입권한(이하 “출입권한”이라 한다)을 설정하여야 한다.

② 관장은 제3조에 따른 신청서를 접수한 때에는 별표 2에 따라 기본구역에 대한 출입권한을 설정하여야 한다. 다만, 추가구역에 대하여 출입을 신청한 때에는 해당 구역 관리책임자의 동의를 얻어야 한다.

③ 방문증, 작업증(완장) 및 비표에는 출입권한을 설정하지 아니한다. 다만, 방문증은 제한구역, 통제구역 이외의 구역에 대하여 업무수행상 불가피하다고 인정하는 경우에는 그러하지 아니하다.

제8조(발급통제) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 출입증을 발급하지 아니한다.

1. 구비서류에 허위사실이 기재된 경우

2. 신청서와 신분증이 상이한 경우

3. 청사 내 통행, 보안, 위생, 환경 등을 해칠 우려가 있는 경우

4. 상행위를 목적으로 하는 경우

5. 출입기관 및 목적이 불명확한 경우

6. 출입증을 분실한 자로서 이 규정에 따른 절차 없이 재발급을 신청한 경우

7. 타인에게 대여·양도를 목적으로 하는 경우

8. 기타 청사관리에 위해하다고 인정되는 경우

9. 제9조 제1항에 따른 개인정보 수집 및 이용에 동의하지 않는 경우

제9조(개인정보 수집 및 파기) ① 관장은 청사 내에서 발생할 수 있는 각종 보안사고 및 테러 예방과 사고 경위파악 등을 위해 제3조와 제6조에 따른 상시출입증을 발급 하거나 차량출입권한을 부여하는 때와 제4조 및 제5조에 따른 청사 출입자로부터 별지 제10호서식에 따른 ‘개인정보 수집 및 이용 동의서’를 받아야 한다.

② 제1항에 따라 수집된 개인정보는 5년간 보관하고, 보관기간이 경과된 개인정보는 폐기한다.

제10조(패용) ① 서울기록관 청사 내에서는 반드시 출입증을 패용하여야 하며, 출입증을 패용하지 아니한 자는 즉시 퇴청시킬 수 있다.

② 상시출입증과 방문증은 왼쪽 가슴 상단에 패용하거나 목에 걸고 작업증(완장)은 왼팔에 착용하는 것을 원칙으로 한다.

제11조(대여 또는 양도 금지) 출입증은 타인에게 대여하거나 양도할 수 없다.

제12조(분실신고) ① 출입증을 분실한 자는 지체 없이 별지 제7호서식에 따른 ‘분실신고 및 서약서’를 관장에게 제출하여야 한다.

② 출입증을 분실한 자가 재발급을 요청할 때에는 1차 재발급자에 대해서는 7일 이후에 발급하고, 2차 재발급자에 대해서는 15일 이후에 발급하며, 3차 이후 재발급자에 대해서는 20일 이후에 발급하고 관련 부서장에게 보안교육 등을 요구할 수 있다.

제13조(점검확인) ① 관장은 연 1회 이상 출입증 발급 및 관리상태를 확인․점검하여야 한다.

② 방호원 및 경비원은 출입자의 출입증 패용 및 진위여부를 확인하고, 잘못된 출입증 및 타인의 출입증을 패용한 자를 발견한 때에는 즉시 출입증을 회수한다.

제14조(관리, 회수·반납 및 폐기) ① 출입증을 발급받은 자는 분실 또는 훼손되지 않도록 관리하여야 한다.

② 출입증을 발급 받은 자는 유효기간 경과, 퇴직, 사망, 전보 등 신분변동사유가 발생된 때에는 이를 즉시 관장에게 반납하여야 한다.

③ 반납받은 출입증은 출입관리시스템에서 권한을 해제한 후 파쇄 등 적정한 방법으로 폐기한다.

제15조(출입증 의제) ① 다음 각 호에 해당하는 증명서는 출입증에 갈음할 수 있다.

1. 공무원증

2. 기타 공공기관 임직원 등 관장이 인정하는 신분증

② 제1항에 따른 신분증을 출입증으로 갈음하여 사용하는 경우에는 제한구역, 통제구역을 출입할 수 없다.

제16조(출입차량통제) 차량출입권한을 부여받지 않은 차량에 대해서는 주차관제시스템을 활용하여 관리한다.

부   칙 (2015. 7. 2.)

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행 이전에 발급받아 사용 중인 각종 출입증은 이 규정에 따라 발급한 것으로 본다.

부   칙 (2017. 2. 28.)

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행 이전에 발급받아 사용 중인 각종 출입증은 이 규정에 따라 발급한 것으로 본다.

부   칙 (2017. 10. 27.)

제1조(시행일) 이 규정은 2017년 10월 27일부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행 이전에 발급받아 사용 중인 각종 출입증은 이 규정에 따라 발급한 것으로 본다.

제3조(차량출입증 회수) 이 규정 시행과 동시에 종전의 규정에 의하여 발급한 차량출입증은 회수한다.

[별표 1]

출입증 발급대상 및 유효기간

출입증 구분	발급대상기준	유효기간
상시출입증	1. 귀 빈 가. 특별한 예우가 필요하다고 인정되는 인사 2. 기관․단체 및 기타 가. 서울기록관 소속 공무원, 서울기록관 청사에 상주 근무하는 기록관리부 및 기록서비스부 소속 공무원(전문임기제 및 한시임기제 공무원 포함) 나. 서울기록관 용역업체 직원으로 취업이 승인된 자 다. 기록실무원으로서 서울기록관 청사에 상주 근무하는 자 라. 국가기록원 채용계약에 의해 서울기록관 청사에 1년 이상 근무하는 자 마. 기타 관장이 필요하다고 인정하는 자	제14조에 따른 반납 사유 발생시
방 문 증	공무 및 시설견학, 자료열람 등의 목적으로 서울기록관에 출입하는 내·외국인	1일
작업증(완장)	공사, 작업 등의 목적으로 서울기록관에 출입하는 내·외국인	1일
비표	기록물 정리, 전자기록물 이관, 기록물 공개 재분류 결과 입력, 마이크로필름 촬영, 교육 등의 목적으로 서울기록관에 출입하는 자	출입기간 만료시

[별표 2]

기본구역 출입권한 설정범위

대 상	기본구역 출입권한 설정
① 공무원	▪사무동(소속 사무실에 한함) ▪복도 출입문(문서고 제외) ▪청사 출입문(옥상 포함)
② 방호·경비담당 (용역원 포함)	▪중앙통제실·방호실(안내원 제외) ▪복도 출입문(문서고 제외) ▪청사 출입문(옥상 포함)
③ 시설관리·전산담당 (용역원 포함)	▪중앙통제실(영선·조경·통신담당 제외) ▪전기실(소장, 전기담당 해당) ▪공조실·기계실(영선·조경·통신담당 제외) ▪통신실(소장, 통신·전산담당 해당) ▪전산실(전산, 통신담당 해당) ▪복도 출입문(문서고 제외) ▪청사 출입문(옥상포함)
④ 기록실무원 (기간제 근로자 포함), 청소 용역원, 구내식당 직원	▪복도 출입문(문서고 제외) ▪청사 출입문(옥상 포함)

[별지 제1호서식]

상시출입증 발급 및 출입권한 신청서

① 성 명 (영문 포함)			② 생년월일
③ 근무부서
④ 연락처
⑤ 출입목적
⑥ 발급구분	1. 신규발급 2. 재발급 (※사유 : )
⑦ 출입증 출입권한
대 상		기본구역 출입권한 설정			권한 신청 (해당란에 ✓표시)
① 공무원		▪사무동(소속 사무실에 한함) ▪복도 출입문(문서고 제외) ▪청사 출입문(옥상 포함)
② 방호·경비담당 (용역원 포함)		▪중앙통제실·방호실(안내원 제외) ▪복도 출입문(문서고 제외) ▪청사 출입문(옥상 포함)
③ 시설·전산담당 (용역원 포함)		▪중앙통제실(영선·조경·통신담당 제외) ▪전기실(소장, 전기담당 해당) ▪공조실·기계실(영선·조경·통신담당 제외) ▪통신실(소장, 통신·전산담당 해당) ▪전산실(전산, 통신담당 해당) ▪복도 출입문(문서고 제외) ▪청사 출입문(옥상포함)
④ 기록실무원(기간제근로자포함), 청소 용역원, 구내식당 직원		▪복도 출입문(문서고 제외) ▪청사 출입문(옥상 포함)
○ 추가구역 출입권한 신청 : ※ 출입을 희망하는 실․호수 및 명칭을 구체적으로 기재 ○ 위 (제한구역, 통제구역) 출입에 동의합니다. 관리책임자 (서명)

※ 구비서류

0 신원조사 미필자  : 신원진술서 1부(증명사진 2매), 기본증명서 1부,

출입서약서 1부, 개인정보 수집 및 이용 동의서 1부.

0 신원조사 필한 자 : 증명사진 1매, 출입서약서 1부

위와 같이 상시출입증 및 출입권한을 신청합니다.

년     월      일

신청인 :                               (인)

확인자 : 직위        과장, 성명       (서명)

국가기록원 서울기록관장 귀하

[별지 제2호서식]

상시출입증 발급대장

연번	발급 일자	발급 번호	반납 일자	출입목적	발 급 자		결 재
					소 속	성 명	담 당	과 장

[별지 제3호서식]

출  입  신  청  서

방문자기재	인적사항	①성 명		②생년월일
		③출입목적 (연락처)
	방문부서	④성 명		⑥용 무
		⑤소 속
	⑩ 출입권한신청 ※해당란에 ✓표시		□ 사무동( 호) □ 복도 출입문(문서고 제외) □ 청사 출입문(옥상 포함) □ 기타( )
담당자기재	⑦일 시		월 일 시 분부터 월 일 시 분까지
	⑧확 인			⑨방문증번호

위와 같이 서울기록관 출입을 신청합니다.

년       월       일

신청자                        (서명)

국가기록원 서울기록관장 귀하

[별지 제4호서식]

방문증 교부대장

							결재	담 당		과 장
일자	번호	성 명	생년월일	연락처	입청시간	출입목적			차량번호		비고
					퇴청시간

[별지 제5호서식]

차량출입권한 등록신청서

신청인	①성 명		②소 속(근무부서)
	③연락처		④생년월일
차 량	⑤출입부서
	⑥차량번호 (차 종)
	⑦등록구분	1. 신규등록 2. 재등록 3. 임시등록(기간 : ) (※ 사유 : )
	※⑧운전원	성명 : 소속:

※ 1. ⑧항은 업무용일 경우 기재

2. 구비서류 : 차량등록증사본 1부, 출입서약서 1부, 개인정보 수집 및 이용 동의서 1부

3. ⑦항의 3. 임시등록은 지하주차장 출입 차량만 해당

위와 같이 차량출입권한 등록을 신청합니다.

년     월      일

신청인 :                               (인)

확인자 : 직위        과장, 성명       (서명)

국가기록원 서울기록관장 귀하

[별지 제6호서식]

결재	담 당	과 장

차량출입권한 관리대장

연 번	소 속	성 명	차량번호	등록일	유효기간	해제일

[별지 제7호서식]

분실신고 및 서약서

성    명 :                            소    속 :

생년월일 :                            연 락 처 :

출입증 종류 :

출입(방문)증 번호 :

분 실 일 시 :

분 실 장 소 :

분 실 경 위 :

상기 본인은   .  .  . 부로 교부받은 위 출입(방문)증을 분실함으로써 서울기록관 청사의 보안상에 적지 않은 지장을 초래하였음을 인정하며, 차후 이로 인하여 일어나는 제반 사고에 대하여는 본인이 전적으로 책임을 지겠음을 서약합니다.

년        월        일

본    인 :                (인)

국가기록원 서울기록관장 귀하

[별지 제8호 서식]

출 입 서 약 서

본인은   년   월   일부터 국가기록원 서울기록관을 출입함에 있어

다음 사항을 준수할 것을 서약합니다.

1.  본인은 비밀성질의 업무를 수행함에 있어 지득한 제반 보안사항이

누설됨은 국가안보에 위해가 됨을 자각한다.

2.  본인은 보안관계 제규정을 성실히 이행하고, 청사출입시 지득한

제반 보안사항은 동기여하를 막론하고, 일체 누설하지 않을 것을

서약한다.

3.  본인이 만일 국가기밀 등 보안사항을 누설하였을 때에는 아래 관계

법규에 의거 처벌받을 것을 엄숙히 서약한다.

가. 국가보안법 제4조 (목적수행)

나. 형법 제127조 (공무상 비밀의 누설)

년      월     일

위 서약자  소    속 :

생년월일 :

성    명  :                          (서명)

국가기록원  서울기록관장  귀 하

[별지 제9호서식]

서울기록관 단체방문 신청서

①방문신청 기 관	명 칭		소재지
	대표자		전 화
②방문일시	년 월 일 ( 요일) 시 분 부터 ~ 시 분 까지
③방문목적
④방문인원	명 (※ 특이사항 )
⑤방문장소
⑥요청사항
⑦인 솔 자	성 명: 직 책: 연락처:

붙임 : 개인별 인적사항 및 개인정보 수집․이용 동의서

위와 같이 서울기록관 단체방문을 신청합니다.

년        월        일

신청인               (인)

국가기록원 서울기록관장 귀하

[별지 제10호서식]

개인정보 수집 및 이용 동의서

▣ 개인정보 수집 및 이용에 대한 동의

o 개인정보 처리목적 : 보안사고 및 테러 예방, 사건(사고) 발생시 경위 파악

o 개인정보 항목(필수항목) : 성명, 생년월일, 연락처, 출입시간

(선택항목) : 차량번호

o 보관 및 이용기간 : 5년(보관기간 경과시 파기)

o 보관근거 항목 : 서울기록관청사 출입 및 출입증에 관한 규정 제9조

o 동의거부 권리 및 불이익 내용 :「개인정보보호법」제15조에 따라 개인정보 수집에 동의를 거부할 수 있으며 필수항목을 입력하지 않을 경우에는 서울기록관 출입이 제한되며 선택항목을 입력하지 않을 경우에는 차량출입이 제한될 수 있습니다.

위 사항에 동의하시면 아래에 서명 부탁드립니다.

순번	출입일자	성명	동의	미동의

국가기록원 서울기록관장 귀하

개인정보 수집 및 이용 동의서

▣ 만 14세 미만 아동의 개인정보 수집 동의

※ 만 14세 미만 아동인 경우 반드시 법정대리인의 동의가 필요함

【법정대리인 동의서】본인은 미성년자의 법정대리인으로 서울기록관 서비스 이용 신청에 동의합니다.

o 법정대리인 성명 :

o 법정대리인 연락처 :

o 법정대리인과의 관계 :

□ 동의함                           □ 동의하지 않음

출입일자           년         월         일

동 의 자                       (인 또는 서명)

국가기록원 서울기록관장 귀하