제34차 국제표준 기록관리 분과회의 참석 결과보고

2018. 6.

	국가기록원
	정책기획과

• • • 목  차 • • •

Ⅰ. 출장개요	1

Ⅱ. 국제표준 기록관리 분과회의 결과	3

Ⅲ. 포르투갈 국가기록원 방문결과	13

Ⅳ. 출장 성과 및 향후 추진 계획	14

[참고자료]

1. ISO 및 국제표준 기록관리 분과위원회 개요	15

2. 출장 세부 일정 및 증빙자료	20

제34차 국제표준 기록관리분과 회의 참석 결과보고

포르투갈 리스본에서 개최된 제34차 국제표준 기록관리 분과(ISO TC46 SC11) 정기회의에 참석하고 참석결과를 보고드림

I		출장 개요

□ 목적

- 기록관리 국제표준 작성 및 제·개정(안) 검토 및 의사결정 참여

※ 총 10건의 WG(Working Group)회의, 개·폐회식 참석

- 우리원이 워킹그룹 컨비너로서 활동했던 작업반 회의 참여 및 표준안 검토 논의

※ WG16(기록을 위한 시스템 설계)의 컨비너로 정책기획과 이젬마 사무관이 참여 중이나 진행중인 타 업무로 인해 불참하여 전자기록관리과 김자경 연구사 대참

- 각국의 기록관리 국제동향 및 정보 공유, 국가간 전문가 네트워크 구축

□ 회의명 : 제34차 ISO TC46 SC11 정기회의

- 기간 : '18. 5. 14.(월) ∼ 5. 18.(금)

- 장소 : 포르투갈 리스본(포르투갈 국립도서관)

- 참석자 : 미국‧영국‧스페인‧호주‧네덜란드 등 17개국 기록관리 전문가 50여명

※ 우리나라는 김자경․강혜선․최희진(국가기록원), 조송암((주)딤스), 전일․김성재(한국전자문서산업협회), 이영곤(한국산업기술대학교), 윤미경((사)대한기록정보경영포럼) 등 8명 참석

□ 주최 : ISO TC46(포르투갈 표준협회)

□ 참가자 인적사항

직 급	성 명	소 속	담 당 업 무
기록연구사	최 희 진	정책기획과	표준개발
기록연구사	김 자 경	전자기록관리과	전자기록물 검수
기록연구사	강 혜 선	콘텐츠기획과	콘텐츠 개발

성명(소속)	주요 역할
최희진 (정책기획과 기록연구사)	○ 신규 표준 아이템 관련 국제 동향 및 정보 수집 ○ 표준안 작업반 및 전체회의 참여 - SC11 전체회의(5.14.)․폐회식(5.17.), TC46 폐회식(5.18.) 참석 - 국제표준 작업반(WG, Working Group) 참석 및 자료 수집 ㆍ5.14.(월) : 작업반 15 – 기록평가 ㆍ5.15.(화) : 작업반 8 – 기록경영시스템 ㆍ5.16.(수) : 작업반 14 – EA에서의 기록관리, 작업반 15 – 기록평가 ㆍ5.17.(목) : 작업반 7 – 전자기록물 보존, 포르투갈 국가기록원 방문 ㆍ5.18.(금) : TC46 회의 및 폐회식
김자경 (전자기록관리과 기록연구사)	○ 신규 표준 아이템 관련 국제 동향 및 정보 수집 ○ 표준안 작업반 및 전체회의 참여 - SC11 전체회의(5.14.)․폐회식(5.17.), TC46 폐회식(5.18.) 참석 - 국제표준 작업반(WG, Working Group) 참석 및 자료 수집 ㆍ5.14.(월) : 작업반 1 - 메타데이타 ㆍ5.15.(화) : 작업반 17 – 클라우드에서의 기록관리 ㆍ5.16.(수) : 작업반 16 – 기록시스템의 설계 ㆍ5.18.(목) : 전략회의, 포르투갈 국가기록원 방문 ㆍ5.19.(금) : TC46 회의 및 폐회식
강혜선 (콘텐츠기획과 기록연구사)	○ 신규 표준 아이템 관련 국제 동향 및 정보 수집 ○ 표준안 작업반 및 전체회의 참여 - SC11 전체회의(5.14.)․폐회식(5.17.), TC46 폐회식(5.18.) 참석 - 국제표준 작업반(WG, Working Group)반, 특별그룹회의(Ad hoc Group) 참석 및 자료 수집 ㆍ5.14.(월) : 작업반 15 – 기록평가 ㆍ5.15.(화) : 작업반 14 – EA에서의 기록관리, 작업반 17 – 클라우드에서의 기록관리 ㆍ5.16.(수) : 작업반 14 – EA에서의 기록관리 ㆍ5.17.(목) : 작업반 10 – 기록처분 실행지침, 포르투갈 국가기록원 방문 ㆍ5.18.(금) : TC46 회의 및 폐회식

□ 참가자 업무수행 내용

※ [붙임 2] 출장 세부일정 및 증빙 자료 참조

Ⅱ		회의결과 주요내용

1. WG 1(Metadata)

□ 회의내용 : ISO 23081-2 및 ISO 23081-3 검토

- ISO 23081(Records management process–Metadata for records)의 part 2, 3과 백서‘N8001 Getting started with metadata’를 워킹그룹에서 추가로 검토하고 의견을 취합하기로 결정(향후 3개월)

※ part 1은 2017년 개정되었고, 그에 따라 part 2, 3의 개정작업 진행 중

- 파트 별 주요내용

· Part1(Principles, 2017) : ISO 15489-1의 레코드 관리 기본개념과 연계하여 메타데이터 요건을 설명

· Part2(Conceptual and implementation issues, 2009) : 메타데이터 요소 정의, 메타데이터 관리, 시스템 구축 등을 위한 실무 가이드 제공

· Part3(Self-assessment method, 2011) : 현행의 메타데이터 스키마를 평가․분석하기 위한 체크리스트를 엑셀 포맷으로 제공

2. WG 8(Management systems for records)

□ 회의내용 : ISO 30300과 ISO 30301의 제목 등 용어 개정

- ISO 30300 (기록경영시스템–기본사항 및 어휘) 개정

· ISO/CD 30300은 표결을 거쳐 제시된 의견과 초안을 검토하고 두 번째 CD(Committee Draft)안 작성 및 투표가 필요하다는데 동의

· 기록관리 용어 표준화를 위한 용어의 상관관계를 위한 소그룹 토론 실시. 이를 위해 기록관리 프로세스를 고려한 용어 재정립

※ ISO 15489-1와 연계 정리 필요

· 제목변경 : Fundamentals and vocabulary

→ Core concepts and vocabulary

- ISO 30301(기록경영시스템–요구사항) 개정

· 2017년 12월 5일부터 2018년 1월 19일까지 진행된 CD(Committee Draft) 투표 결과 설명

· ISO 30301은 DIS(Draft International Standard) 투표과정에서 제출된 모든 의견을 반영하여 다음 단계로 진행하기 위해 DIS 투표 마감 후 별도의 영상회의(WebEx미팅)를 개최함

· PDCA(Plan Do Check Act) 모델 제외 요구에 대해 논의

: 표준에 특정모델을 제시하지 않는 원칙에 따라 제외를 요구하는 의견이 있으나 모델에 대한 설명이 아니라 컨셉만 차용하는 방식이라는 의견이 있어 제외하지 않기로 함

3. WG 10(Implementation guidelines for disposition of records)

□ Mike Chapman(뉴질랜드)은 대리인으로서 간단한 회의를 개최하여 워킹그룹의 활동이 원활하지 않아 해당 워킹그룹은 계속 추진할 동력이 없다고 보고하고 이에 ISO/TC46/SC11/WG10을 해체하기로 결정함

4. WG 14(Records requirements in enterprise architecture)

□ 회의내용 : 진행경과 설명 및 제기된 의견에 대한 논의

- 표준 발행전에 의견을 검토하여 사소한 변경사항들을 정리하고, 초안과 검토된 의견은 ISO에 제출하기 전에 일정에 따라 워킹그룹이 검토할 수 있도록 회람될 예정임

- 워킹그룹에서 제기된 의견(코멘트)에 대한 리뷰와 협의된 내용을 어떻게 현재 초안에 포함시킬 것인지에 대한 논의 진행

- 해당 컨비너는 여러 회의 및 포럼에서 발표하고, 검토를 위해 학술지 등에도 발표되어야 한다고 제안

- 2019년 이 과제에 대한 공표 작업을 논의하고 향후 작업이 더 필요한지 여부를 확인하는데 동의

□ Trish O’Kane(뉴질랜드)이 컨비너로 재선출되어 향후 3년간 활동 연장됨

Records Requirements in Enterprise Architecture 표준의 목표

1. EA를 위한 기록관리 프로세스와 시스템의 주요 개념을 설명

2. EA의 주요 개념을 기록관리 전문가에게 설명

3. EA서비스에 통합될 수 있는 핵심 기록물 이해관계자들의 요구사항을 포함

5. WG 15(Appraisal for managing records)

□ 회의내용 : 진행경과 설명 및 DTR에 대한 결정사항 보고 및 논의

- 2016년 개정된 ISO 15489-1에는 평가(Appraisal) 부분에 제일 많은 변화와 강조가 있었음. 이를 지원하기 위해 DTR(Draft Technical Report)가 작성되었고 이에 대한 논의를 진행함

- 관련된 표준과의 관계 : 표준번호에 대한 결정 및 ISO 15489-1, TR 26122, MSR(Management System for Records) 시리즈와의 명확한 관계 설정

- PDCA(Plan-Do-Check-Act)도표를 본문에서 삭제하고, 섹션 A(도입, 예비절차확인), 섹션 B(업무요구사항, 위험분석, 기록물 생산통제, 시스템설계와 재설계, 정책 절차 개발, 모니터링과의 관계 등)에 포함되어야 할 내용 확인

- ‘Critical records’ 요구사항에 대한  논의

· ‘Critical records’은 어떻게 결정될 것인가?

· ‘Critical records’은 최고 수준(high level)에서 동의되어야 하고 의사결정자들은 모든 정보를 제공받아야 하며 이에 수반되는 비용과 편익이 적절히 설명되어야 함.

· ‘Critical Records’는 ‘vital records’와는 다른 개념임

· 맥락 분석의 일부로서 공동체(communities)가 더욱 강조

- 기타의견

· 데이터와 처리과정에 대한 많은 예시 추가

· 페이스북과 같은 빅데이터에 대한 예시 포함 문제 등

□ 결정사항 :

- 2018년 6월말 DTR과 의견(코멘트)에 대한 결정사항을 제출하고,  2018년 7월 27일까지 리뷰 제출.

- ISO 표준으로 발행되도록 늦어도 2018년 9월 15일까지 DTR 21946 제출.

- ISO TC46/SC11은 2019년 1월말까지 향후 작업에 대해 WebEx 미팅(영상회의)을 개최하여 토론 결정.

6. WG 16(System design for records)-우리원이 컨비너(이젬마)로 참여

□ 회의내용 : 표준 초안 검토 및 제출된 의견 정리

- standard 또는 technical report인지 표준의 성격을 명확히 할 필요가 있으며, standard로 규정하자는 의견을 수용하기로 함

※ 기존의 part 1-3을 part 1, 2로 재편하며 part 1은 기능요건(functional requirements), part 2는 지침(guidance)으로 구성, 각 part의 제목을 표준의 범위와 내용을 보다 잘 반영할 수 있도록 수정하기로 함

【 초안 】ISO 16175 : Information and documentation – Process and functional

requirements for designing and implementing records systems

① Part 1 : Guidance for records system design, implementation and

maintenance

② Part 2 : Functional requirements and associated guidance for any applications

that manage digital records

⤋

【 수정안 】ISO 16175 : Information and documentation – Process and functional

requirements for software for managing records

① Part 1 : Functional requirements and associated guidance for any applications

that manage digital records

② Part 2 : Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining

software for managing records

· part 1 : ISO 15489-1에 정의된 기록관리 원칙을 ‘기록의 특성’이라는 관점과 ‘기록을 관리하는 소프트웨어’라는 관점에서 보다 상세하게 설명하고, 조직의 환경과 여건에 따라 기록시스템 구축 방법론을 결정하고 기능요건을 정의할 것을 권고

· part 2 : 기존 part 2와 3의 기능요건이 370여개 이상이었던 반면 새로운 버전에서는 4개 영역*(아래 그림 참조), 68개 요건으로 정리하였으며, 본 기능요건을 실제 업무에 적용할 때의 세부 지침과 활용사례, 템플릿, 기록관리원칙-기능요건 매핑표 등을 제공함

* ① capture and classification ② retention and disposition ③ integrity and maintenance ④ discovery, use and sharing

- 결정사항

· 제출된 의견을 반영하여 초안 수정 및 재검토(part별로 editorial group을 구성하고 작업일정 결정)

『 Guidance for Records System Design, Implementation and Maintenance 』

(기록시스템의 설계, 실행 및 유지관리를 위한 지침)

표준의 적용범위

□ ISO 15489-1의 이행에 필요한 기록관리를 지원하는 소프트웨어 시스템에 적용 (하드웨어는 제외)

□ 기록관리 기능 수행을 위해 특별히 구축된 시스템이나 기록관리 프로세스를 포함하는 다른 업무시스템에도 모두 적용 가능

□ 기록시스템의 설계와 유지관리를 담당하는 기록전문가, 사업 발주․예산결정에 관여하는 관리자, 소프트웨어 개발자 등이 활용

내용 구성

① 소프트웨어 시스템에서의 디지털기록 관리를 위한 원칙

- ISO 16175-1의 기록관리 관련 원칙, 시스템 관련 원칙 반영

<기록관련 원칙 4개>

1. 기록은 업무행위의 증거로서 신뢰성 있게 관리되어야 함

2. 기록은 메타데이터를 통해 업무맥락과 연계되어야 함

3. 기록은 보존되고 승인된 이용자에게 접근가능해야 함...

<시스템 관련 원칙 8개>

1. 업무과정의 핵심 구성요소로 디지털 기록을 지원해야 함

2. 기록생산/관리 프로세스의 핵심으로서 표준화된 메타데이터를 사용해야 함

3. 최대한 공개된 표준과 기술 중립성을 유지해야 함

4. 공개 포맷을 통해 대량의 들여오기/내보내기가 가능하여야 함...

② 조직의 환경, 준비상황 등을 고려하여 프로젝트 범위 결정

- 기록관리에 대한 조직의 성숙도, 기록 통제도구 현황, 기술적인 환경 분석 → 프로젝트의 범위와 필요한 자원을 결정

③ 시스템을 구축하고 실행하기 위한 프로젝트 방법론 결정

- 시기적절한 프로젝트 방법론 결정, 이해관계자 정의, 비즈니스 케이스, 유스 케이스 작성, 실행방법(단계별 실행 등) 결정

④ 시스템이 수행해야 할 기능 도출 및 기능 요구사항을 결정

- 기능요건 결정을 위한 선행조건, 기능요건 결정시의 고려사항, 기능요건의 관리

⑤ S/W세팅, 환경설정 등을 위한 초기값, 선택값 등을 결정

- 설정 값을 잘 책정해야 하는 필요성, 설정 값 결정분야(기록통제도구, 기록객체별, S/W운영을 위한 것)

⑥ 기록물 마이그레이션에 필요한 요구사항 결정

- 마이그레이션의 발생 사유, 마이그레이션 결정의 중요사항, 마이그레이션 중 기록의 무결성 유지

⑦ 기록시스템에 관련된 위험과 위험 완화 조치

- 기록시스템 소프트웨어와 관련된 위험의 식별, 위험을 최소화하기 위한 방안, 잠재된 위험에 대한 대응계획 수립 등

⑧ 시스템에 대한 사용자 교육 실시 및 주기적 변화 관리 실행

- 교육 프로그램 요구사항, 변화관리에 대한 준비성, 평가 및 검토

⑨ 시스템 운영에 대한 사후 점검, 모니터링과 평가 실시

- 사후 실행현황 점검, 모니터링, 평가 후 시스템 개선에 반영

7. WG 17(Records in the Cloud)-한국의 이영곤 교수 발표

□ 회의내용 : 표준 초안 검토 및 제출된 의견 정리

- 본 Technical report(Record management in the cloud: Issues and concerns)의 목적은 업무 환경이 클라우드 기반으로 전환됨에 따라 클라우드 서비스를 사용한 기록관리를 수행함에 있어서 예상되는 이슈를 분석하고, 다양한 롤모델을 제시하며, 서비스·시스템·이해관계자 및 사회적·법적 관점에서의 위험요인을 제시하는 것임

※ 서비스 개방도에 따른 public, private, hybrid 클라우드 / 서비스 영역에 따른 SaaS, PaaS, IaaS 클라우드 등에 포괄적으로 적용 가능하도록 구성

- 클라우드는 서비스 지향적 아키텍처(SOA:Service-Oriented Architecture)이며 유연성·개방성을 주요 장점으로 하고 있기 때문에, 디지털 기록의 안정적인 장기보존을 목적으로 하는 기록관리에 있어서는 여러 가지 위험요인*이 존재

* ① 서버와 스토리지의 잦은 변경에 따른 기록 자체의 변경 가능성

② 필요에 따른 자원 재할당 등에 의한 기록관리 활동의 불안정성

③ 소프트웨어·하드웨어의 공유에 따른 privacy 침해의 가능성 등

- 본 표준은 SOA와 RMS(Records Management System)를 결합한 개념으로 SORMA(Service Oriented Records Management Architecture)를 제시함

- 본 표준의 후속 보고서(Record management in the cloud: Service Quality and Service Level Agreement)에서는 클라우드 서비스를 도입할 때 고려해야 할 요건*들에 대한 상세한 설명(SaaS/PaaS/IaaS로 구분)을 포함하고 있음

* ISO 9126(Software engineering-Product quality)에서 정의된 6개 품질특성(functionality, reliability, maintainability, portability, usability, efficiency)을 기준으로 하위 요소를 도출

『 Records of the cloud 』 클라우드에서의 기록

1. 표준 내용

□ 이 표준은 클라우드 서비스를 사용하여 기록관리 작업을 수행할 때 발생할 수 있는 여러 가지 문제점과 위험성을 사전에 제시하여 기관에서 클라우드에서의 기록관리를 더욱 효율적으로 활용할 수 있도록 하기 위함

2. 표준 구성

- 클라우드에서 디지털 기록 관리 프로세스

- 클라우드 서비스 기반의 기록관리 메타데이터

- 신뢰할 수 있는 기록관리를 위한 클라우드 참조 아키텍처

- 클라우드 RM 이해관계자 모델(고객, 제공업체, 서비스 파트너 등)

- 클라우드 디지털 기록 이용 사례(SaaS, laaS등 언급)

- 클라우드 기반 디지털 기록의 위험 요소(서비스, 이해관계자, 시스템 등)

- 클라우드 기록물의 사회적, 법적 위험

8. TC46, SC11 개/폐회식 등 기타

□ SC11 개회식에서 의장인 Judith Ellis(호주)가 주최측인 포르투갈 국립도서관측에 감사를 표하고 이번 회의의 일정 및 의제 정리

□ 폐회식에서는 ISO 기술 프로그램 매니저인 Ben Carson(미국)이  SC11 resolution 작성방법에 대한 새로운 방법으로 주요 의사결정 사항만 작성할 것을 제안

□ 각 SC별, SC11 각 그룹별 회의결과 보고 및 결의문 작성

□ 2019년 제35차 회의는 캐나다(오타와)에서 개최 예정임을 안내

□ 금번 회의를 개최하고 준비한 포르투갈 국립도서관 및 관계자 노고에 감사

Ⅲ		포르투갈 국가기록원 방문 결과

□ 면담개요

○ 일시/장소 : 2018.5.17.(목) 14:00∼15:00 / 포르투갈 국가기록원

※ 제34차 국제표준 기록관리분과회의 참석 일정(5.14.∼18./리스본)과 연계하여 방문

○ 면 담 자

- (포르투갈) Mario Sant’Ana(전자기록서비스부 디렉터)

- (한    국) 김자경, 강혜선, 최희진

○ 면담목적 : 포르투갈 디지털기록 보존 프로젝트(RODA*) 관련 세부내용 조사

* RODA(Repository of Authentic Digital Records)

오픈소스 기술을 기반으로 하고 OAIS(Open Archival Information System), METS(Metadata Encoding and Transmission Standard), EAD(Encoded Archival Description), DC(Dublin Core), PREMIS(Preservation Metadata)와 같은 기존 표준들을 검토하여 개발

□ 면담내용

○ 포르투갈 국가기록원의 디지털 아카이빙 현황 문의

- 디지털기록의 장기보존을 위해 2006년 RODA 프로젝트를 시작, OAIS 등 기록관리 국제표준을 적용한 디지털 기록관리 시스템(RODA)을 개발하였으며, 안정화 기간을 거쳐 본격 사용 예정

○ RODA 개발사 담당자 면담(Luis Faria, Keep solution)

- RODA는 대용량 디지털 기록(문서·이미지·데이터베이스)의 입수(ingest), 보존관리(preservation, administrate), 검색활용(browse, search, access) 기능을 갖춘 디지털기록 장기보존 시스템

- 포르투갈 국가기록원 및 주요 대학·병원 아카이브, 유럽연합 등에서 사용하고 있음

- 개발사 홈페이지를 통해 데모버전 다운로드 가능

Ⅳ		출장 성과 및 향후 추진계획

출장 성과

□ 글로벌 기록관리 전문가들과 협력채널 구축

→ 고급기술의 인적 네트워크 구축으로 디지털 기록관리 이슈에 관한 실시간 정보공유, 기록관리 국제협력 증진에 기여

□ 해외 기록관리 동향파악

→ 회의 중 해외 참석자들의 자국 사례 공유 및 포르투갈 국가기록원에서 사용중인 디지털 아카이빙(RODA 프로젝트) 현황 파악

□ 시스템 분야의 중요 국제표준인 ISO 16175의 개정을 한국이 주도

→ 한국의 상황에 유리한 표준안 작성 가능

※ 금번 회의에 WG16의 컨비너인 이젬마 사무관이 다른 일정으로 참석하지 않았으나 지속적으로 표준안 작성에 참여하고 있음

향후 추진계획

□ ISO 16175 개정을 위한 프로젝트 관리

- 표준 내용 검토안 수정 등 지속적인 관리

□ 표준관련 국가기록원 업무에 참고

- 국제표준화 동향에 관한 원내외 전파 및 교육과정 반영

- 전자기록관리 모델 개발 및 시스템 구축에 참고

- 기록관리 표준개발에 반영 등

[특이사항]

※선물수령 관련

-선물수령 여부 : (  )예. (√)아니오.

-선물신고 여부 : (  )예. (√)아니오.

붙임 1	ISO 및 국제표준 기록관리 분과위원회 개요

□ ISO 개요

◦ 명칭 : 국제표준화기구(ISO; International Organization for Standardization)

◦ 설립 : 1947년 2월 비정부기구(NGO)로 설립

◦ 목적 : 상품과 서비스의 원활한 국제 교류 및 지적·과학적·기술적·경제적 활동 분야의 협력 증진 (현재까지 22,206여개의 표준 개발)

◦ 표준 제정 대상 : 산업 전반과 서비스 관련 다양한 분야 국제표준

◦ 구성 : 161개국이 회원으로 참여, 약 780여개의 기술위원회(TC)와 분과위원회(SC), 약 2,600여개 작업반(WG) 활동 중

□ ISO TC46 SC11(I문서/기록관리 분과위원회) 일반 현황

1. 개 요

◦ 공식명칭 : TC46(문헌정보기술위원회) SC11(기록관리 분과위원회)

◦ 회 원 국 : 49개국 (정회원 : 30개국/ 참관회원 : 19개국)

※ P-member(Participating)는 투표권 가짐, O-member(Observer)는 의견 제시만 가능

◦ 설립 : 1998년 ISO TC46(Information & documentation: 문헌정보) 기술위원회 산하 분과위원회로 설립됨

◦ 주요 활동

- ISO 산하 기술위원회(TC; Technical Committee) 중 TC46(문헌정보) 기술위원회 산하에서 문서/기록관리 분야를 담당하는 분과위원회로, 도서관, 문서·정보센터, 색인·초록 서비스, 기록보존, 정보학 관련 절차에 대한 표준화 담당

- 조직에서 업무활동의 공식적이며 신뢰성 있는 정보와 증거를 보장할 수 있도록 기록 실무와 프로세스의 설계와 적용을 위하여 표준과 지침, 관리 프레임워크를 제공함으로써 기록과 아카이브의 관리를 위한 모범실무의 표준화를 추진

- 정기회의 : 연 1회 위원회 전체회의를 개최

2. 조 직

◦ 의    장 : 주디스 엘리스 (호주)

◦ 간 사 국 : 호주(호주표준협회; Standards Australia)

◦ 간    사 : 클레어 호번(호주)

◦ 회 원 국

- Participating member (30개국) : 호주, 불가리아, 캐나다, 중국, 콜롬비아, 체코, 덴마크, 에스토니아, 핀란드, 프랑스, 독일, 아일랜드, 이탈리아, 일본, 케냐, 한국, 말레이시아, 네덜란드, 뉴질랜드, 노르웨이, 포르투갈, 러시아, 남아프리카공화국, 스페인, 스웨덴, 미국, 우크라이나, 영국, 스위스, 벨기에

- Observing member (19개국) : 아르헨티나, 오스트리아, 브라질, 칠레, 쿠바, 사이프러스, 그리스, 아이슬란드, 이란, 리투아니아, 룩셈부르크, 폴란드, 루마니아, 세르비아, 싱가포르, 슬로바키아, 슬로베니아, 스리랑카, 태국

◦ 작업반(Working Group) 현황

No	작업반명 및 작업 주요내용	컨비너/국가	비고
WG1	Metadata(기록관리 메타데이터) - 원칙 개념 및 구현 문제 기록관리 메타데이터 세트 평가 메타데이터 체크리스트	Mike Chapman / 뉴질랜드
WG7	Records management as it relates to data (데이터와 관련된 기록관리) : 오픈데이터 생산과정에서의 기록관리 원칙 정리	Paul Mullon / 남아공
WG8	Records management systems(기록경영시스템) : 기록물을 위한 시스템 분야의 표준	Carlota Bustelo / 스페인
WG10	Implementation Guidelines for digitization of Records(기록의 디지털화 실행지침) : 뉴질랜드 기록관에서 발행한 ‘처분 기준’을 적용하여 기술보고서로 작성	Stephen Clarke / 뉴질랜드
WG14	Records requirements in Enterprise Architecture (EA에서의 기록요구사항) : EA에서의 기록요구사항을 기술보고서로 작성	Trish O’Kane / 뉴질랜드
WG15	Appraisal for managing records(기록평가) : 기록관리 평가를 기술보고서로 작성	Cassandra Findlay / 호주
WG16	System design for records(기록시스템의 설계) : 기록물을 위한 시스템 설계 기술규격을 개발	Adrian Cunningham / 호주
WG17	Records in the cloud(클라우드에서의 기록) : 클라우드 환경에서의 기록물관리를 기술보고서로 작성	Christina Fernandez / 스페인

3. 사업 영역

◦ 조직의 업무처리 증거로서의 디지털 멀티미디어와 종이를 포함하는 문서, 기록의 생산과 관리를 위한 원칙의 표준화와 모든 포맷의 기록을 관리하는 기술 솔루션을 제공하는 기록관리 시스템 및 메타데이터의 표준화

◦ 신뢰성 있는 정보와 업무수행의 증거를 위해 관리 책임이 있는 모든 조직의 기록 관리에 관한 절차 표준화

- 다양한 형태의 기록의 생산(creation), 수집(capture), 등록(registration), 분류(classification), 검색(access), 보존(preservation), 처분(disposition) 과정의 체계적인 관리와 효과적인 보호를 위한 체계적 절차와 기준 확립

4. 국제표준 현황

◦ 제정 현황 : 17종  (국가표준화 ㉿)

연번	표 준 명
1	ISO 13008:2012 문헌정보 - 디지털 기록의 변환과 마이그레이션 절차
2	ISO/TR 13028:2010 ㉿ 문헌정보 - 기록의 디지털화 이행지침
3	ISO 15489-1:2016 문헌정보 - 기록관리 - 제1부: 개념과 원칙
4	ISO 16175-1:2010 문헌정보 - 전자사무환경에서 기록관리 원리 및 기능 요건 - 제1부: 원칙의 개요와 서술
6	ISO 16175-2:2011 문헌정보 - 전자사무환경에서 기록관리 원리 및 기능 요건 - 제2부: 디지털기록관리 시스템를 위한 지침과 기능 요건
7	ISO 16175-3:2010 ㉿ 문헌정보 - 전자사무환경에서 기록관리 원리 및 기능 요건 - 제3부: 업무시스템의 기록관리 지침과 기능 요건
8	ISO/TR 17068:2017 문헌정보 - 신뢰성 있는 제3의 전자기록 보존기관
9	ISO 22310:2006 ㉿ 문헌정보 - 표준입안자를 위한 표준에서의 기록관리요건 서술지침
10	ISO 23081-1:2017 ㉿ 문헌정보 - 기록관리과정 - 기록메타데이터 - 제1부: 원칙
11	ISO 23081-2:2009 ㉿ 문헌정보 - 기록관리과정 - 기록메타데이터 - 제2부: 개념과 실행 고려사항
12	ISO 23081-3:2011 문헌정보 - 기록관리과정 - 기록메타데이터 - 제3부: 자기평가 방법
13	ISO/TR 26122:2008 ㉿ 문헌정보 - 기록을 위한 업무과정 분석
14	ISO 30300:2011 ㉿ 문헌정보 - 기록경영시스템 - 기본 어휘
15	ISO 30301:2011 ㉿ 문헌정보 - 기록경영시스템 - 요구사항
16	ISO 30302:2015 문헌정보 - 기록경영시스템 - 실행지침
17	ISO/TR 18128:2014 문헌정보 - 기록프로세스 및 시스템 위험평가

5. 국가표준(KS표준) 현황

연번	표 준 명
1	KS X ISO 15489-1:2007 문헌정보-기록관리-제1부: 일반사항 (기록원 참여)
2	KS X ISO/TR 15489-2:2007 문헌정보-기록관리-제2부: 지침 (기록원 참여)
3	KS X ISO 23081-1:2007 문헌정보-기록관리과정-기록메타데이터-제1부: 원칙 (기록원 참여)
4	KS X ISO 22310:2007 문헌정보 표준입안자를 위한 표준에서의 기록관리요건 서술지침 (기록원 참여)
5	KS X ISO TR 26122:2008 문헌정보-기록을 위한 업무과정 분석
6	KS X ISO 23081-2:2010 문헌정보-기록관리과정-기록메타데이터-제2부: 개념과 실행 고려사항 (기록원 참여)
7	KS X ISO 16175-3:2010 문헌정보-전자사무환경에서 기록관리 원리 및 기능 요건-제3부: 업무시스템의 기록관리 지침과 기능 요건
8	KS X ISO /TR 13028:2010 문헌정보-기록의 디지털화 이행 지침
9	KS X ISO 30300:2013 문헌정보-기록경영시스템-기본사항 및 용어 (기록원 참여)
10	KS X ISO 30301:2013 문헌정보-기록경영시스템-요구사항 (기록원 참여)

◦ 제정 현황 : 10종 (우리원 원안 작성 7종)

연번	표 준 명
1	KS X 7501:2010 신뢰기반 제3자 전자기록관리기관
2	KS X 6500:2010 필수기록관리와 기록관리 재난대비계획

※ 기록관리 분과 국제표준과 관계없이 한국이 독자적으로 작성한 국가표준

□ ISO 국제표준 제정 절차

단계	약어	의미	주관	소요 기간	진행 방식
예비 단계	PWI (Preliminary Work Item)	예비 아이템	기술위원회 또는 분과위원회	목표 기한 없으나, 위원회의 정기 검토 받음	P멤버의 과반수
제안 단계	NP (New Proposal)	신규 제안	기술위원회 또는 분과위원회 (신규 제안은 국가회원기관, TC 또는 SC 간사기관, TC 또는 SC, 연계기관, 자문그룹, 사무총장 등으로 다양)	해당 없음	TC또는 SC의 P멤버중 과반수가 찬성하고, P멤버 5개국 이상이 적극 참여 표명한 경우
준비 단계	WD (Working Draft)	작업 초안	기술위원회 또는 분과위원회 (간사기관, 작업반, 프로젝트 책임자 포함)	TC또는 SC가 작업반마다 작업 초안 제출 목표기한 별도 수립	작업 초안이 1차 위원회안(CD)으로서 중앙사무국에 등록되면 종료
위원회 단계	CD (Committee Draft)	위원회 초안	간사 기관 (TC또는SC 의장 및 프로젝트 책임자와 협의)	-1차 CD는 3~6개월 의견수렴 -반대가 있을 시 후속 CD를 3개월 내에 마련하여 3개월간 의견수렴 -합의 종료 후 4개월 내에 DIS마련하여 중앙사무국에 제출	P멤버의 충분한 합의를 얻으면 중앙사무국에 제출하여 DIS등록. 합의가 이루어지지 않은 경우 P멤버 투표하여 2/3이상 찬성시 DIS절차 추진
질의 단계	DIS (Draft International Standards)	국제표준 초안	중앙사무국	-모든 국가 회원 기관에 5개월간 질의 -투표 종료 후 4개월 내에 FDIS작성	TC 또는 SC의 P멤버 투표수의 2/3가 찬성하고 전체투표수의 1/4이하가 반대
승인 단계	FDIS (Final Draft International Standards)	국제표준 최종안	중앙사무국	모든 회원 기관에 2개월의 투표	TC 또는 SC의 P멤버 투표수의 2/3가 찬성하고 전체투표수의 1/4이하가 반대
출판 단계	ISO	국제 표준	중앙사무국	2개월 내에 인쇄․배포	-

※ TC(Technical Committee) : 기술위원회 / SC(Sub Committee) : 분과위원회

붙임 2	출장 세부 일정 및 증빙자료

1. 제34차 국제표준 기록관리 분과회의 참석 세부일정

※ A–최희진연구사 일정,  B–김자경연구사 일정, C–강혜선연구사 일정

일 자	시 각		일 정	주 재
5.12.(토)	한국 인천공항 출국(KE 5901, 5월12일 09:05), 파리 경유(AF1194, 5월12일 16:10), 포르투갈 리스본 도착(5월12일 17:45)
5.13.(일)	회의 자료 등 사전 준비
5.14.(월)	ABC	10:00∼10:30	ISO/TC 46(문헌정보 기술위원회) 개회식 및 전체회의	가엘르 베퀴에뜨 (프랑스 표준협회 / TC46 의장)
	ABC	10:30∼11:30	ISO/TC 46/SC11(기록관리 분과위원회) 개회식 및 전체회의 - 개회, 대표단 호명, 의제 채택, 초안 작성 위원회 지명, 현안 보고 등	주디스 엘리스 (SC11 의장 / 호주)
	ABC	11:30∼12:30	ISO/TC 46/SC 11 : 전략 방향 논의	주디스 엘리스 (SC11 의장 / 호주)
	B	13:00∼18:00	작업반 1 : 메타데이타	마이크 채프먼 (뉴질랜드)
	AC	13:00∼18:00	작업반 15 : 기록평가	캐시 핀들레이 (호주)
5.15.(화)	A	09:00∼17:00	작업반 8 : 기록경영시스템(ISO 30300, ISO 30301)	칼로타 버스텔로 (스페인)
	C	09:00∼12:00	작업반 14 : EA(Enterprise Architecture)에서의 기록 요구사항	트리시 오케인 (뉴질랜드)
	BC	09:00∼17:00	작업반 17 : 클라우드에서의 기록	크리스티나 페르난데즈 (스페인)
5.16.(수)	AC	09:00∼12:00	작업반 14 : EA(Enterprise Architecture)에서의 기록 요구사항	트리시 오케인 (뉴질랜드)
	A	13:30∼17:00	작업반 15 : 기록평가	캐시 핀들레이 (호주)
	B	09:00∼18:00	작업반 16 : 기록시스템의 설계	애드리안 커닝햄 (호주)
5.17.(목)	A	09:00∼12:00	작업반 7 : 전자기록물 보존(ISO 17068)	폴 뮬론 (남아공)
	C	09:00∼12:00	작업반 10 : 기록의 디지털화 실행지침	스테판 클라크 (뉴질랜드 대표)
	B	09:00∼12:00	ISO/TC 46/SC 11 : 전략 방향 논의	주디스 엘리스 (SC11 의장 / 호주)
	ABC	13:30∼17:00	ISO/TC 46/SC 11 회의 및 폐회 - 간사 보고(위원 변경, 회의록 채택 등) - 프로젝트 및 작업반 진행사항 보고 - 조정그룹 회의 결과 보고, 향후 회의 일정	주디스 엘리스 (SC11 의장 / 호주)
5.18.(금)	ABC	10:30∼16:00	ISO/TC 46 회의 및 폐회 - TC46 각 분과별 활동결과 보고 및 연계그룹 활동결과 보고, 결과보고서 채택, 차기 회의일정 논의	가엘르 베퀴에뜨 (프랑스 표준협회 / TC46 의장)
5.19.(토) ∼5.20(일)	포르투갈 리스본 출국(AF1625, 5월19일 15:30), 파리 경유(KE902, 5월 19일 21:00), 한국 인천공항 도착(5월 20일 15:00)

2. 회의 참석 주요사진 및 출장 증빙자료(항공권, 숙박비 영수증)

주요 사진
ISO/TC46 개회식 및 ISO/TC46 SC11 폐회식
Working Group 회의
Working Group 회의
포르투갈 국립도서관 내외부 환경
포르투갈 국가기록원 내외부 환경
포르투갈 국가기록원 전시기록물

항공권

(인천 → 파리 → 리스본(각 2장),  리스본 → 파리 → 인천(각 1장))

숙박비 영수증 (5.13~18)