영국 기록물 선별정책 12

1. 총설

1.1 권한

1.2 범위

1.3 국가기록원의 수집정책 주제

2 입헌군주로서의 여왕

2.1 개요

2.2 총리의 임명

2.3 추밀원 및 국왕의 특권과 관련된 기타 기록물

3 의회

3.1 의회 기록물

3.2 공공회계위원회, 감사관, 감사

4 총리

4.1 총리실

4.2 기록물

5 내각

5.1 개요

5.2 내각사무처장과 내각지원실의 기록물

5.3 양원의장

5.4 옥새관(Lord of Privy Seal)

5.5 수석 원내총무실의 기록물

5.6 의전실의 기록물

5.7 중앙정보기관의 기록물

5.8 내각사무처의 기타 기능과 관련된 기록물

5.9 공식 역사서술 프로그램

6 장관과 해당 부처

6.1 개요

6.2 장관 개인사무실의 기록물

6.3 특별 보좌관의 기록물

6.4 공공단체에 대한 관직 임명 기록물

6.5 비(非)부처 장관

7 사법 심사

7.1 영국 법 체제 내의 사법 심사

7.2 사법심사 기록물

8 실행

1. 총설

1.1 권한

국가기록원은 국가기록원 수집정책에서 정부 차원의 선별정책(Operational Selection Policy; 이하 OSP) 개발 의도를 밝힌 바 있다. 이 정책은 국가기록원 수집정책에 기술된 수집 주제를 개별 정부기관 및 부처의 기록물에 적용시킨다.

본 선별정책의 목적은 공공기록물 평가업무 담당자들에게 업무추진 방법을 제공하는 것이다. 따라서 본 정책은 해당 기록물의 생산자, 심의자, 사용자로부터 의견이 제시되거나 새로 발견된 추가정보가 있을 경우, 심의를 통해 개정될 수 있다. 본 정책에 대한 공식적인 심의 주기가 존재하는 것은 아니며, 의견 제시를 위한 채널은 항상 열려 있다. 심의 또는 개정 범위는 접수된 의견의 성격에 따라 달라진다.

본 정책에 관한 의견이 있을 경우, 다음 주소로 의견을 접수할 수 있다.

이 메일: management@nationalarchives.gov.uk

주소: Acquisition and Disposition Policy Manager

Records Management Department

The National Archives

Kew, Richmond, Surrey, TW9 4DU

본 정책은 선별된 기록물의 공공접근에 대한 지침을 제공하는 것은 아니다.

1.2 범위

본 정책문은 1970년부터 2000년까지 영국 정부센터에서 생산된 기록물중 영구보존 대상으로 선별될 기록물을 제시한다. 본 정책문은 총리실, 추밀원(樞密院), 내각사무처, 감사원의 기록물에 직접 적용된다.

본 정책문은 영국정부의 공식적, 실질적 차원의 실행과정에 적용된다. 의회는 공공기록물법에 귀속되지 않고 모든 기록물에 대한 자체 관리절차를 보유하고 있으므로, 본 정책문의 적용 범위에 포함되지 않는다. 법원기록에 대해서도 별도의 정책문에서 다룬다. 그러나 본 정책문의 범주와 밀접하게 관련된 2개 영역(공공회계위원회, 사법 심사)에 대해서는, 본 정책에서 간단하게 언급된다. 공공회계위원회 산하기관인 감사원의 기록물은 본 정책의 적용 범위에 포함된다.

영국은 성문법을 가지고 있지 않기 때문에 정부의 정책 및 행정 절차는 지속적으로 변화할 수 밖에 없다. 따라서 심각한 변화나 급진적인 변화가 발생할 수 있으며, 이러한 두 가지 성격의 변화가 동시에 발생할 수도 있다. 이러한 변화는 법률의 영향을 받지만 (예: 스코틀랜드와 웨일스에 대한 자치권 허용), 그 중 일부는 단기적으로는 포착하기 힘들고 장기적인 차원에서 그 전체적인 연관성이 드러나는 경우도 있다. 헌법상의 주요 변화에 대한 기록물은 다른 선별정책문(OSP)에서 다루며, 본 정책문에서는 미묘하고 점진적인 헌법개정이 때로는 분명하게 나타나는 정부 핵심 기관들 간의 관계에서 생산되는 기록물들에 대해 다룬다.

왕가 및 왕실에 대한 기록물은 공공기록물법에 귀속되지 않기 때문에 본 정책의 적용 범위에 포함되지 않는다. 영국교회 수장으로서의 국왕의 영역 그리고 ‘왕립(Royal)’이라는 타이틀 사용 특권과 관련된 내용은 사법부에 귀속되며, 본 정책의 적용 범위에 포함되는 기간에 대해서는 내무부의 헌법분과에 귀속된다. 단, ‘왕립’이라는 타이틀의 사용과 영국교회 수장으로서의 특권과 관련된 기록물의 선별에 대해서는 본 정책문에서 다룬다. 왕의 사면 특권은 내무부의 사법 및 희생자 지원부(Justice &Victim's Support Unit)에 의해 다루어지며, 이는 형사 재판에 관한 선별정책문에 포함된다.

추밀원 사법위원회 기록물은 공공기록물이 아니므로, 본 정책의 적용 범위에 포함되지 않는다.

선거구 문서, 장관의 개인사무실에서 관리되는 장관의 개인문서, 장관의 정당 활동에만 관여하는 특별보좌관의 문서는 공공기록물로 간주되지 않고 행정기관 기록과는 별도로 관리되므로 본 정책문의 적용 범위에 포함되지 않는다.

스코틀랜드, 웨일스, 북아일랜드 지역에만 관련되는 기록물은 본 정책문의 적용범위에 포함되지 않는다. 재무부, 행정서비스부(Civil Service Department), 인사관리실(Management and Personnel Office), 행정서비스부 장관실(Office of the Minister for the Civil Service), 공공서비스실(Office of Public Service)의 지원을 받아 공직에 대한 일반 관리 및 효율성 제고를 위해 현재 진행 중인 계획 및 조치와 관련된 기록물은 본 정책의 적용을 받지 않는다. 이러한 기록물은 선별정책24 ‘1974-2000년 정부기구 및 공무원 관리 관련 기록물’에서 별도로 다룬다. 중앙통계청 기록물과 내각사무처 산하기관들(공무원 교육원, 중앙 정보통신원, 공무원 의료자문 서비스)의 기록물 역시 본 정책의 적용을 받지 않는다. 이러한 기관들에서 생성된 기록물의 선별에 대해서는 후속 선별정책에서 다룰 것이다.

내각사무처 산하 정보기구의 기록물은 본 정책문의 적용대상이 되며, 국가안보기구(Security Service)의 기록물에 대해서는 적용되지 않는다. 국가안보기구의 기록물에 대해서는 선별정책문(OSP) 8이 적용되고, 정보통신부(GCHQ)의 기록물에 대해서는 선별정책문 28이 적용된다.

1990년대 들어 본 정책문의 대상이 되는 모든 부처들의 기록물이 전자적으로 생산되기 시작했다. 1999년의 백서 「정부 근대화」가(Modernising Government) 발행되었던 시점까지, 그리고 그 후에도 정부의 정책 및 관행은 계속 종이문서 파일로 발행되었지만 인터넷 기반의 전산시스템을 사용하는 경우가 증가했다. 이러한 시스템은 전자적으로 호환되도록 설계되어 일반 대중에게 이전보다 훨씬 많은 양의 정보를 직접 전달할 수 있는 역량을 보유하고 있으며, 언제든 수정 및 삭제가 가능하다는 장점이 있다. 이러한 시스템을 이용한 기록물은 이전과 같은 종이 인쇄물을 가지고 있지 않을뿐더러 향후 일관되고 포괄적인 방식으로 인쇄물로 발행될 가능성도 희박하다. 본 정책 적용 기간의 마지막 몇 년 동안은, 총리실 웹사이트를 중점적으로 다루는 선별방법이 운영될 것이다 - 즉 국내외적으로 중요한 사건이 발생할 경우 웹사이트의 스냅샷을 국가기록원에 전송하는 것이다. 이 정책은 선별정책문 27「정부 웹사이트」에 제시되어 있는 총리실, 내각사무처, 추밀원 등의 웹사이트로부터 ‘수집된’ 사본에 대한 선별법에 추가된 것이다. 이러한 접근법은 그 연구 가치와 기술 보존의 관점에서, 그리고 본 정책이 적용되는 다른 부처들의 인트라넷 및 인터넷 기록물에 대한 잠재적 확대 가능성 측면에서 계속 검토될 것이다. 만약 전자기록물이 종이를 대체하는 상황이 발생할 경우, 본 정책은 종이기록과 전자기록 모두를 다루게 될 것이다.

본 정책은 영구보존용으로 선별되어야 할 모든 기록물을 완벽하게 기술(記述)하는 것은 아니며, 중앙정부 부처의 기록물 관리자들이 국가기록원에 영구보존될 기록물을 결정하는 데 있어 명확한 방향을 제시하기 위한 것이다.

1.3 국가기록원의 수집정책 주제

본 정책문이 다루고 있는 기록물은 다음과 같은 주제의 기록물 수집정책과 관련된다.

2.2.1.1 공공 자원의 관리 및 정책의 공식화

2.2.1.2 경제 관리

2.2.1.3 외부 관계 및 국방 정책

2.2.1.4 안보

2.2.1.5 사회 정책

2.2.1.6 문화 정책

2 입헌 군주로서의 여왕

2.1 개요

1600년대 초, 스튜어트 왕조는 입법, 행정, 사법 기능을 직접 행사할 특권을 주장했다. 1688년 명예혁명을 전후하여 주요 입법기능은 의회가 맡게 되었고, 법원은 점차 사법권 독립을 주장했으며, ‘정책’ 즉 정부의 일상적인 집행업무는 의회의 지지를 받는 장관들이 결정하도록 하는 관행이 자리를 잡아갔다. 지난 3세기에 걸쳐 의회는 국왕의 특권 중 많은 부분을 법원 또는 장관에게 부여되는 법적 권한으로 대치했다. 또한 이 기간 동안 장관들과 재무담당 수석귀족(후에 총리로 지칭됨)은 국왕이 특권을 행사하는 모든 영역에서 장관들이 자문 역할을 해야 한다고 주장했다. 그럼에도 불구하고, 국왕은 관행에 따라 총리로부터 모든 정부정책에 관해 정기적으로 보고를 받았고, 여왕은 풍부한 경험을 바탕으로 행정부 장관들에게 조언을 했다. 국왕은 정부의 많은 조치에 대해 공식적으로 동의를 표명하는 관행은 계속되었다.

2.2 총리의 임명

총리 임명권은 국왕의 특권 중 가장 중요한 영역으로 간주된다. 그러나 실제로 국왕이 하원 내 다수당이 선출한 지도자를 총리로 임명하지 않는 경우는 거의 없다. 본 OSP 적용 기간 동안, 최대 정당이 하원의 과반수를 차지하지 못했던 시기가 있었다. 헌법에 의하면, 이러한 경우 국왕은 새로운 내각 구성에 참여할 사람들을 선출하되, 각 정당 원로, 왕실 관료, 내각사무처장(Cabinet Secretary) 등으로부터 편견 없는 자문을 구하도록 되어 있다. 이러한 자문에 관한 기록은 왕실 기록물과 내각사무처(Cabinet Office) 기록물로 남게 된다; 이와 관련된 내각 사무처의 모든 기록은 보존된다.

총리는 왕궁에서 열리는 주례 알현과 통신문 -실제로 대부분은 개인비서를 통해 수행-을 통해 국왕에게 국무에 대해 보고한다. 국왕알현  기록은 생산되지 않지만 통신문에서 참조 문서가 발생할 수 있으며 이는 총리실 기록물로 보존된다.(아래 4 참조)

2.3 추밀원 및 국왕의 특권과 관련 기록물

2.3.1 추밀원(The Privy Council)

지난 3세기에 걸쳐 정부기구가 변화함에 따라, 총리와 장관들이 국왕이 아직 보유하고 있는 특권의 행사에 대해 자문할 책임을 지게 되었다. 추밀원은 국왕의 공식적 특권 행사를 위한 법적 수단이며, 이러한 특권 행사는 추밀원 자문관 역할을 하는 장관들의 자문을 거쳐 이루어진다.

추밀원은 정부의 일상적 문제에 관해 국왕에게 자문을 제공하기 위해 설립된 15세기의 자문관 회의에 기원을 두고 있다. 현재 추밀원의 입법상권한은 추밀원 명령 작성과 국왕의 성명 발표에 한정되어 있지만, 헌법상 최고기관으로 남아있기 때문에 정부 구조에서 여전히 중요한 부분을 차지한다.(추밀원 회의 참석은 총리가 발표하는 장관업무매뉴얼(Questions of Procedure for Ministers)의 첫 번째 항목이다). 추밀원 명령은 2가지로 구분된다. 즉, 해외 속령(屬領)의 통화 또는 헌법과 관련된 특권적인 명령, 그리고 의회에서 제정된 법률에 의해 부여되는 법정 권한과 관련된 것이다. 왕의 성명은 의회의 소집, 정회, 해산, 그리고 전쟁 선포 등의 경우에서처럼, 추밀원에서의 통치행위를 널리 알릴 필요가 있을 때 추밀원의 자문을 거쳐 공표된다. 현대의 추밀원 명령은 간행된 문서로 간주되며 따라서 국가기록원에 의해 체계적으로 수집되지는 않는다. 그러나 이 중 일부는 추밀원 등록대장에 추밀원 문서와 의사록으로 포함되어 있어 그 전체가 보존된다. (수집정책 기준 2.2.1.1 참조).

추밀원은 특허장과 증서 발행 인가, 추밀원 위원 지명 및 취임 등 많은 자체기능을 보유하고 있다. 추밀원 행정업무의 대부분은 추밀원 사무처 또는 위원회로 이전되었다. 이러한 추밀원 기능들 중 다음 기록물은 보존된다.

- 특허 기구(charterd body) : 추밀원은 새로운 특허기구의 설립과 기존 특허기구에 적용되는 주요 개정사항을 관장한다. 새로운 특허기구의 설립 또는 기존기구에 대한 규칙의 개정사항을 입증하는 기록물은 보존 한다. (수집정책 기준 2.2.1.1).

- 식민지 명령 : 추밀원은 1890-1913년 국외사법권법, 1833-1915년 사법위원회법, 1922-1967년 연방정착법 등에 의거하여 영국 보호령 추밀원 사무처가 만든 명령, 법정 문서 및 기타 규정들의 준비 및 공표를 관장한다. 이러한 규정들은 법적 문서로 인쇄되어 있으므로 이 문서들이 포함된 추밀원 파일은 보존할 필요가 없지만, 이러한 기능의 개발에 관한 정책파일은 보존한다. (수집정책 기준 2.2.1.3).

- 증서 : 추밀원은 다양한 법령에 의거하여 영국 내에서 통용되는  증서들을 승인하고 발행한다. 증서 작성에 관한 정책 파일은 보존 한다. (수집정책 기준 2.2.1.1). 각 증서들에 대한 추밀원 사무처 파일은 보존할 필요가 없으나, 추밀원 자체의 행정업무와 관련된 증서 관련 파일은 보존한다. 이러한 증서의 개발에 관한 주요 파일은 관련 주무 부처의 기록물로 보존 한다. 해당 증서 자체가 법적 문서로 인쇄되어 있으므로 추밀원 파일의 사본은 보존하지 않는다.

- 임명 : 일부 특허 기관이나 대학은 해당 조직을 관장하는 위원회 임명권이 추밀원에 귀속되는 것으로 규정하고 있다. 일반적으로 임명 관련 파일은 일상적인 사례문서들이다. 이런 업무와 관련하여 생산된 기록물의 대표적 사례들이 이미 보존되어 있으므로, 향후 이러한 파일은 보존되지 않는다. 단, 임명사실이 중요한 정책이나 선례를 보여주거나 시대적 중요성과 특수성이 있는 경우, 해당 파일은 보존한다. (수집정책 기준2.2.1.1). BBC의 관리자 임명과 관련된 파일이 대표적인 경우이다.

- 묘지와 매장지 : 추밀원은 1853년 매장기본법에 의해 매장지 폐쇄를  담당하는 기구이다. 매장지 이용중단에 관한 정책파일은 보존한다. 단, 특정 매장지의 이용중단에 관한 사례파일은 보존하지 않는다 (수집정책 기준 2.2.2.1, 2.2.2.2).

2.3.2 추밀원장(경, Lord)

추밀원장의 추밀원사무처 임무는 최소한으로 국한된다. 일반적으로 총리가 수시로 지시하는 특별 업무를 담당하는 내각장관 중 한명이 추밀원장직을 맡는다.

본 정책문이 적용되는 기간 동안 추밀원장은 상원 또는 하원 지도자인 경우가 많았다(아래 5.3 참조); 또한 (후대) 내각 입법위원회 의장이 겸임하는 경우도 있었다. 추밀원장의 정책 관련 역할에 관한 기록물이 별도의 파일로 생산된 경우, 모든 주요 정책파일은 보존대상이 된다.

1997년, “경(Lord)”이라는 단어가 직함에서 제외되었다.

2.3.3 추밀원 위원회와 기타 기구

추밀원의 위원회나 다른 기구들이 관장하는 기능들은, 후에 새로운 부처로 발전하여 그 기능이 이전되거나 자체 권한을 가진 새로운 부처의 업무로 편입되는 경우가 많다. 중앙마약협력기구(Central Drugs Co-ordination Unit)가 그 대표적인 예이다. 일반적으로, 이러한 기구의 기록물은 승계기구에 인계되나, 해당 기록물이 추밀원 사무처에 보존되는 경우 수집정책 기준에 따라 사안별로 판단한다.

1977-1979년 노동당과 자유당 사이의 협정 기간 동안, 추밀원 사무처를 사무국으로 하는 합동 자문위원회가 설립되어 두 정당 사이의 정책적 쟁점을 해결하기 위한 포럼 역할을 수행한 바 있다. 이 위원회의 설립 및 운영과 관련된 기록물, 의사록, 문서, 통신문은 영구 보존된다 (수집정책 기준 2.2.1.1). 단, 위원회의 업무 수행을 위한 단순 행정 차원의 합의와 관련된 문서는 보존되지 않는다.

2.3.4.3 추밀원 사법위원회

추밀원 사법위원회의 기록물은 공적 기록물이 아니며 본 정책문의 범위에 포함되지 않는다.

2.3.4.4 기타 국왕의 특권

국왕은 명예의 원천이다. 여왕은 영국 국민에 대한 훈장 및 작위 수여에 있어 총리, 외무장관, 국방장관의 자문을 받는다. 단, 여왕이 개인 자격으로 하사하는 포상인 경우에는 그렇지 않다. 총리 명의의 훈장 및 포상을 수여할 경우 총리는 포상․임명 비서관(Honours and Appointments Secretary)의 자문을 받고(4.2 참조), 정부는 내각사무처 의전실(Cabinet Office Ceremonial Branch)의 자문을 받는다(5.3 참조).

영국교회 수장으로서의 왕과 ‘왕립(Royal)’이라는 명칭을 사용하는 영역의 특권은 2001년까지는 내무부가 관장했다. ‘왕립’이라는 명칭의 사용과 관련한 기록물은 RYL 파일 시리즈의 일부로 내무부 헌법국이 생산했다. ‘왕립’ 명칭의 사용과 관련된 RYL 파일 시리즈의 기록물 중에서 주요 기관이나 중요한 선례에 관련된 기록물만 보존한다.

영국교회의 수장으로서 국왕의 특권과 관련된 기록물은 내무부의 CHU 파일 시리즈에 포함된다. CHU는 광범위한 파일 시리즈로, 본 정책문은 이 분야의 내무부 기록물 중 입헌 관련 기록물에만 적용된다. 이 업무는 대체로 관례화되어 있거나 영국교회의 결정을 처리하는 것과 관련된다. CHU 시리즈의 “입헌” 관련 기록물 중에서 내무부가 제기한 정책적 쟁점의 결정과 관련된 기록물 또는 내무부의 의견이 상당 부분 관련된 기록물들만 보존한다.

3. 의회

3.1 의회 기록물

위에서 언급된 바와 같이, 의회는 독립된 영역으로 자체 기록물을 소유하고 보관하며 의회 기록물은 공공기록물법에 귀속되지 않는다. 양원 및 의회 절차의 특성상, 의회 기록물은 대부분 공식적으로 인쇄되고 발행된 문서들이다.

3.2 공공회계위원회, 감사관, 감사 일반

3.2.1 개요

하원의 공공회계위원회(Public Accounts Committee)는 1861년 처음 임명된 이후 의회 매 회기마다 재임명 되는 것이 관례화되었다. 이 위원회는 감사관(Comptroller)과 감사(Auditor General)가 제출한 보고서를 심의하고 증인의 증언을 청취한다. 그 중에서도 특히 회계담당관(Accounting Officer)의 증언을 청취하며 자체 보고서를 발행한다. 공공회계위원회의 기록물은 의회에 보관된다.

1866년 재무감사부법에 의해, 감사관과 감사를 둔 재무감사부(Exchequer & Audit Department)(현 감사원)가 설립되고 의회 재정 의결 시 회계담당관을 두도록 규정되었다. 감사관과 감사는 행정부에 대해 독립성을 유지하고 부처 회계에 대한 감사 및 승인 업무를 담당하며 이러한 업무 결과에 대해 의회에 직접 보고할 책임을 가진다. 회계담당관은 장관들이 공적 자금 지출과 관련하여 의회의 결정을 준수하도록 보장하기 위한 법정 의무에 속한다.

1983년까지 감사관과 감사의 주요 기능은 중앙 행정기관의 부당한 예산집행이 없도록 감시하는 것이었다. 그러나 1983년 국가감사법 제정 이후 감사원은 정부 부처나 기관의 기능수행 과정에서의 경제성, 효율성, 유효성에 대한 감사, 즉 자금효용성 감사(VFM, value for money)에 중점을 두고 있다.

감사원과 그 전임기관인 재무감사부의 기록물은 공공기록물법의 적용 범위에 포함되는 것으로 간주된다.

3.2.2 재무감사부와 감사원의 기록물

일반 행정기록물 시리즈 중에서 주요 재무 및 예산기획, 주요 법률안 작성, 또는 주요 기구개편에 관한 기록물만 영구보존 한다.

기구의 설립, 인력양성, 복지 관련 파일은 보존하지 않는다.

감사와 백서 파일 중에서 감사 원칙 또는 관행상의 주요 변화가 기록된 파일만 보존한다.

개인비서의 파일은 최근 발행된 ‘개인사무실 문서관리 지침’에 따라 심의한다.

단일 부처나 부서에 대한 재정 감사 파일은 영구보존 하지 않는다.

고액사업이거나, 논란의 여지가 있는 자금효용성 감사파일은 보존한다.

4 총리

4.1 총리실

실제 정치권력은 총리 개인에게 집중되어 있으나, 총리의 권한에 대한 법적인 근거는 존재하지 않는다. 다만, 각료 보수규정에서 재무부 장관의 재정적 승인이나, 특정 이슈와 관련된 법령조항(예: 2000년 조사권한규제법)에 수반으로서의 지위가 함축되어 있을 뿐이다.

총리의 직무는 다음과 같다. 국왕에게 정부정책 및 업무에 대해 보고하고, 공무원 및 성직자 임명에 관한 자문 역할을 수행하며, 일부 포상 및 작위 수여자를 천거한다. 국왕의 동의를 얻어 장관을 임명하며 장관직 수행방향에 대한 지침을 제공한다. 내각회의를 주재하며 그 절차를 결정한다. 각 부처를 총괄하며 내각회의에 회부될 필요가 없는 부처간의 이견을 조정하는 역할을 수행한다. 다른 나라 정부수반과 직접 의사소통하고, 정책 전반에 관해 의회의 질의에 답변하며 국가 주요 정책에 대해 대표들의 의견을 청취한다.

총리는 다음과 같은 공무원들의 자문을 얻는다:

각 부처에서 파견되어 단기간 특정 분야를 담당하는 개인비서;

보다 장기간 재직하는 임명 비서;

총리실에 연속성을 부여하고, 실무와 업무절차에 필요한 자원을 제공하는 소수의 상임 직원;

1974-2000년 사이, 해당 정권 총리가 임명한 단기 특별보좌관 및 공무원으로 구성된 정책단.

그리고, 1983-2000년 사이에 내무부 수장역할을 했던 내각사무처장(Secretary of Cabinet)과 재무부 장관도 총리를 보좌했다. 장관들은 각각 해당 직원들의 보좌를 받았다.

작위문제에 관해, 총리는 작위 심의위원회(Honours Scrutiny Committee)의 자문을 받는다. 일대(一代) 귀족인 추밀원 자문관의 임명이나 작위 천거에 관해, 총리는 임명장관(Appointments Secretary)의 자문을 받는다. 특권을 유지하고 왕실 인증이나 특허장의 영향을 받는 많은 공무원 및 성직자 임명, 왕실이 수여하는 연금, 자선적 성격의 기금 지출 등에 관해서도 총리는 임명 장관의 자문을 얻는다.

4.2 기록물

본 정책문은 히스(Edward Heath, 1970-1974), 윌슨의 3기 행정부(Harold Wilson, 1974-1976), 캘러건(James Callaghan, 1976-1979), 대처(Margaret Thatcher, 1979-1990), 메이어(John Major, 1990-1997), 블레어(Tony Blair, 1997-2000) 등 1974-2000년에 재임한 6명의 총리에게 적용된다.

이 기간 동안 총리실 기록물시리즈의 구조는 본질적으로 동일하게 유지되었다. 각 총리 재임기간에는 주제별로 정리된 일반 통신문 시리즈가 있었다. 이러한 통신문 시리즈는 영구보존 되는데, 다음 파일은 영구보존 대상에서 제외된다.

- 총리 또는 그 측근 직원에게 정보를 제공하기 위해 회람된 문서 (예: 내각위원회 문서, 외무부 인쇄물 등 해당 부처 파일에 보관되는 문서)로서, 중요한 내용이 추가되지 않은 문서

- 연설문

- 외국 국가수반에게 보낸 공식 메시지로서 외무부에 보관되는 기록

- 기타 순수하게 일상적인 자료

내각과 내각위원회 의장으로서의 총리의 직무와 관련된 브리핑 자료 파일은 영구보존 파일에 포함된다. (아래 5.2 참조).

작위 수여 및 임명 파일 시리즈에는 작위, 왕위, 기타 임명에 관한 문서가 포함된다. 작위수여 명단 관련 파일은 대부분 정부 관보로 발행된다.

작위 수여 및 임명 파일 시리즈 중 기능의 주요 변화와 쟁점사항, 관보로 발행되지 않은 작위수여 등에 관한 것으로서, 역사적 가치가 있는 파일만 영구보존 한다.

5 내각

5.1 개요

본 정책문 적용기간 중 내각사무처(Cabinet Office)의 중점 목표는 내각의 정부정책 총괄업무를 지원하는 것이었다. 내각사무처장(Cabinet Secretary)은 내각사무국(Cabinet Secretariat)의 보좌를 받으며, 내각 및 내각 위원회들의 업무를 조정하고, 결정사항을 기록하여 이를 회람시킴으로써 후속 조치의 책임소재를 분명하게 하는 책임을 진다.

아울러, 내각사무처장은 다음과 같은 업무를 수행한다.

i. 헌법관련, 쟁점현안, 정부조직, 작위수여, 선거기간 중 정부의 활동 등 정부의 총체적 관리와 관련된 문제들에 대해 총리와, 필요한 경우, 담당 장관에 대해 자문역할 수행.

ii. 소관 정보기관의 업무조정 역할 수행.

1983년 이후 내각사무처장은 내무행정서비스부(home civil service) 수장직을 맡았고, 1979-1983년 사이에는, 행정서비부(Civil Service Department)의, 정무차관과 함께, 내무행정서비스부 공동수장이었다. 공무원 관리 및 감독과 관련한 기록물은 별도의 선별정책문, 즉 선별정책24 ‘1974-2000년 정부구조 및 공무원 관리 관련 기록물’에서 다룬다.

5.2 내각 사무처장과 내각지원실의 기록물

일반적으로, 모든 내각 및 내각위원회(합동 정보위원회 포함  아래 5.4 참조)의 의사록, 결의 사항, 비망록 등의 기록물은 하나의 세트로 묶여서 내각사무처 비밀도서관에 보관된다. 이러한 기록물 세트 각 권은 모두 영구보존 된다. 내각과 내각위원회 문서의 작성 및 배포가 전자적인 절차로 전환됨에 따라, 전자기록물 세트 전체가 보존될 수 있도록 하는 정리방식이 이루어질 것이다.

내각사무처장의 노트는 보존된다.

1966-1991년 사이 사무국에는 2개의 파일 시리즈(주제 파일, 위원회 파일)가 관리되었다. 주제별 시리즈파일에는 내각사무처 내부 관리문제만이 아니라 내각사무국의 업무와 관련된 내용도 포함되었다. 사무국 주제 파일은 1개 이상의 개별 부처 및 해당 장관과 직접 관련된 이슈들을 다루며, 이러한 부처의 기록물은 법률 및 정책 개발에 대한 연구의 중요한 자료가 된다. 내각사무국 주제별 파일 중 내각사무처관련 자료임이 입증되는 것들만 보존된다.

위원회(C) 파일에는 i) 설립, 구성 및 권한 등에 대한 세부내용, ii) 의장에 대한 보고자료, iii) 위원회 주요 이슈에 관한 정보 등이 포함된다. i)항의 기록물은 거의 대부분 복사 및 제본하여 비밀도서관에 보관하므로 영구보존 대상으로는 선별되지는 않는다. ii)항의 기록물은 일부만 보존한다 : 내각 및 국무회의 의장으로서의 총리에 대한 보고자료는 총리실 파일(PREM 시리즈)에 보존되기 때문에 내각사무처 사본은 보존되지 않는다. 그러나 내각위원회 중 총리가 아닌 다른 장관이 의장을 맡은 경우, 해당 의장에 대한 보고내용이 내각사무처 파일에 남아 있으면, 해당 기록물은 보존된다. iii)항 기록물은 훨씬 더 가변적이며, 일부 파일은 위에서 언급한 주제별 시리즈와 중첩될 수 있다. 이 범주에는 한시적 중요성만 가지는 단순 행정문서에서부터, 정책 자료에 이르기까지 다양한 기록물이 포함되어 있으며, 후자의 경우 다른 보존기록물에 복제되어 있지 않는 한 영구보존 대상이 된다.

5. 3 상하원 의장

양원 의장들은 상․하원에서 정부업무와 비정부 업무를 모두 조정할 책임을 진다. 각료 보수규정에 양원 의장에 대한 조항은 없지만, 일반적으로 추밀원장, 옥새관(Lord Privy Seal), 랭커스터영지 고문관(Chancellor of Duchy of Lancaster), 경리 총감(Paymaster General), 무임소 장관 등 비(非)부처 장관직 등과 같이 간주된다. 본 정책문 적용기간 동안 이 직위들은 일반적으로 공무원 인사부와 그 후임 기관, 또는 내각사무처의 지원을 받았다.

양원 의장 관련 기록물은 상이하면서도 밀접하게 연결된 두 가지 기능을 반영하는 것으로 보인다. 즉, 이러한 기록물은 정당을 막론하고 의회 전체 또는 의원 개인에 관한 절차적 이슈에 관한 것과 정부의 의회 업무에 관한 것이다. 이러한 두 가지 기능을 수행함에 있어 양원 의장은 (각 정당의) 원내총무와 밀접한 협조 관계를 구축하게 된다(아래 5.5 참조). 일반적으로, 절차적 이슈에서 양원 의장이 관련된 기록물은 매우 한시적인 성격의 기록물이거나 인쇄물로 만들어진 의사일정 기록물, 또는 두 가지 경우 모두에 해당한다. 따라서 이러한 기록물은 극소수만 영구보존 대상으로 선별되거나 전혀 선별되지 않을 수도 있다. 정부의 의회업무 관련 기록물은 거의 대부분 정책 주무부처 장관들과의 부처간 통신문이다; 이런 기록물은 사본자료이므로 영구보존 대상으로 선별하지 않는다.

기록물 평가 및 수집 관한 이러한 접근법은 상원 기록관리처와 국가기록원 사이에 합의된 내용이다.

5.4 옥새관(Lord of Privy Seal)의 기록물

옥새관리처는 1884년에 폐지되었으며, 이 때부터 총리는 옥새관이라는 장관에 준하는 직책을 두어 일상적인 정치 사안을 처리하도록 했다. 본 정책문이 적용되는 대부분의 기간 동안, 옥새관은 상원 의장이었다.

5.5 수석 원내총무실의 기록물

영국의 입헌관습(constitutional convention) 상, 영국 행정부는 상원과 하원 의원들로 구성된다. 이러한 상황에서 행정부와 입법부 사이의 이론상의 구별은 의미가 없다 ; 행정부 장관은 양원 의원들로 구성되고, 내각사무처와 장관 산하 직원들은 정부의 업무계획 추진에 필요할 경우 의회 의원들을 지원한다.  이러한 입법과 행정의 통합은 의회 원내총무제도(Parliamentary whipping system) 운영에서 명확하게 나타난다. 정부 업무추진계획의 성패는 각 지역 또는 의회 표결에서 정부의견에 대한 다수의 찬성표 확보 여부에 달려 있다. 이 때, 정부가 가능한 한 많은 지지를 이끌어 내는 것이 양원에 있는 정부원내총무(government whips)의 역할이다. 원내총무실(Chief Whip‘s Office)은 내각사무처로부터 재정 및 인력 지원을 받는다.

정부의 수석원내총무는 재무부의 정무차관으로서 장관급 임금을 받으며, 원내총무보 역시 장관급에 준하는 임금을 받는다. 1965년 이후에는 수석 야당원내총무가, 1972년 이후에는 2명 이하의 야당원내총무보가 국고 통합기금(Consolidated Fund)에서 임금을 받았다. 정부와 야당 원내총무는 종종 양자나 삼자 또는 그 이상의 합의를 필요로 하는 문제들에 대해 의회 내 정당들간의 협상채널 역할을 한다. 이러한 협상은 ‘통상적 채널을 통한 조정’ 또는 ‘의장석 막후의 조정’ 등으로 지칭된다.

정부 원내총무는 양원의 의장들과 매우 긴밀히 협조하므로, 그 기록물의 사안은 양원의 의사일정 및 입법을 지원하는 주무 정책부처와 유사하다. 하원 원내총무실의 기록물은 해당 기록물이 정부 업무계획 관리 차원에서 중요한 측면을 반영하거나 논쟁의 소지가 있는 경우 또는 여러 의회정당들 간의 논쟁적인 협상 등을 반영하는 경우에만, 영구보존 대상으로 선별된다.

5.6 의전실 기록물

정부 내 작위수여 정책은 작위, 훈장, 메달에 관한 실무위원회(Official Committee on Honours, Decorations & Medals)의 심의를 거치며 이 위원회는 의전분과의 지원을 받는다. 의전분과(Ceremonial Branch)는 1937년 재무부의 한 분과로 형성되어 1992년 내각사무처로 이전되었다. 2000년에는 사무국(Secretariat)으로 이름이 바뀌었으나 본 정책문에서는 분과(branch)라는 이름을 사용한다. 작위, 훈장, 메달에 관한 실무위원회의 모든 기록물, 그리고 기사 작위, 훈장, 메달 수여에 관한 일반 행정, 자격요건 결정, 유관 문서 작성과 관련된 의전분과의 정책 기록물(예: 법령 및 왕실 인증)은 보존대상 이다.

의전분과는 작위 심사위원회(Political Honours Scrutiny Committee)를 지원한다. 이 위원회 회의는 비공식적으로 개최되고 회의록이 작성되지 않으므로 보존대상으로 선별할 기록물은 없다.

5. 7 중앙정보기관의 기록물

합동 정보위원회(Joint Intelligence Committee: JIC)는 정보수집의 우선순위에 관한 자문을 제공하고 그 결과를 평가하는 중심 기구이다. JIC는 각 부처 산하 정보분과, 그리고 비밀정보국(SIS), 정보통신본부(GCHQ), 보안국(Security Service) 등 국가안보 및 정보기구에 업무를 분장하고 이들 기구를 대표하는 역할을 한다. 1957년, JIC는 내각사무처 산하로 이전되었는데, 이는 정보의 역할과 범위가 확대된 상황을 반영한 것이다. 1968년, 정보조정관(Intelligence Co-ordinator)이라는 직책이 신설되고, 평가팀이 구성되어 합동정보위원회에서  논의할 문서를 준비하고 조정하는 역할을 담당했다. 내각사무처 직원이 내각위원회 구조 내에서 정보 서비스를 위해 장관 및 사무차관으로 구성된 위원회를 지원하며, 이와 관련된 모든 기록물은 비밀기록 시리즈에 보존된다.(아래 5.2 참조)

합동정보위원회의 모든 공식 기록물은 영구보존 대상으로 선별된다.

보안국(Security Service)의 기록물에는 선별정책8이 적용되며, 정보통신본부의 기록물에는 선별정책28이 적용된다. 비밀정보국 기록물 선별정책은 추후 발표될 예정이다.

5. 8 내각사무처 기능 관련 기록물

본 정책문 적용 기간 동안, 내각사무처에 공식 업무와 장관 업무가 일부 추가되었는데, 그 예는 다음과 같다 ;

- 사회복지사업의 조정 : 윌슨정부 시절 추밀원장 업무였으나 히스 정부 때 사회보장부 장관 소관으로 편입되었다 (국가기록원 참고자료 - CAB 152)

- 유럽경제공동체 가입 관련 협상 : 옥새관의 업무 (CAB 170)

- 행정정책(civil science policy) (CAB 168, 178)

- 중앙 정책심의단 (CAB 184)

- 성문법 개정 및 공공법률안 관련 (렌톤) 위원회 : 추밀원장 소관 (CAB 135)

- 전자적인 공공서비스 정책 : 랭커스터영지 자문관 소관 (CAB 172)

- 헌법 관련 이슈

- 행정부 쟁점에 관한 다양한 국내기구

- 행정서비스(civil service) 보다 넓은 의미의 공공서비스 관련 이슈

- 공공기관 서비스 표준

- 공직자 행동 기준

- 열린 정부 관련 이슈

- 여성의 역할 문제

- 정부 통계관리의 전문화

- 정부 전산정책

중단기 직무 관련 기록물이 내각사무처에서 생산되어 보관될 경우, 이와 관련된 모든 주요 정책 문서는 영구보존 대상으로 선별 한다.

5. 9 공식 역사서술 프로그램(The Official History Programme)

1939년부터 내각사무처는 정부의 공식 역사서술 프로그램을 운영했다. 1966년, 총리는 이 프로그램을 확대하여 평화시의 주요 사건들도 역사서술 대상에 포함시켰다. 공식 역사서술을 위해 행정부처의 비공개 기록물을 적극 활용한다. 내각위원회가 이 프로그램을 감독하며, 초당파적인 상임 추밀원자문관 그룹도 후자는 역사기록 남기기의 주제선정을 승인하고 각 정당들이 행정부 기록물에 접근할 수 있도록 인가하는 등 감독활동을 한다. 내각사무처장은 이 프로그램의 모든 사항에 대해 총리에게 보고하며, 총리는 담당 역사학자를 임명한다. 이 프로그램의 일상 업무는 내각사무처장 직속 내각사무처 역사․기록부장이 담당한다.

이 프로그램을 감독한 내각위원회의 의사록과 서류는 모두 비밀기록 시리즈에 보존된다(위 5.2 참조). 이 프로그램의 관리 및 개별 역사서술 관련 주요 파일 역시 영구보존 대상으로 선별된다(CAB 103). 역사기록 자체가 출판을 목적으로 서술되므로 보존대상으로 선별하지는 않는다.

6 장관 및 소관 부처

6.1 개요

정부의 고위관료들은 국왕으로부터 개별적으로 관인을 수여받고, 소관 부처의 업무와 정책에 대해 공적인 설명책임을 개별적으로 지게 된다. 이러한 공적인 설명책임성은 의회 회기 중 의회의 질의와 기타 논의절차를 통해 요구되고, 하원의원 및 이익단체 등과의 회의 및 통신문, 그리고 언론 인터뷰 등과 같은 활동을 통해 수행된다.

6.2 장관 개인사무실의 기록물

국가기록원은 내각사무처와 함께 ‘개인사무실 문서관리 지침’을 발행한 바 있다. 여기서는 이 지침의 주요 내용 중 영구보존기록물 선별에 대해 소개한다.

선거구와 정당의 정치적 문서, 장관의 개인사무실에서 관리하는 장관의 개인적 관심사와 관련된 문서는 공공기록물로 간주되지 않으며, 따라서 본 정책의 적용 범위에 속하지 않는다.

다음 문서들은 공공기록물로 간주된다.

- 부처 외부에서 접수한 서신/의사록(타 부처의 공무원이나 장관, 일반대중 둥)

- 소관 부처 정책부서가 제출한 내부문서

- 장관의 논평이 첨부된 제출문서의 원본이나 사본, 정책부서에 장관의 견해를 전달하는 개인비서의 기록, 장관의 회의와 전화통화에 관한 개인비서의 기록

- 장관직에 관한 정보 문서

-  외부로 발송되는 통신문의 사본 및 전체 컬렉션

- 개인사무실에서 접수하여 보유 중인 서류

- 장관의 공식 일지와, 외부 이익집단/로비스트와의 회의 기록

- 장관의 노트

- 개인비서의 노트

장관이나 사무차관의 논평이 첨부된 제출문서와 기타 시행문 원본은 정책부서로 돌려보내 해당 등록철에 보관하고, 개인사무실은 해당 문서의 사본을 자체 주제별 파일시리즈에 등록하여 보관할 수 있다. 개인사무실에서 작성하거나 접수한 문서들 중에는 부처 내 광범위하게 배포하기에 부적절한 것들도 있다. 이러한 문서들은, 해당 주제나 부처 관련 선별정책이나, 국가기록원과 해당 부처 간에 합의된 다른 평가기준에 따라 검토하여 영구보존 여부를 결정한다.

1990년대에는 장관의 활동에 관한 증거기록은 공직생활 규범의 심의라는 맥락에서 평가되었다. 그 결과 장관의 공식 회합이나 외부 이익단체들과의 모임 관련  기록물에 대한 보유절차를 논의하여 채택했다. 이 기록들은 향후 청문회 등의 증거자료로 활용될 수 있었다. 그러나, 이러한 기록물은 공식조사를 위해 증거로 제시되는 드문 경우를 제외하고는, 다른 기록물에 대해 특별한 중요성을 갖지 않기 때문에 영구보존 대상으로 선별되지는 않는다.

6.3 특별 보좌관의 기록물

특별 보좌관의 문서는 해당 보좌관의 역할에 따라 소관 부처의 정책부서 기록물 사이에 편철될 수도 있고 장관 개인사무실 기록물로 편철될 수도 있다.

전적으로 정당의 범주에서 활동하는 특별 보좌관의 문서는 부처 기록물과는 별도로 보관되고 공공기록물이 아니므로 국가기록원으로 이관하기 위해 선별하지는 않는다.

6.4 공공단체에 대한 관직 임명 기록물

본 정책 적용기간 동안, 총리, 장관, 사무차관이 행사하는 임명권은 공직임용과(Public Appointments Unit)의 조정을 거치는 경우가 증가했다. 이 부서는 1977년에 행정서비부(Civil Service Dept.) 산하에 조직되었다가 1981년 이후 내각사무처 산하로 개편되었다. 공직임명부서 내 고위직 또는 논쟁의 소지가 있는 임명에 관한 모든 파일은 영구보존 대상으로 선별된다.

6.5 비(非)부처 장관(정무직 장관)

총리는 기존 정부 부처의 기능을 분할하기에 적합하지 않거나 신속하고 명확한 정부의 대처가 필요한 것으로 간주되는 전략 프로젝트 또는 정책 업무 수행을 위해 비(非)부처 장관(Non-Departmental Minister, 정무직 장관)을 임명할 수 있다. 비부처 장관에는 추밀원 의장(위 2.3.2 참조), 옥새관, 랭커스터 영지 자문관, 경리 총감 또는, 무임소 장관 등이 있다. 상원의장과 하원의장은 보통 비부처 장관들 중 2명이 맡게 된다 (위 5.3 참조).

비부처 장관 사무실은 내각사무처 직원으로 충원된다.(이전에는 행정서비스부와 그 승계부처 직원으로 충원). 비부처 장관의 기록물은 정부부처 장관 기록물과 동일한 원칙에 따라 보존여부를 결정한다.

7 장관의 결정에 대한 사법 심사

7.1 영국 법체계에서의 사법 심사

일반적으로, 법원은 행정부의 직무로 간주되는 영역에 간섭하는 것을 꺼리는 경향이 있었다. 그러나 20세기 후반기에 영국이 시민적 정치적 권리에 관한 유엔 협약(UN Covenant on Civil &Political Rights)에 가입함으로써 재판부의 견해와 판결이 행정부 영역에 개입하는 경우가 증가했으며, 장관 차원에서 행해진 정부 부처 결정이 부당성에 대해 관여하는 경우도 증가했다.

사법 심사에 관한 일반 원칙은 1981년 대법원법으로 성문화 되었다. 판례와 법적 논쟁은 끊임없이 변하지만, 1985년 디플록 판사(Lord Diplock)는 크게 3가지 범주의 난제로 ‘위법성, 불합리성, 절차적 부당성’ 등을 규정한 바 있다.

7. 2 사법심사 기록물

사법심사 신청은 고등법원의 허가가 있어야 한다. 대법원  형사부(Supreme Court Crown Office)의 사건목록 중 사법심사 사건은 형사부 책임사무관이 파일별로 심의한다. 장관의 결정이 무효화된 사건 파일은 모두 보존 한다.

8. 실행

본 선별정책의 실행전략은 국가기록원과 소관 부처가 합의하여 정한다.

OPERATIONAL SELECTION POLICY(OSP) 12

RECORDS OF THE CENTRAL DIRECTION AND OVERSIGHT OF GOVERNMENT POLICY AND  PROGRAMMES, 1970-2000

2002; revised October 2003, November 2005

1 General

1.1 Authority

1.2 Scope

1.3 The National Archives Acquisition Policy Themes

2 The Queen as Constitutional Monarch

2.1 Introduction

2.2 The Appointment of the Prime Minister

2.3 Privy Council and other Records Relating to Prerogative Powers

3 Parliament

3.1 The Records of Parliament

3.2 The Public Accounts Committee and the Comptroller and Auditor General

4 The Prime Minister

4.1 The Office of Prime Minister

4.2 The Records

5 The Cabinet

5.1 Introduction

5.2 The Records of the Secretary of the Cabinet and the Cabinet Secretariats

5.3 The Leaders of the Houses

5.4 The Lord Privy Seal

5.5 The Records of the Chief Whip's Office

5.6 The Records of the Ceremonial Branch

5.7 The Records of the Central Intelligence Machinery

5.8 The Records of other Cabinet Office Functions

5.9 The Official History Programme

6 Ministers and Their Departments

6.1 Introduction

6.2 Ministers' Private Office Records

6.3 Special Advisers Records

6.4 Records of Ministerial Nominations to Public Bodies

6.5 Non-Departmental Ministers

7 Judicial Review

7.1 Judicial Review within the English Legal System

7.2 Judicial Review Records

8 Implementation

1.1 Authority

The National Archives' Acquisition Policy announced the Archives' intention of developing Operational Selection Policies across government. These would apply the collection themes described in the Acquisition Policy to the records of individual departments and agencies.

Operational Selection Policies are intended to be working tools for those involved in the selection of public records. This policy may, therefore, be reviewed and revised at any time in the light of comments from record producers, reviewers or users of the records or as a result of newly discovered information. There is no formal cycle of review - we welcome comments at any time. The extent of any review or revision exercise will be determined according to the nature of comments received.

If you have any comments upon this policy, please e-mail records-management@ nationalarchives.gov.uk or write to:

Acquisition and Disposition Policy Manager

Records Management Department

The National Archives

Kew, Richmond, Surrey, TW9 4DU

This Policy does not provide guidance on public access to selected records.

1.2 Scope

This Operational Selection Policy describes the records created at the centre of government in the United Kingdom during the period 1970 to 2000 and states which of these records will be selected for permanent preservation. It addresses directly the records of the Prime Minister's Office, the Privy Council Office, the Cabinet Office and the National Audit Office.

This Operational Selection Policy covers the executive processes, both formal and substantive, at the heart of the government of the UK. Parliament is not covered as it is not subject to the Public Records Act and holds all the records of its own proceedings. Judicial records will be the subject of separate Operational Selection Policies. However, two areas where these capacities touch the executive closely - the Public Accounts Committee, and judicial review - are briefly referred to in this policy. The records of the National Audit Office, which reports to the Public Accounts Committee, are covered in this Policy.

Because the United Kingdom has no written constitutional provision the policy and administrative processes at the centre of government are subject to constant change, some of which is profound or radical or both and is effected by legislation (eg devolution of power to Scotland and Wales), but some of which is subtle, with the full implications becoming apparent only over a longer timescale. The records of major constitutional change will be dealt with in other Operational Selection Policies, but this Policy will address the records arising from the relationships at the heart of government within which subtle and evolutionary constitutional adaptation may from time-to-time be evident.

The records of the Royal Family and the Royal Household fall outside the scope of the Public Records Act, and are not addressed by this Operational Selection Policy. Prerogative powers in the areas of the use of the title 'Royal' and of the monarch as Head of the Church of England are now administered by the Department for Constitutional Affairs, although for the period covered by this Policy they were the responsibility of the Home Office's Constitutional Unit. The selection of records relating to the use of the title, "Royal" and the monarch's prerogative powers as Head of the Church of England are addressed in this Policy. The Crown's prerogative of mercy is handled by Home Office's Justice and Victim's Support Unit and will be included in an Operational Selection Policy on criminal justice.

The records of the Judicial Committee of the Privy Council are not public records, and fall outside of the scope of this Operational Selection Policy.

Constituency papers and those relating to ministers' personal interests which are handled by ministerial private offices, and papers of special advisers acting purely in a party capacity which have been kept separately from departmental records are not deemed to be public records and this Policy does not address them.

This policy does not address records relating exclusively to Scotland, Wales or Northern Ireland. It does not address the records of HM Treasury; or records of the ongoing initiatives and measures to improve the day-to-day management and efficiency of the civil service which have been sponsored successively by the Treasury, the Civil Service Department, the Management and Personnel Office, the Office of the Minister for the Civil Service, and the Office of Public Service: these are covered separately in OSP24, Records Relating to the Machinery of Government and the Management of the Civil Service, 1974 to 2000. Nor does it address the records of the Central Statistical Office or those of the later Cabinet Office agencies - the Civil Service College, the Central Computers and Telecommunications Agency, and the Civil Service Medical Advisory Service. Selection of records created in these agencies will be addressed in subsequent Operational Selection Policies.

The Policy does cover the records of the national intelligence machinery based in the Cabinet Office, but it does not cover the records of the security and intelligence agencies. The records of the Security Service are already covered in Operational Selection Policy OSP8, and those of GCHQ in Operational Selection Policy OSP28.

As the 1990s advanced records in all the departments referred to in this Operational Selection Policy were increasingly created in electronic form. Although policy and practice up to the time of publication of the white paper, Modernising Government, in 1999, and subsequently continued to be to print out hard copies of business documents to paper files, systems were coming into use which were conceived and designed to be used electronically, such as those based on world wide web technology. In that they were designed to be electronically inter-active, in their capacity to purvey much larger quantities of information including directly to the general public, and in their capacity to be subject to revision and deletion from minute to minute, these records do not have a previous paper equivalent, and nor is their content ever likely to be printed to hard copy on any coherent and comprehensive basis. For the last few years covered by this Policy therefore a selection approach specifically to address the Prime Minister's Office website will be operated  to transfer to The National Archives snapshots of the website at the time of major events in a world-wide or UK-wide context. This is in addition to the Policy of selecting 'harvested' copies of government websites, including those of the Prime Minister's Office, the Cabinet Office and the Privy Council Office detailed in OSP27, Government Websites. This approach will be subject to continuous review from both research value and technical preservation viewpoints, and also from the viewpoint of its potential extensibility, or not, to Internet and Intranet records of the other departments covered in this Policy. Otherwise, where the electronic records simply supersede and replace paper forerunners, this Policy covers records in both paper and electronic forms.

This Policy is not an exhaustive statement of all the records that should be selected for permanent preservation. It is intended to provide a clear direction to the records staff of central government departments in determining which records should be permanently preserved at The National Archives.

1.3 The National Archives' Acquisition Policy themes

The records addressed in this operational selection policy fall within the scope of the Acquisition Policy themes of:

. 2.2.1.1 Formulation of policy and management of public resources

. 2.2.1.2 Management of the economy

. 2.2.1.3 External relations and defence policy

. 2.2.1.4 Security

. 2.2.1.5 Social policy

. 2.2.1.6 Cultural policy

2 The Queen as Constitutional Monarch

2.1 Introduction

At the beginning of the 1600s the Stuart monarchs claimed the prerogative to exercise legislative, executive and judicial functions personally. During the period leading up to the Glorious Revolution of 1688 and thereafter, the principal legislative function was assumed by Parliament, the courts increasingly asserted their judicial independence, and the convention became established that 'policy', that is, the day-to-day executive work of government should be determined by secretaries of state who could retain the support of Parliament. Over the course of the last three centuries Parliament has replaced many of the prerogative powers of the monarch by statutory powers vested in the secretaries of state or in the courts. Over the same period the secretaries of state and the first lord of the Treasury (coming in due course to be known as the prime minister) have claimed the right for ministers to advise the monarch in the exercise of all the remaining area of prerogative power. Nonetheless by convention the monarch is kept fully and regularly informed by the prime minister of the policy of the government and the Queen has an unrivalled fund of experience on the basis of which she may advise her ministers in successive administrations. The monarch continues formally to signify her assent to many actions of government.

2.2 The Appointment of the Prime Minister

The power to appoint the prime minister is sometimes referred to as the most significant area of the prerogative retained by the monarch. In practice it would now be extraordinary if the monarch did not appoint the elected leader of the largest party in the House of Commons. During the period covered by this Operational Selection Policy there were periods when the largest party did not itself command an overall majority of the House of Commons. The constitution requires that at such times the monarch makes the choice of whom to invite to form the new administration, and in such circumstances there would be an expectation that impartial advice would be sought by the monarch from senior members of each of the political parties, from officers of the Royal Household, from the Cabinet Secretary, and perhaps others. The records of any such consultations would be found in the records of the Royal Household, and in those of the Cabinet Office; all such Cabinet Office records will be preserved.

The prime minister informs the monarch of affairs of state by means of weekly audiences at the Palace and by correspondence, much of which is in practice conducted by their respective private secretaries. No record of the audiences is made, although subsequently references to them may arise in the correspondence, which will be preserved in the records of the Prime Minister's Office (see 4, below).

2.3 Privy Council and Other Records Relating to Prerogative Powers

2.3.1 The Privy Council

The responsibilities for advising the monarch on the exercise of the remaining prerogative powers have been assumed by the prime minister and the various secretaries of state as the machinery of government has evolved over the last three centuries. The Privy Council continues to be the constitutional vehicle for the exercise of many formal prerogative actions, most of which are instigated by secretaries of state acting in their roles as privy counsellors.

The Privy Council originated in the fifteenth century as a body of counsellors meeting to advise the monarch on day-to-day problems of government. Although its legislative role is now limited to making orders in Council and issuing royal proclamations its constitutional primacy and prestige remain significant (attendance at meetings of the Council remains the first item in Questions of Procedure for Ministers as issued by successive prime ministers). Orders in Council are of two kinds: prerogative, such as those relating to the constitutions or currency of overseas territories; and statutory, made under the authority of an act of Parliament. Royal proclamations are issued on the advice of the Privy Council when it is desired to give wide publicity to the action of the sovereign in Council, as for the purposes of dissolving, proroguing or summoning Parliament, and the declaring of war. Modern orders in Council are considered to be published documents and as such are not systematically collected by The National Archives, but some are included amongst the minutes and papers of the Council in the registers of the Privy Council, which will be preserved in their entirety (Acquisition Policy criterion 2.2.1.1).

The Council itself has a number of remaining functions, such as authorising the issue of charters and letters patent under the great seal and appointing and swearing in many senior appointees. The larger part of its administrative work is now discharged by the Privy Council Office or by committees. The following records of these functions will be preserved.

Chartered bodies: the Privy Council administers the establishment of new chartered bodies, and regulates significant changes to the regulations governing existing chartered bodies. Records demonstrating the establishment of new chartered bodies, or major changes to the regulations of existing bodies, will be preserved (Acquisition Policy criterion 2.2.1.1);

Colonial orders: the Privy Council administers the preparation and issue of orders, statutory instruments and other regulations made by the Privy Council Office for British Dependencies under the Foreign Jurisdiction Acts 1890-1913, the Judicial Committee Acts, 1833-1915 and the Commonwealth Settlement Acts, 1922-1967. These regulations themselves are printed legal documents and Privy Council files containing them need not be preserved, but policy files on the development of these functions will be preserved (Acquisition Policy criterion 2.2.1.3);

Instruments: the Privy Council approves and issues instruments applicable in the United Kingdom under various pieces of legislation. Policy files on the preparation of UK instruments will be kept (Acquisition Policy criterion 2.2.1.1). Except where the instrument relates to the administrative business of the Privy Council itself, individual Privy Council Office files on instruments will not be kept; the significant files on the development of these instruments will be preserved in the records of the lead department for the subject of the instrument. The instruments themselves are published legal documents and the Privy Council's file copy need not be preserved;

Appointments: the rules of some chartered institutions and universities specify that appointments to their governing councils are to be made by the Privy Council. Files on appointments are generally routine case papers. As representative examples of the records generated by this work have already been kept, these files will not be preserved in future, except where questions of significant policy or precedent are involved, or where the appointments were of contemporary significance and high profile (Acquisition Policy criterion 2.2.1.1). Files considering the appointment of governors of the BBC would be examples of this;

Cemeteries and burial grounds: the Privy Council is the body charged in the Burial Grounds Act 1853 with approving closures of burial grounds. Policy files on discontinuation of use of burial grounds will be kept. Case files on the discontinuation of particular burial grounds will not be preserved (Acquisition Policy criteria 2.2.2.1 and 2.2.2.2).

2.3.2 (Lord) President of the Council

The Privy Council Office duties of the (Lord) President are minimal. The (Lord) President is usually a minister of Cabinet rank who is assigned extra-departmental duties from time to time by the prime minister.

During the period of this Operational Selection Policy the (Lord) President was frequently in addition Leader of the House of Lords or Leader of the House of Commons (see 5.3, below); and was frequently also chairman of the Cabinet [Future] Legislation Committee. Where records of Lord Presidents' policy roles were created as separate file series any significant policy files will be selected for preservation.

"Lord" was dropped from the title in 1997.

2.3.3 Privy Council Committees and other bodies

Committees or other bodies of the Privy Council have from time to time administered functions which subsequently developed and were passed to other departments of state, or which became the work of new departments in their own right. One recent example of this was the Central Drugs Co-ordination Unit. Records of such bodies usually pass to the successor organisation, but where such records remain with the Privy Council Office, they will be considered on merit under the criteria given in the Acquisition Policy.

During the period of the pact between the Labour and Liberal parties in 1977-1979, a Joint Consultative Committee was established with a Privy Council Office secretariat as a forum for settling policy issues between the two parties. Minutes, papers and correspondence of the Committee, and any records relating to its establishment and its mode of operation will be permanently preserved (acquisition policy criteria 2.2.1.1). Papers relating to purely administrative arrangements for the conduct of the Committee's business will not be preserved.

2.3.4.3 The Judicial Committee of the Privy Council

The records of the Judicial Committee of the Privy Council are not public records, and fall outside of the scope of this Operational Selection Policy.

2.3.5.4 Other Prerogative powers of the Crown

The monarch is the Fount of Honour. She is advised in the bestowal of honours and decorations on United Kingdom citizens by the prime minister, the foreign secretary and the defence secretary, except for those honours which remain entirely in her own gift. The prime minister was supported within his own office on honours and awards matters by the Honours and Appointments Secretary (see section 4.2), and the government collectively was supported by the Cabinet Office Ceremonial Branch (see section 5.3).

Prerogative powers in the areas of the use of the title 'Royal' and of the monarch as Head of the Church of England were administered by the Home Office until 2001. Records relating to the use of the title 'Royal' were created by the Home Office's Constitution Unit as part of the RYL file series. Of the records in the RYL file series concerning the use of the title 'Royal' only those relating to a major institution or involving a significant precedent will be selected for preservation.

Records relating to the prerogative powers of the monarch as the Head of the Church of England are in the Home Office's CHU file series. This is a wide-ranging file series, and this Operational Selection Policy is concerned only with the constitutional aspects of the Home Office's work in this area. Most of this work was routine, or involved processing the decisions of the Church of England Synod. Of the "constitutional" records in the CHU series, only those which involved the discussion of issues raised by the Home Office or which involved substantive input from the Home Office will be selected for preservation.

3 Parliament

3.1 The Records of Parliament

As noted above, Parliament is sovereign and owns and retains custody of all its own records: they are not subject to the Public Records Acts. In the nature of the Houses and their procedures their records are largely formal, printed and published documents.

3.2 The Public Accounts Committee and the Comptroller and Auditor General

3.2.1 Introduction

A Public Accounts Committee of members of the House of Commons was first appointed in 1861 and since then it has been established practice that the Committee is re-appointed in each Parliamentary Session, that it examines reports submitted to it by the Comptroller and Auditor General, that it hears evidence from witnesses and in particular from accounting officers and that it issues its own reports. The records of the Public Accounts Committee are held by Parliament, as noted above.

The Exchequer and Audit Departments Act of 1866 established the Exchequer and Audit Department (now the National Audit Office) under a Comptroller and Auditor General, and required there to be an accounting officer (nowadays normally the permanent secretary or the agency chief executive) for each Parliamentary money vote. The Comptroller and Auditor General is independent of the executive and is responsible directly to Parliament for auditing, certifying and reporting upon departmental accounts; the accounting officers are under a personal statutory duty to ensure that ministers act in accordance with the decisions of Parliament in relation to public expenditure.

Until 1983 the Comptroller and Auditor General's main function was to ensure there had been no impropriety in central government departments' spending; since the National Audit Act of 1983 an increasing proportion of National Audit Office work has been audit of economy, efficiency and effectiveness of departments or authorities in discharging their functions, generally known as value for money or VFM audits.

The records of the National Audit Office and of its predecessor the Exchequer and Audit Department are deemed to be within the ambit of the Public Records Act.

3.2.2 The Exchequer and Audit Department and National Audit Office Records

Within the general administration series only those records on high level corporate planning and budgeting, on preparation of primary legislation, or on major re-organisation will be selected for permanent preservation.

No Establishment, Training, or Welfare files will be preserved.

In the Audit General and White Files series only those files recording major change in audit principle or practice will be preserved.

Private Secretary's files will be reviewed in accordance with the recently issued Private Office Papers Guidance

No financial audit case files on single departments or section files will be selected for permanent preservation.

High cash value, controversial, or otherwise high profile VFM audit files will be preserved.

4 The Prime Minister

4.1 The Office of Prime Minister

Although effective political power is concentrated in the person of the prime minister there continues to be no statutory basis for this, other than the financial recognition of the first lord of the Treasury in successive ministerial salaries acts, and implicit primacy in provisions within specific-issue legislation (eg the Regulation of Investigatory Powers Act, 2000).

The prime minister ensures that the monarch is fully informed of the general policies and business of the government; advises the monarch on many civil and ecclesiastical appointments; recommends the conferring of certain honours and awards; with the monarch's approval, appoints ministers and gives directions to guide them in the performance of their functions; presides over Cabinet and determines its procedures; and exercises a general supervision over departments, settling departmental differences where reference to Cabinet is not required. The prime minister communicates directly with the heads of other governments; answers questions in Parliament on general policy; and receives deputations about matters of major policy.

The prime minister is advised by career civil servants comprising: private secretaries seconded from departments each of whom has a particular field of responsibility and remains for a few years only; the secretary for appointments, who has a more permanent tenure; a small permanent staff, who provide continuity in the Office and build up the necessary resource of practice and procedure; and from 1974 until 2000 a Policy Unit constituted of a mixture of career civil servants and special advisers appointed on a short term basis by the prime minister for the duration of his administration. In addition, the prime minister is advised by the secretary of the Cabinet who from 1983 until 2000 was also the head of the home civil service, and by the permanent secretary to the Treasury, supported by their respective staffs.

In the matter of honours the prime minister is advised by an Honours Scrutiny Committee. The prime minister is advised by the appointments secretary on the appointment of life peers, privy counsellors and on honours recommendations. The prime minister is also advised by the appointments secretary on many civil and ecclesiastical appointments which remain expressions of the prerogative and are effected by royal warrant or by letters patent, on the award of civil list pensions, and on disbursements from sundry funds of a charitable nature.

4.2 The Records

This Policy covers the periods of office of six prime ministers from 1974 to 2000: Edward Heath(1970-1974), Harold Wilson's third administration(1974-1976), James Callaghan (1976-1979), Margaret Thatcher (1979-1990), John Major (1990-1997) and Tony Blair (1997-2000).

Throughout this period the structure of the records series in the prime minister's office has remained substantially the same. For the period of tenure of each prime minister there has been a main series of general correspondence arranged by subjects. The files in this main series will be selected for permanent preservation, except:

. Those which consist of papers circulated for the information of the prime minister or his close staff (such as Cabinet committee papers, Foreign and Commonwealth Office prints, which would be on the files of those departments) and to which nothing of substance was added

. Speeches

. Formal messages to other heads of state, which will be preserved on Foreign and Commonwealth Office files and

. Other purely routine material

The selected files will include those containing briefs for the prime minister in his capacity as chairman of Cabinet and of Cabinet committees (see also section 5.2, below).

The honours and appointments file series includes papers relating to honours, crown and other appointments. Files on the honours lists rarely contain anything not subsequently published in government gazettes.

Files selected for preservation from the honours and appointments series will be only those few which reflect changes of function, controversy, or honours which were not gazetted, or which are considered to be of historical value.

5 The Cabinet

5.1 Introduction

The central purpose of the Cabinet Office during the period covered by this Operational Selection Policy was to support collective Cabinet responsibility for government policy. The secretary of the Cabinet, assisted by the Cabinet secretariats, is responsible for arranging the business of the Cabinet, Cabinet committees and Cabinet official committees and for promptly recording and circulating the decisions taken so that responsibility for subsequent action is clearly understood.

The secretary of the Cabinet is also responsible for:

i. Advice to the prime minister and, as appropriate, his ministerial colleagues on matters to do with the management of the government collectively including constitutional matters, propriety issues, the machinery of government, honours, and the conduct of government during elections

ii. The co-ordination of the work of the intelligence agencies, for which he is the accounting officer

The secretary of the Cabinet has held the post of head of the home civil service since 1983. In the period 1979-1983 the secretary of the Cabinet was joint head of the home civil service, with the permanent secretary, Civil Service Department. The records of the management and supervision of the civil service are dealt with in a separate Operational Selection Policy, OSP24, Records Relating to the Machinery of Government and the Management of the Civil Service, 1974-2000.

5.2 The Records of the Secretary of the Cabinet and the Cabinet Secretariats

One record set of all Cabinet and Cabinet committee (including the Joint Intelligence Committee - see 5.4, below) minutes, conclusions and memoranda has customarily been bound for the Cabinet Office Confidential Library. All volumes of this set will be preserved. As the preparation and distribution of Cabinet and Cabinet committee papers is converted to an electronic process arrangements will be made for a full set of the definitive electronic records to be preserved.

The notebooks of the secretary of the Cabinet will be selected.

In addition between 1966 and 1991 two series of files - subject files and committee files - were maintained in the secretariat. The subject series files substantially reflect the work of the Cabinet secretariats, as well as some purely domestic Cabinet Office management matters. Secretariat subject files deal with issues which are of direct concern to one or more individual departments and their ministers and it is assumed that the records of those departments will be the principal source for study of the development of law and policy. Cabinet Office secretariat subject files will be selected only when they demonstrate material and sustained Cabinet Office involvement.

The committee (C) files provide i) details of the establishment, composition and terms of reference, ii) briefs for the chairmen, and iii) some information on the committee subject matter. Category i) is very largely duplicated in the Confidential Library bound volumes and so will not be selected. Category ii) exists in only a few instances: briefs for the prime minister as chairman of the Cabinet or of ministerial committees are preserved on the Prime Minister's Office files (the PREM series) and so the Cabinet Office copies will not be selected. However briefs prepared for other ministers as Cabinet committee chairmen, where they survive in the Cabinet Office files, will be preserved. Category iii) is much more variable and some files may overlap with those in the subject series referred to above. They range from purely administrative papers of only ephemeral significance to policy material that will qualify for selection if not replicated in other preserved records.

5. 3 The Leaders of the Houses

The leaders are responsible for the arrangement of both government business and non-government business, in each House. Ministerial salaries legislation makes no provision for these posts; however they are usually held in common with one of the non-departmental ministerial posts: (Lord) President of the Council, Lord Privy Seal, Chancellor of the Duchy of Lancaster, Paymaster General, or Minister Without Portfolio. During the period of this Operational Selection Policy these posts have generally been supported by the Civil Service Department and its successors or by the Cabinet Office.

The leaders records may be seen as reflecting two different (although closely related) functions: procedural issues concerning the members of the House individually or as a body, irrespective of party; and the government's Parliamentary business. In both of these functions the leaders work closely with the whips (see 5.5 below). The records of the leaders' involvement in procedural issues are generally either very short-term in nature, or reflected in the printed proceedings of Parliament, or both, and no or very few files will be selected for permanent preservation. The records concerning the government's Parliamentary programme consist almost entirely of inter-ministerial correspondence with the ministers with primary policy responsibility; as such it comprises duplicate material and will not be selected for preservation.

This approach to appraisal and acquisition of the records has been agreed between the House of Lords Record Office and the National Archives.

5.4 The Records of the Lord Privy Seal

The Office of the Keeper of the Privy Seal was abolished in 1884, since when the ministerial post of Lord Privy Seal has been available to the prime minister to dispose of to meet political requirements of the day. During most of the period covered by this Operational Selection Policy the Lord Privy Seal was in addition Leader of the House of Lords.

5.5 The Records of the Chief Whip's Office

Under UK constitutional convention an administration is formed from members of the House of Commons and the House of Lords. Theoretical distinction between the legislature and the executive is elided at this conjuncture: ministers are members of both, and the Cabinet Office and ministers' departmental staffs support them in Parliament so far as this is required to achieve the government's business programme. The merging of the legislative and executive roles is clearly apparent in the operation of the Parliamentary whipping system. The achievement of a government's business programme depends at various stages on the government securing majorities in divisions or votes in the Houses of Parliament. It is the task of the government whips in the Lords and the Commons to achieve the largest possible votes for the government at these divisions. The Chief Whip's Office is staffed and financed by the Cabinet Office.

The government chief whip receives a minister's salary as parliamentary secretary to the Treasury; the assistant whips are also paid and rank as ministers. Since 1965 the Chief Opposition Whip and since 1972 not more than two Assistant Opposition Whips have been paid out of the Consolidated Fund. The government and opposition whips are also frequently the channel of negotiation between the political parties represented in Parliament, for matters which require two- or three-party or more agreement. These discussions are sometimes referred to as 'the usual channels' or 'arrangements behind the Speaker's Chair'.

The Government Chief Whip works very closely with the Leaders of the Houses, and the records are similar in their concerns with procedures of the respective Houses, and with the principal policy departments sponsoring legislation. Records of the Commons Chief Whip's Office will be selected for preservation only if they reflect high profile or controversial aspects of the management of governments' business programmes, or high profile or controversial negotiations between two or more of the parliamentary parties.

5.6 The Records of the Ceremonial Branch

Within the government honours policy is deliberated by the Official Committee on Honours, Decorations and Medals, which was supported by the Ceremonial Branch. Originally formed in 1937 as the Ceremonial Branch of the Treasury, it passed to the Cabinet Office in 1992. Although it was renamed as a Secretariat in 2000 the form branch is used throughout this Operational Selection Policy. All the records of the Committee, and other Ceremonial Branch policy records on the drafting of related documents (eg statutes and royal warrants), determining the conditions of eligibility for, and general administration of the orders of chivalry, decorations and other medals will be preserved.

Ceremonial Branch also supported the Political Honours Scrutiny Committee. The meetings of the Committee are informal and no minutes are taken so there are no records available for selection.

5. 7 The Records of the Central Intelligence Machinery

The main instrument for advising on priorities for intelligence gathering and for assessing its results is the Joint Intelligence Committee (JIC). The JIC both tasks and represents the departmental intelligence branches and the security and intelligence agencies - the Secret Intelligence Service, Government Communications Headquarters and the Security Service. In 1957, reflecting the broadened scope and role of intelligence, the JIC was brought within the Cabinet Office. In 1968 the post of Intelligence Co-ordinator was created and an Assessments Staff was established to co-ordinate and prepare papers to be discussed by the JIC. In addition Cabinet Office staff support the Ministerial and the Permanent Secretaries' committees on the intelligence services within the Cabinet committee structure, all the records of which are preserved within the Confidential Library series (see section 5.2, above).

All the formal records of the JIC will be selected for permanent preservation.

The records of the Security Service are covered in OSP 8; the records of Government Communications Headquarters are covered in OSP 28. The records of the Secret Intelligence Service will be addressed in a future Operational Selection Policy.

5. 8 The Records of other Cabinet Office Functions

Within the period of this Operational Selection Policy additional responsibilities associated ministerially or officially with the Cabinet Office have included, for examples: the co-ordination of social services, initially led by the Lord President of the Council in Harold Wilson's administration but reporting to the Secretary of State for Social Security in the Heath government (The National Archives reference - CAB 152); the negotiation of entry into the EEC, led by the Lord Privy Seal(CAB 170); civil science policy(CAB 168 and 178); the Central Policy Review Staff(CAB 184); the (Renton) committee on statute law revision and public bill procedure, reporting to the Lord President(CAB 135); policy for the electronic delivery of public services, led by the Chancellor of the Duchy of Lancaster (CAB 172); constitutional issues; many and varied domestic machinery of government issues; public service issues wider than the civil service; standards of service by public authorities: standards of conduct in public life; open government issues; the role of women; the professionalization of the government statistical service; and government computing policy.

Where records of short- or medium-term responsibilities were created in and have been retained within the Cabinet Office all principal policy papers will be selected for permanent preservation.

5. 9 The Official History Programme

The Cabinet Office has managed the Government's Official History Programme since 1939. In 1966, the programme was extended by the prime minister to include histories of peacetime events. Official histories utilise inter alia the closed records of government departments. The programme is overseen by a Cabinet committee, and a standing cross party group of privy counsellors who ratify choices of topics for the official history programme and authorise access to records of administrations of different political parties. The secretary of the Cabinet reports on all aspects of the programme to the prime minister who appoints the official historians. Day-to-day responsibility rests with the head of the Cabinet Office Historical and Records Section, reporting to the Cabinet secretary.

The minutes and papers of the Cabinet committees which have had oversight of the programme will all be preserved within the Confidential Library series (see 5.2 above). The principal files on the management of the programme and of individual histories will also be selected (CAB 103). The histories themselves are designed to be published and will not therefore be selected for preservation as records.

6 Ministers and their Departments

6.1 Introduction

The constitutional conventions are that the senior members of the government individually receive their seals of office from the monarch, and are individually publicly accountable for the policies and work of their own departments. This public accountability is sustained in Parliament when in session through parliamentary questions and other Parliamentary debate procedures, through meetings and correspondence with MPs, interest groups, etc, and through other activities such as interviews in the media.

6.2 Ministers' Private Office Records

The National Archives together with the Cabinet Office has issued Guidance on the Management of Private Office Papers and this section gives the substance of that guidance as it will be applied to selection for permanent preservation.

Constituency and party political papers and those relating to ministers' personal interests which are handled by ministerial private offices are not deemed to be public records and this policy does not address them.

Papers in the following categories are likely to constitute public records:

. Letters/minutes from outside the department (from officials in other departments; from other ministers; from members of the public)

. Internal submissions from departmental policy areas

. Originals or copies of submissions which have been annotated by the minister, private secretaries' notes conveying the minister's views to policy areas and private secretaries notes of ministers' meetings and telephone conversations

. Information papers relating to a minister's portfolio

. Copies (and collections) of outgoing correspondence

. Papers received by and retained in the private office

. Ministers' official diaries and records of meetings with outside interest groups/lobbyists

. Ministers' notebooks

. Private secretaries' notebooks

Original submissions and other action papers, as annotated by the minister and or the permanent secretary, may be sent back to the policy branches to be placed on the appropriate registered files, or private offices may retain the top copies of papers and file them on their own series of registered subject files. Some papers received or authored within private offices will be inappropriate for any wider distribution at the time within the department. In all these cases the papers will be reviewed and selected or rejected for permanent preservation in accordance with the relevant subject or departmental Operational Selection Policies or other appraisal criteria agreed between The National Archives and the Department.

In the course of the 1990s the evidential records of ministers' actions were considered within the context of the review of standards in public life. As a result procedures for the retention of records of ministers' official engagements and meetings with outside interest groups were agreed and adopted, so that these could in future be given in evidence in the event of a public inquiry. However, these records will not be selected for preservation as they are unlikely to add anything material to other extant records, except in the rare instances where they have been adduced as evidence before formal inquiries.

6.3 Special Advisers Records

Depending on their roles the papers of special advisers may be filed among the records of departmental policy units or within ministers' private office records in which cases they will be reviewed in that context.

Papers of special advisers acting purely in a party capacity and which have been kept separately from departmental records are not public records and will not be selected for transfer to The National Archives.

6.4 Records of Ministerial Nominations and Appointments to Public Bodies

Over the period of this policy the patronage exercised by the prime minister, secretaries of state and other ministers has increasingly been subject to co-ordination by the Public Appointments Unit, initially (from 1977) within the Civil Service Department and from 1981 in the Cabinet Office. All Public Appointments Unit files on high profile or controversial appointments will be selected for permanent preservation.

6.5 Non-Departmental Ministers

Prime ministers may appoint non-departmental ministers to take responsibility for policy or strategy initiatives which do not fit easily into the existing distribution of departmental functions, or which are seen as requiring an immediate high profile government response. Typically such non-departmental ministers are any of Lord President of the Council (see also 2.3.2 above), Lord Privy Seal, Chancellor of the Duchy of Lancaster, Paymaster General, or Minister Without Portfolio. The posts of Leader of the House of Lords and Leader of the House of Commons have normally been held by two of the non-departmental ministers (see also 5.3 above).

Their offices are usually staffed by the Cabinet Office (or previously by the Civil Service Department, and the successor offices to the Civil Service Department). The records will be selected according to the same general principles as will be applied to the records of departmental ministers.

7 Judicial Review of Ministerial Decisions

7.1 Judicial Review within the English Legal System

The judges were traditionally reluctant to interfere in what they saw as the legitimate responsibilities of the executive. However, in the second half of the twentieth century and at an accelerating pace as a consequence, perhaps, of the accession by the UK to the UN Covenant on Civil and Political Rights in 1966, the judges' opinions (dicta) and judgements have been increasingly interventionist, quite frequently ruling unlawful decisions taken in departments at the level of the secretary of state.

The general principle of judicial review has now been incorporated in statute in the Supreme Court Act 1981. Although the case law and legal argument are subject to continual evolution Lord Diplock in 1985 identified three broad categories of challenge: illegality, irrationality and procedural impropriety.

7. 2 Judicial Review Records

Applications for judicial review must be by leave of the High Court. Judicial review cases in the Supreme Court Crown Office cases list will be reviewed on a file-by-file basis by the head clerk of the Crown Office. All files of cases in which decisions by ministers are set aside will be preserved.

8 Implementation

An implementation strategy for this Operational Selection Policy has been agreed by The National Archives with the relevant departments.

장관 개인사무실 기록관리 지침

내각 사무처, 2004년 6월

개요

1. 개인기록물 관리지침은 "장관들"(Ministers)에 관한 것으로, 사무차관(Permanent Secretary) 사무실의 기록물에도 적용된다. 본 지침은 2001년 4월 처음으로 발행된 이후, 다양한 항목의 개인사무실 기록물과 관련된 기존의 지침을 확대하는 역할을 했다.(예: '장관 규범 및 내각 문서관리관 핸드북'의 지침) 본 지침은 기존 지침을 보완하는 것으로, 기존 지침을 대체하기 위한 것은 아니다.

2. 기존 지침은 주로 기록물의 취급 방법에 초점을 두었다. 그러나 본 지침은 기록물의 생산에 초점을 두고 있다. 즉, 책임감을 확보하고, 결정 내용을 명확하게 전파하여 후속 조치를 이끌어내며, 관련 정보를 전달하기 위해서, 어떠한 내용이 기록되어야 하는가에 관한 지침이 추가되었다.

기록물을 생산해야 하는 행사

3. 개인사무실은 자문을 구하기 위한 문서, 보고문서, 후속 조치를 위해 다른 이들에 의해 생산되어 장관에게 제출된 통신문 및 의뢰 문서 등 다양한 문서를 다룬다. 개인사무실은 이러한 문서에 대한 장관의 답변을 기록하고 이것이 감사 증적(audit trail)의 일부를 구성하도록 한다. 개인사무실에서 생산해야 할 기록물은 대체로 장관의 일상업무 수행과정에서 발생하는 공식적인 성격의 회의 및 전화 통화와 관련된 것이다. 일반적으로, 장관이 참석하는 경우, 공무원들이 참석하여 부처 또는 정부 정책에 관한 결정을 내리는 경우, 후속 조치가 필요한 경우, 참석하지 않은 이들의 업무에 도움이 되는 의견이 제시된 경우 등 모든 회의 및 행사에 관한 기록물을 생산해야 한다. 다음 리스트는 기록물을 생산해야 하는 경우의 사례이나, 기록을 요하는 모든 경우를 열거한 것은 아니다.

(i) 장관의 일지: 실제로 발생한 내용을 반영할 수 있도록, 하루의 마지막에 수정 작업을 거친다.

(ii) 공식 업무에 대한 장관의 의견과 결정사항을 보여주는, 정책 사안 등에 대한 (장관의) 반응

(iii) 중요한 쟁점에 관해 장관들 상호간, 장관과 공무원들, 공무원들 상호간에 개최한 회의

(iv) 공식적 성격의 전화 통화

(v) 다음을 포함한 외부 기구들과의 회의

a. 국내외 고위 인사

b. 로비 그룹

c. 의회 의원 (정당 차원의 회의 제외)

d. 다른 정부 부처

e. 민간 조직

기록물을 생산할 필요가 없는 행사

4. 전적으로 비공식적이거나 사회적 성격을 띤 회의일 경우, 기록물을 생산할 필요가 없다. 이러한 항목에는 다음이 포함된다.

(i) 장관 개인사무실 직원과의 정규 운영회의 (관례화된 일상적 회의).

(ii) 의회의 질의응답 및 토론과 관련한 브리핑 세션, 분과위원회 출석(appearance), 공식 연설 등

(iii) 정부부처 또는 정부정책 문제에 관한 공식토론은 아니지만, 장관이나 공무원이 아이디어 도출이나 급변하는 상황에 대응하기 위해서 비밀 공간을 이용하여 수행하는 전화 통화 또는 회의

(iv) 정당의 정치적 회의 및 전화 대화

(v) 즉각적 조치가 취해진 업무수행을 위한 회의 및 통화 내용으로서, 그 조치의 결과(예: 언론 담화문)가 기록이 되는 경우

(vi) 정책결정 없이 회의 개최 자체가 목적인 친선 방문 및 접대 행사

(vii) 주최측이 회의록을 작성하는 회의

(viii) 정책결정이 도출되지 않는 프레젠테이션 및 세미나

생산된 기록물의 관리

5. 개인사무실 기록관리 모범 절차에 꼭 필요한 사항은 다음과 같다

(i) 1958년과 1967년의 공공기록물법, 1998년 개인정보 보호법, 2000년 정보자유법(FOI), 2004년 환경정보 규정, 1988년 저작권․디자인․ 특허에 관한 법 등 유관 법령이나 법령 외부의 요건에 따라 정부 부처에 부과된 법정의무를 충족한다.

(ii) 각 부처가 질의에 대한 증거로 장관에게 원본문서 제출물을 생산할 수 있도록 하되, 장관이 논평을 한 경우 이를 첨부하고, 업무처리가 전자적으로 이루어지는 경우 장관의 의견을 기록한 노트를 생산하도록 한다. (장관이 의견을 첨부하지 않은 경우, 의견이 없었다는 사실을 기록)

(iii) 관련 정보의 확인과 검색을 용이하게 함으로써 소송 관련 위험 요소를 줄인다.

(iv) 설명책임성을 확보하고 감사 증적을 제공하여, 해당 정책영역에 대한 장관의 견해를 보정한다.

(v) 가치있는 정보자원을 보호한다.

6. 개인사무실에 보관되어 있는 기록물 대부분은 1958년과 1967년의 공공기록물법에 따른 공공기록물에 해당한다. 이러한 기록물에는 종이로 된 것뿐만 아니라 전자 문서, 비디오 클립, 사진, 지도 등 다른 유형의 기록물도 포함된다.

지침의 범위

7. 1단락에서 설명된 바와 같이, 개인사무실은 장관과 사무차관의 사무실로 정의된다. 그러나 여기에 제시된 기록물 관리지침이 다른 고위 공무원, 예를 들어 수석 의료담당관(Chief Medical Officer), 수석 간호담당관(Chief Nursing Officer), 수석 과학보좌관(Chief Scientific Adviser), 기관 대표, 지역 국장 등의 사무실 기록물에 적용못할 이유는 없다.

8. 특별보좌관의 기록물은 대체로 이 지침의 적용을 받지 않는다. 특별보좌관의 기록물이 정부부처 내 다른 영역에 존재하는 것과 동일하거나, 정당 또는 의회 업무와 관련된 것일 경우, 해당 기록물을 보존할 필요는 없다. 그러나 만약 특별 보좌관이 해당 부처 내에서 폭넓은 역할을 맡고 있는 경우, 정책이나 자문과 관련하여 해당 특별보좌관 사무실에서 생산된 기록물은 보존 한다.

개인사무실 기록물 관리의 목표

9. 기록관리 모범절차를 시행하는 목적은 다음과 같은 방식으로 기록물이 관리되도록 하기 위함이다.

(i) 기록물 필요 시 검색이 용이한 방식으로, (기록물은 단순히 업무에 대한 즉각적 이용만을 위해 존재하는 것은 아니다)

(ii) 부처 기록관리 담당자와 합의된 기간 동안,

(iii) 역사적 목적이나 연구 목적에 따라 기록물을 확인할 수 있는 방식으로,

(iv) (기록물이 생산된) 맥락 속에서

본 지침이 적용되는 기록물

10. 본 지침은 개인사무실에서 생산되어 개인사무실에 보관되거나 개인사무실을 통해 외부로 나가는 기록물, 해당 부처의 업무와 관련된 기록물, 공공기록물법에 의해 공공기록물로 정의된 기록물에 한해 적용된다. 다음 항목에 속하는 기록물은 공공기록물로 간주될 수 있다.

(i) 외부에서 해당 부처로 접수된 서신/의사록 (다른 부처의 공무원, 장관, 공공기관의 직원이 발송한 기록물)

(ii) 해당 부처 정책부서가 제출한 내부 의뢰 문서

(iii) 장관 회의와 전화통화에 대한 개인비서의 기록, 정책부서에 장관의 견해를 전달하는 개인비서의 기록, 장관 의견이 부기된 의뢰 문서의 원본 또는 사본

(iv) 장관의 서류철과 관련된 정보 문서

(v) 외부로 발송되는 통신문의 사본 및 전체 컬렉션

(vi) 해당 개인사무실이 단독으로 수신하여 보관하고 있는 모든 문서(12(i)-(viii) 참조)

(vii) 내각 문서 (내각 문서 관리관 핸드북에 따라 관리되는 문서)

(viii) 외부 이익집단/로비스트와의 회의 기록물과 장관의 공식 일지(12(i)-(ii) 참조)

(ix) 장관의 노트 (12(vii) 참조)

(x) 개인 비서의 노트 (12(vi) 참조)

11. 선거구와 정당의 정치적 문서 및 장관 개인사무실에서 관리하는 장관의 개인적 관심사와 관련된 문서는 공공기록물로 간주되지 않으며, 본 지침은 이러한 문서에 대해 다루지 않는다. 그러나 장관이 희망할 경우, 이러한 문서들은 별도로 보관하고 관리한다.

특수기록물(Special categories of records)

12. 개인사무실에서 관리하는 장관과 개인비서의 노트, 장관의 공식 일지, 외부 이익집단/로비스트와의 공식 회의, 개인비서의 기록, 개인사무실의 내부 문서, 참석하지 않은 초대장 등은 아래와 같이 관리한다.

(i) 장관의 공식 일지

장관의 공식일지는 공공기록물이다. 해당 개인사무실은 장관 하루 일정의 최종본을 전자 또는 종이 문서 형태로 관리하여, 연말이나 개인사무실과 부처 기록관리 담당관 합의한 시기에 부처 기록관리 담당관에게 이송해야 한다. 이는 1995년 9월 27일 버틀러(Robin Butler) 경이 번스(Terence Burns) 경에게 장관 일지와 관련하여 발송한 지침을 반영한 것이다 (부록 A 참조).

(ii) 외부 이익집단/로비스트와의 공식 회의에 관한 기록물

외부 이익집단과의 공식 회의에 관한 기본 사항이 담긴 기록물은 보존한다. 이는 '공직생활 규범에 관한 닐 위원회'(Neill Committee on Standards in Public Life)의 권장사항 27과 28을 반영한 것이다 (CM 4817, 12쪽). 이러한 기록물의 보존기간은 부처 기록관리 담당관과의 합의에 따른다.

(iii) 민감한 문서

개인사무실이 민감한 사안이 담긴 비주류(non-mainstream) 내부 문서를 미등록 파일에 보유하는 경우가 있다. 이러한 기록물 중 일부는 민감성 등의 이유로 인해 개인사무실 내에 보존되며, 상호 합의된 시기에 부처 기록관리 담당관에게 이송되어야 한다. 민감성 등의 이유로 인해 장관의 논평이 널리 회람되는 것이 부적절한 경우도 있는데 이런 경우, 개인사무실에 보관된 원본과 필요한 조치를 기록한 개인 비서의 기록이 정책부서 책임자에게 전달되어야 한다. 이 때, 개인비서의 기록은 날짜순으로 정리된 파일 형태로 개인사무실에 보관하다가 부처 기록관리 담당관에게 이송하며, 합의된 기간이 경과한 후 파기 한다.

(iv) 등록 파일

개인사무실이 등록 파일을 보존해야 하는 경우가 발생할 수 있다. 일례로, 해당 파일이 해당 부처의 직접 지원을 받는 주제가 아니고 정책부서의 다른 영역에 해당 파일이 보존되지 않는 경우, 해당 파일은 장관 개인사무실에 등록 파일로 보관되어야 한다.

(v) 참석하지 않은 초대장

장관이 참석하지 않은 초대장은 부처 기록관리 담당관과 합의한 기간 동안 보관하다가, 합의 기간이 경과한 후 파기 한다.

(vi) 개인비서의 노트

개인비서의 노트는 공공기록물이지만, 본질적으로 한시적인 성격을 가지며 중요한 이슈와 관련된 기록은 공식기록 생산의 기초가 될 수 있다는 점을 고려하여, 그 필요성이 소멸하거나 부처 기록관리 담당관과 합의된 기간이 경과한 후 파기할 수 있다. 그러나 개인비서의 노트가 보존되는 경우, 요청이 있을 경우 질의에 대한 증거로 제출할 수 있다. (이는 1997년 7월 23일, 버틀러 경이 번스 경에게 보낸 서신에 제시된 지침을 반영한 것이다.  부록A 참조)

(vii) 장관의 노트

장관의 노트가 존재할 경우, 이는 보존되어야 하며 장관 임기 마지막 시점에 부처 기록관리 담당관에게 이송해야 한다. 장관들은 자신의 노트가 공공기록물에 속하며 요청이 있을 경우 질의의 증거로 제출될 수 있다는 점을 인식해야 한다.(이는 1999년 12월 16일 윌슨 경이 턴불 경에게 보낸 서신에 제시된 지침을 반영한 것이다.  부록 A 참조).

(viii) 외부로 발송되는 통신문의 사본 및 컬렉션

외부로 발송되는 통신문의 사본은 부처 기록관리 담당관과 합의한 시점에 파기되어야 한다.

개인사무실 기록관리 모범 사례

13. 다음 모범 사례는 종이기반 기록관리체계를 가진 많은 정부 부처들에서 효과를 거둔 것으로, 모든 개인사무실이 이론적으로는 다음 모델 중 하나를 따를 것을 권장한다. 그러나 경우에 따라 각 개인사무실이 이 모델 중 하나를 선택하여 자체 업무의 필요에 따라 적절하게 변경하여 사용하는 것이 더 실용적일 수 있다. 단, 모델 채택에 대해 부처 기록관리담당관과 협의해야 한다.

14. 각 부처 내 전자기록관리시스템이 도입됨에 따라 감사 증적은 전자 양식과 종이 양식 모두를 포함하게 된다. 따라서 완료된 기록물은 두 요소 모두를 보유해야 한다.

모델 1

15. 다음 모델을 적용할 경우, 개인사무실은 대부분의 기록물을 부처 정책부서로 이송하게 된다. 이 모델은 해당 기록물의 접근성이 절실히 요구되지 않는 경우, 그리고 개인사무실 내 보존 공간이 크지 않은 경우에 적합하다. 이 모델을 이용할 경우, 특정 주제에 관한 모든 기록물이 함께 보관된다는 점을 확보할 수 있다. 이는 향후 역사학자와 연구자들이 이용할 만한 보존가치가 있는 기록물에 대해 적합한 모델이다.

전자 기록물 (세부지침의 이메일 관련 사항 참조)

(i) 개인사무실에 전자적으로 전달되었거나 전자적으로 회신이 이루어진 의뢰 문서에 대해 다음 중 하나의 조치가 취해져야 한다.

a. 부기된 내용을 스캔하여 전자적인 형식으로 회신하거나,

b. 장관이 해당 기록물에 대해 서면 또는 구두로 의견을 개진한 경우, 그 내용을 전자 형식으로 기록하여 첨부한다.

종이 기록물

(ii) 모든 의뢰 문서와 기타 시행문 원본은 장관의 논평(또는 개인비서의 기록)이 첨부된 형태로 정책부서로 이송하여 해당 등록파일에 보관 한다. 장관이 시행문 검토 시 논평을 하지 않은 경우, 장관 자신이 해당 문서 검토 사실을 입증하는 문구를 해당 문서에 표시하지 않았다면, "장관검토 완료"라는 문구를 추가하고 이에 대한 개인비서의 서명이 있어야 한다. 장관들은 향후 자신의 조치에 대해 책임을 질 수 있다는 사실을 인식하고 있어야 한다.

(iii) 필요한 경우, 참조의 편의를 위해 상기 문서 사본을 보관한다.

(iv) 사본을 보관하는 경우, 무기한 보존해서는 안 되며 다음 중 하나의 조치를 취해야 한다.

a. 행정부 개편에 따른 신임장관 개인사무실의 경우, 부처 기록관리 담당관과 합의한 기간이 경과한 후 파기한다. (이를 위해 부처 기록관리 담당관은 '폐기 스케줄'을 작성할 수 있다. 부록 B의 보기 참조).

b. 필요하면, 합의기간 경과 후 부처 기록관리 담당관에게 이송하여 파기하도록 한다.

(v) 어떤 주제는 한 사람의 장관만이 해당 기록물을 취급하는 경우가 있다. 이 경우, 해당 개인사무실은 자체 주제등록 파일을 보유하고, 합의기간 경과 후 부처 기록관리 담당관에게 이송 한다.

혼합 기록물

(vi) 종이기반 시스템과 전자기반 시스템이 혼재된 경우가 많다. 이메일로 전송된 의뢰 문서를 출력하여 장관에게 보고하고, 장관의 코멘트는 다시 이메일로 정책부서에 전달하는 경우가 여기에 해당한다. 이 경우 정책부서는 관련 전자문서를 종이로 출력하거나 종이문서를 스캔하여 보관함으로써 기록물이 연계될 수 있도록 해야 한다.

모델 2

16. 다음 모델은 장관이 기록물을 보다 가까운 곳에 보관하고자 하는 경우에 적합하다. 그러나 보존공간이 커야하고 파일유지 비용이 많이 소요된다. 이 모델을 채택할 경우, 개인사무실의 기록물관리 책임이 더 커진다.

전자기록물 (세부지침 이메일 관련 사항 참조)

(i) 특정 전자기록물에 대한 모든 논평 및 부기사항을 해당 정책부서로 이송하여 관련 기록물 전체가 함께 보존되도록 해야 한다

(ii) 개인사무실은 등록된 '원본' 주제 파일에 근거한 조치사항 관련 기록물이나 해당 전자 의뢰문서에 관한 논평을 보관해야 한다.

종이 기록물

(iii) 개인사무실은 문서 원본을 보관하고 자체 등록된 주제파일 시리즈에 편철한다. 장관이 시행문건을 검토하고 의견을 부기하지 않은 경우, 장관 자신이 해당 문서 검토 사실을 입증하는 문구를 해당 문서에 표시하지 않았다면, "장관검토 완료"라는 문구를 추가하고 개인비서가 서명해야 한다. 장관들은 향후 자신의 조치에 대해 책임을 질 수 있다는 사실을 인식하고 있어야 한다.

(iv) 개인사무실은 논평이 첨부된 의뢰문서 사본 또는 개인비서의 노트를, 의뢰 문서에 대한 회신내용과 후속조치 내용을 기록하는 정책부서에 전달한다.

(v) 행정부 개편에 따른 신임장관 개인사무실의 경우, 등록된 주제 파일은 합의된 시점에 부처 기록관리 담당관에게 이송해야 한다. 이 모델 하에서 개인사무실이 자체 문서를 파기하는 것은 적절하지 않다는 점을 인지해야 한다. 그 과정에서 중요한 문서가 폐기될 수 있기 때문이다. 부처 기록관리담당관과 그 산하 직원이 문서 파기를 담당해야 한다.

혼합 기록물

(vi) 종이기반 시스템과 전자기반 시스템이 혼합되는 경우가 많다. 이메일로 전송된 의뢰 문서를 인쇄하여 장관에게 보고하고, 장관의 의견이 다시 이메일로 정책부서에 전달되는 경우가 이에 해당한다. 이 경우 정책부서는 관련 전자문서를 출력하거나 종이문서를 스캔하여 보관함으로써 전체 기록물이 연계되도록 해야 한다.

결론 및 추가 지침

17. 개인사무실은 해당 부처 기록관리담당관과의 협의 하에, 위에서 제시된 모범 실천모델 중 하나를 이용하여 적절한 기록관리절차를 시행해야 한다. 부처 기록관리 담당관은 개인사무실 내 직원의 이동이 많다는 점을 고려하여, 정기적으로 특히 의회 휴회 중에 개인사무실에 본 지침을 회람시키도록 한다. 본 지침에서 다루어진 문제들에 관하여 추가 자문이 필요한 경우, 내각사무처 또는 국가기록원에 의뢰할 수 있다. 본 지침은 주기적으로 갱신된다.

18. 본 지침에서 다루어진 문제들과 관련이 있는 다른 지침에 대해서는 다음 사이트를 참조한다.

장관 규범 -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/propriety_and_ethics/ministers/ministerial_code/

장관의 여행 -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/propriety_and_ethics/ministers/ministers_travel.asp

선거 지침 -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/propriety_and_ethics/civil_service/election_guidance/

공직 지침 목록

http://www.cabinetoffice.gov.uk/conduct/

특별 보좌관 행동 규범 -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/propriety_and_ethics/special_advisers/code.asp

The National Archives

Guidance on the Management of Private Office Papers

Cabinet Office, June 2004

Introduction

This guidance on the management of private office records is drafted in terms of "Ministers" but also includes Permanent Secretaries' offices. The original version was issued in April 2001. It drew on and expanded existing guidance which related to various categories of private office records (for example in the Ministerial Code and the Cabinet Document Officer's (CDOs) Handbook). These notes supplement existing guidance; they are not intended to replace them.

2. The earlier guidance concentrated on the handling of records once they had been created. This note seeks to add further guidance on the creation of records, namely what needs to be recorded in order, for example, to ensure accountability, to communicate clear decisions for subsequent action, or to transmit relevant information.

Events which need to be recorded

3. In many instances Private offices will be dealing with correspondence and submissions which have been created by others and submitted to the Minister for advice, for briefing, or for action. It is necessary in these cases for the Private office to record by some means the Ministers response so that this becomes part of the audit trail. The records that need to be created by the Private office will largely be concerned with the meetings and telephone conversations of an official nature that take place during the normal course of a Minister's day. In general, records should be created of all meetings/events which take place with Ministers and/or officials present where decisions are taken on departmental or government policy and/or there is follow up action required, or where views are expressed which would be helpful to the work of those not present. Records should be created to cover the following - though the list is not exhaustive:

(i) Ministerial diaries: these should be corrected at the end of the day to reflect the actual appointments that took place and this should be the record that is retained

(ii) Responses to policy desks and others noting the Minister's views on, and/or decisions on official business

(iii) Meetings, concerning substantive issues, between:

. Ministers and other Ministers

. Ministers and officials

. Officials and other officials

(iv) Telephone conversations which are of an official nature

(v) Meetings with outside bodies including:

a. Dignitaries, foreign or otherwise

b. Lobby groups

c. MPs (other than party political)

d. Other government departments

e. Private sector organisations

Events which do not need to be recorded

4. In some instances meetings will be purely informal or will be of a social nature and no record needs to be created. This category will include the following:

(i) Regular management meetings with the Minister's Private office team -"prayers" type meetings

(ii) Briefing sessions, for example, in relation to Parliamentary Questions and debates, Select Committee appearances, official speeches etc

(iii) Telephone conversations or meetings that do not constitute a formal discussion on matters of departmental or government policy but which allow Ministers or officials a confidential space within which to develop ideas or respond to fast moving situations

(iv) Party political meetings and/or telephone conversations

(v) Meetings and/or telephone conversations to commission work which is actioned immediately so that, in effect, the result of the action (for example a Press statement) becomes the record

(vi) Goodwill visits/hospitality where no policy decisions arise and where the fact of the meeting taking place suffices

(vii) Meetings being minuted by the host

(viii) Presentations/seminars where no policy decisions arise

Managing the records once they have been created

5. Good records management procedures within Private offices are necessary to:

(i) Meet statutory obligations, placed upon government departments by the Public Records Acts 1958 and 1967 and other relevant statutory and non statutory requirements, including the Data Protection Act 1998, Freedom of Information (FOI) Act 2000, Environmental Information Regulations 2004 and the Copyright, Designs and Patents Act 1988

(ii) Enable departments to produce, as evidence to Inquiries, original paper submissions to Ministers, including any annotations they may have made or where business is transacted electronically, a note recording Ministers' comments (or lack of them)

(iii) Reduce the risks associated with litigation by making it easier to identify and retrieve relevant information

(iv) Ensure accountability and provide an audit trail, which relays the views of the Minister to the appropriate policy area

(v) Protect information which is a valuable resource

6. Most records held in Private offices are public records as defined by the Public Records Acts 1958 and 1967. Records can be in any format, not just paper, they can include, for example, electronic documents, video clips, photographs and maps.

Scope of Guidance

7. As described in paragraph 1, Private offices are here defined as comprising Ministers' and Permanent Secretaries' offices. However, there is no reason why the records management advice outlined here should not be applied in other offices of senior public servants, for example the Chief Medical Officer, the Chief Nursing Officer, the Chief Scientific Adviser, Agency Chief Executives and Regional Directors.

8. The records of Special Advisers are prima facie in a separate category. To the extent that their records only mirror those existing elsewhere in the department, or are concerned with party or parliamentary business, there is no reason to keep them. If, however, Special Advisers were to have a wider role in the department, only those records originating in a Special Advisers office relating to policy or presentational advice should be kept.

Aims of Good Records Management in Private Offices

9. The purpose of putting in place good records management procedures is to ensure that records are kept:

(i) In such a way that they can readily be retrieved when required (they do not just exist for immediate business use)

(ii) For a period agreed with the Departmental Records Officer (DRO)

(iii) In a way which allows records to be identified for historical and research purposes; and

(iv) In context

Records covered by the guidance

10. This guidance applies only to records which are created by, held in, or pass through Private offices and which relate to the work of the department, and which are defined as public records under the Public Records Acts. Those in the following categories are likely to constitute public records:

(i) Letters/minutes from outside the department (from officials in other departments; from Ministers; from members of the public)

(ii) Internal submissions from departmental policy areas

(iii) Originals or copies of submissions which have been annotated by the Minister; private secretaries' notes conveying Ministers' views/decisions to policy areas and private secretaries' notes of Ministers' meetings and telephone conversations

(iv) Information papers relating to a Minister's portfolio

(v) Copies (and collections) of outgoing correspondence

(vi) Any documents which may be received and dealt with exclusively by Private office (see paragraphs 12(i)-(viii))

(vii) Cabinet documents (which are managed in accordance with the CDOs Handbook)

(viii) Ministers' official diaries and records of meetings with outside interest groups/lobbyists (see paragraphs 12(i) - (ii))

(ix) Ministers' notebooks (see paragraph 12(vii))

(x) Private Secretaries' notebooks (see paragraph 12(vi))

11. Constituency and party political records and those relating to Ministers' personal interests which are handled by Ministerial Private offices are not deemed to be public records and therefore this guidance does not cover this group of records. They do, however, need to be kept and managed separately in accordance with Ministers' wishes.

Special categories of records

12. There are some categories of records such as Ministers' official diaries, records of formal meetings with outside interest groups/lobbyists, Private Secretaries' notes, exclusively internal Private office papers, declined invitations, Ministers' and Private Secretaries' notebooks which Private offices should manage, for example, as set out below:

(i) Ministers' official diaries: Ministers' official diaries are public records. The final version of each day's engagements must be preserved by the relevant private office either in electronic or paper form and passed to the DRO for safekeeping at the end of each year, or at other intervals agreed between the Private office and the DRO. This reflects the guidance issued by Sir Robin Butler in his letter of 27 September 1995 to Sir Terence Burns in respect of Ministers' diaries (see Annex A).

(ii) Records of formal meetings with outside interest groups/lobbyists: Records should be kept of the basic facts about formal meetings with outside interest groups. This is in accordance with the government's response to recommendations 27 and 28 of the Neill Committee on Standards in Public Life (CM 4817, page 12). A retention period for these records should be agreed with the DRO.

(iii) Sensitive papers: Some Private offices have sensitive non-mainstream internal papers on unregistered files, some of which, for a variety of reasons including sensitivity, will be kept within the Private office. These records should be passed to the DRO at a mutually agreed time. There may also be occasions where it is not appropriate, for instance for reasons of sensitivity, for the Minister's annotations to be given a wide circulation. In these circumstances a Private Secretary note should be sent to the policy desk recording any action that is needed and the original paper kept in the Private office. These should be kept on a file in date order and be passed to the DRO and subsequently destroyed after an agreed period.

(iv) Registered files: In some instances Ministers' offices may need to keep registered files if such files are not kept elsewhere in policy divisions, for example on subjects which are not directly supported by the Department.

(v) Declined invitations: Declined invitations should be kept for a period agreed with the DRO and then be destroyed.

(vi) Private Secretaries' notebooks: While Private Secretaries' notebooks are public records, they are essentially ephemeral in nature and may be destroyed when no longer needed, or after a period agreed with the DRO, the presumption being that the notes relating to substantive issues will be used as the basis for writing up a formal record. But if notebooks are retained, they are liable to be given in evidence to an Inquiry if so requested (this reflects the guidance issued by Sir Robin Butler in his letter of 23 July 1997 to Sir Terry Burns - see Annex A).

(vii) Ministers' notebooks: Where Ministers' notebooks do exist they should be retained, and transferred to the DRO at the end of the Minister's tenure. Ministers should be reminded that their notebooks are public records and they are liable to be given in evidence to an Inquiry if so requested (this reflects the guidance issued by Sir Richard Wilson in his letter of 16 December 1999 to Sir Andrew Turnbull - see Annex A).

(viii) Copies (and collections) of outgoing correspondence: Copies of outgoing correspondence should be destroyed at a time agreed with the DRO.

Best practice in managing Private Office records

13. The following best practice models have worked well in many departments with paper-based systems and it is recommended that all Private Offices should ideally follow one of these models. However, it may on occasion be more practical for Private Offices to adapt one of these models to their own business needs. The model adopted in each department should be agreed with the DRO.

14. With the introduction of Electronic Records Management (ERM) systems in departments the audit trail will comprise both electronic and paper elements. Where this is the case it is important to ensure that both components of the complete record are retained.

Model 1

15. The following model would result in the majority of records being sent back by Private offices to departmental policy areas and is appropriate when storage is at a premium and the records do not need to be kept close at hand. This ensures that all the records on a particular subject are filed together. This is an important consideration for historians and researchers in the future, should the files be deemed worthy of preservation.

Electronic records (see also e-mail guidance referred to under further guidance)

(i) Any submissions that are sent to Private offices in an electronic form and are returned electronically will either need to be:

a. Returned electronically with scanned annotations; or

b. Accompanied by an electronic note conveying for example any comments made by the Minister either written or oral to complete the record

Paper records

(ii) All original submissions and other action papers, as annotated by the Minister (or a Private Secretary note) should be sent back to the policy area to be placed on the appropriate registered file. In those instances where the Minister examines an action paper but makes no comment a note should be added that it has been "seen by the Minister" and the Private Secretary should sign to this effect, unless the Minister has initialled or marked the paper to indicate he or she has seen it. Ministers need to be sure that they can account for their actions and this may be assisted if Ministers were encouraged to annotate anything that they have read

(iii) Retain a copy of the above if required for ease of reference

(iv) Where copies are retained they should not be kept indefinitely. As they are copies they should either be:

a. Weeded and destroyed after a period agreed with the DRO; in the case of Ministerial Private offices at the latest on a change of Administration. (For this purpose the DRO might draw up what is known as a 'Disposal Schedule' an example of which is at Annex B); or be

b. Sent to the DRO after an agreed period to weed/dispose of as appropriate

(v) There may be some subjects which are dealt with solely by the Minister. In these cases it will be necessary for the Private offices to keep their own registered subject files. These should be passed to the DRO after an agreed time

Hybrid records

(vi) In many instances paper-based and electronic systems will be intertwined. Submissions may be transmitted by e-mail but then be printed off to be put to the Minister. The Minister's comments may be communicated back to the policy division by e-mail. In these circumstances the policy division must ensure that the whole record is brought together - either by printing to paper the relevant electronic components or by scanning the paper elements

Model 2

16. The following model is more appropriate where Ministers need to keep their records close at hand. It would, however, make more demands on storage space and would require resources to maintain the files. This model involves Private offices accepting a greater responsibility for their records.

Electronic records (see also e-mail guidance referred to under further guidance)

(i) It is necessary to ensure that any comments/annotations to an electronic record be conveyed back to the policy area so that they have a complete picture

(ii) Private offices will need to keep a record of any action flowing from, or any comments about, an electronic submission for their 'original' registered subject files

Paper records

(iii) Private offices retain the top copies of papers and these are filed on their own series of registered subject files. In those instances where the Minister examines an action paper but makes no comment a note should be added that it has been "seen by the Minister" and the Private Secretary should sign to this effect, unless the Minister has initialled or marked the paper to indicate he or she has seen it. Ministers need to be sure that they can account for their actions and this may be assisted if Ministers were encouraged to annotate anything that they have read

(iv) Private office should send a copy of the annotated submission or a Private Secretary note to the policy desk recording the response to the submission and any action that is needed

(v) Registered subject files should be passed into the keeping of the DRO at an agreed time; in the case of Ministerial Private offices at the latest on a change of Administration. It is important to note that under this model it is not appropriate for Private offices to weed/dispose of their papers, as important documents may be lost. The DRO and his/her staff should conduct any weeding or disposal of papers

Hybrid records

(vi) In many instances paper-based and electronic systems will be intertwined. Submissions may be transmitted by e-mail but then be printed off to be put to the Minister. The Minister's comments may be communicated back to the policy divison by e-mail. In these circumstances the policy division must ensure that the whole record is brought together - either by printing to paper the relevant electronic components or by scanning the paper elements.

Conclusion and Further Guidance

17. Private offices should ensure, in consultation with their DRO, that proper records management procedures are in place, by using one of the models of good practice outlined above. In recognition of the fast turnover of staff within Private Offices, DROs will be asked to circulate these guidance notes to their own Private Offices on a regular basis, preferably during Recess. If any further advice is required about matters covered in this guidance, this may be obtained from the Cabinet Office or The National Archives. The guidance will be updated at regular intervals.

18. Other related guidance on matters which are covered in these notes can be found in the:

Ministerial Code -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/propriety_and_ethics/ministers/ministerial_code/

Travel by Ministers -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/propriety_and_ethics/ministers/ministers_travel.asp

General Election Guidance -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/propriety_and_ethics/civil_service/election_guidance/

Directory of Civil Service Guidance -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/conduct/

Code of Conduct for Special Advisers -

http://www.cabinetoffice.gov.uk/propriety_and_ethics/special_advisers/code.asp

캐나다 국립 도서관 기록관

장관실 기록정보 관리 지침

이 매뉴얼은 서문과 제1부, 제2부 및 부록으로 구성되어 있으나, 장관실 기록관리와 연관되는 법규, 보존대상 기록물 선별, 및 처분방식을 다루고 있는 제1부만 번역하였음-역자 주

제1장 장관 기록

정의

캐나다 국립기록관법에서는 장관의 기록을 "장관의 직위를 보유하는 캐나다 추밀원 의원의 기록물로서 당해 직무수행과 관련된 기록물을 말하며, 개인적 또는 정치적 성격의 기록물이나 정부기록물을 제외한다"고 정의한다.

다시 말해서, 장관 기록이란 장관의 직무수행과 관련하여 장관실에서 생산된 기록물 중 다른 범주(개인이나 정치, 정부기관, 내각 문서)에는 해당되지 않는 정보를 말한다. 따라서 장관기록의 범주에는 아래 유형의 기록물이 포함 된다:

. 장관의 관할 부처나 기관에 위임되지 않고 장관이 직접 수행하는 공적인 문제와 관련하여 장관과 그 보좌관의 내부적 심의과정을 반영하는 기록.

. 장관의 직무수행 관련 기록물로서 소관 정부기관에서 생산된 후 장관이나 그 보좌관의 논평이 부기된 기록.

. 해당 기록물을 점유하고 있는 장관의 직무와 직결되는 정책문제에 관해 장관들이 주고받은 의사소통 기록.

. 수상, 추밀원 사무처, 타 부처 장관들 및 국회의원들이 장관의 직무와 관련하여 장관에게 보낸 서신.

. 장관의 현재 직무에는 속하지 않으나, 수상이 부여한 공식임무 수행과정에서 조직이나 업무의 신설이 예상되는 경우 당해 임무를 기록화한 기록.

. 장관직이나 장관의 의무에 직결되는 행정문제 관련 기록.

기관운영 관련(행정기록이 아닌)기록들은 각 장관직이나 기관마다 이질적이다. 그러므로 이러한 유형의 기록을 위한 주제분류 지침은 본 매뉴얼에 포함되지 않았다. 다만, 장관기록에 속하는 비행정 기록의 예들은 부록 D에 포함되어 있다. 행정적 성격의 장관기록에 대한 간략한 주제분류 지침은 부록 B를 참조한다.

"정부기관이 관할하는 기록정보에 대한 이용권"은 정보이용에 관한 법률에 따라 부여되는데, 장관기록의 정의를 볼 때 장관기록은 정보이용법의 적용을 받지 않는다. 물론, 정보이용 법률의 심의절차에서 특정 문서를 장관기록으로 분류한 것이 적절한가에 대한 문제제기는 있을 수 있다.

보관 장소

장관기록을 장관실의 다른 기록과 구분하여 관리하는 절차가 정립되어 있어야 한다. 이를 위해서는 장관기록 파일을 별도 시리즈로 생산하고 유지해야 한다.

이러한 파일시리즈에는 기관 등에서 생산된 기록물로서 당해 주제의 전체상을 이해하는 데 유용한 관련문서 사본을 포함할 수 있다. 사실 일부 정부기관에서는 장관과 차관이 어떤 기관기록을 복사하여 장관실에 보유할 것인지를 정하는 것이 관행이 되어 왔다. 사본을 장관기록에 포함하여 관리함으로써 이런 관행이 지속될 수 있다.

경우에 따라, 장관실과 정부기관이 해당기관의 특정 기록물 사본을 장관용으로 별도 유지하기로 합의할 수 있다(3장 참조).

퇴임시

퇴임시(8장) 캐나다 국립기록관법의 적용을 받는 장관기록은 국립기록관으로 지체없이 이관해야 한다.

장관실은 장관 임기 중 언제라도 국립기록관 수집부서와 협의하여 장관 기록을 이관할 수 있다. 장관이 당해 장관직을 떠나게 되면, 장관기록 관리 담당자는 기록관과 협의하여 해당 기록을 지체 없이 이관 한다.

이 때 장관기록 이용과 관련하여 장관과 국립기록관 간에 합의한 내용을 확인한다. 기관 기록물은 당해 정부기관의 통제를 받으므로 정보이용에 관한 법의 적용을 받지만, 장관기록 이용문제는 장관과 국립기록관 간의 합의에 따라 결정된다. 일반적으로 일정기간 동안 장관과 장관이 승인한 사람에게만 이용이 제한된다.

제2장 개인적․정치적 기록

정의

개인적․정치적 기록("개인기록"으로 불리기도 함)에는 일반적으로 다음 주제와 관련된 기록물이 포함된다:

- 하원의원으로서 장관의 선거구 업무와 역할

- 정당 정치문제(리더십, 정당조직, 간부회의 문제, 정치적 임명 등)

- 내각과 내각위원회의 협의내용(내각문서시스템에 속하는 문서 제외-4장 참조)

- 장관의 사생활과 개인 관심사.

부록 C는 개인적․정치적 기록의 전형적인 주제분류 계획을 제공한다. 이 범주에 속하는 문서의 여러 예는 부록 D에 포함되어 있다.

보관 장소

개인적․정치적 기록은 정보이용에 관한 법, 개인정보 보호법 또는 캐나다 국립기록관법의 기록관리 규정의 적용을 받지 않는다. 따라서 이런 기록물은 소장기록 관리를 별도로 한다.

퇴임시

장관의 개인적․정치적 기록은 장관 소유이므로 희망하는 대로 처분할 수 있다. 다행히, 많은 장관들은 수년에 걸쳐서 자신의 개인적․정치적 기록을 캐나다 국립기록관에 기증하기로 결정했다. 기록관은 이러한 기증을 계속 장려한다.

기록관은 기록물의 목록과 전자기록의 이용에 필요한 소프트웨어 등의 기증에 특히 많은 관심을 기울인다.

국립기록관으로의 기증여부를 즉시 결정할 수 없는 경우 보존가치가 있는 개인기록을 보존하기 위해 국립기록관 관할 무료 보안서고에 기록물을 임시보관 할  수 있다. 임시보관 기간 중 기록물은 장관 사유물로 간주된다.

장관이 임시보관소에 보관 중인 기록물을 국립보관소에 기증하려고 결정한다면  국가에게 역사적 가치가 큰 선물이 될 것이다. 기록관리 전문가들이 그 기록물을 검토하여, 보존 가치가 있는 기록은 정리와 기술 과정을 거쳐 최종적으로 일반에게 공개된다. 이 때 기록물 이용방식은 국립기록관장이 기증 장관과 협의하여 정한 이용규정에 따른다. (개인적․정치적 기록물에 캐나다 추밀원의 비밀에 관한 내용이 있을 경우, 전임 장관은 추밀원 의원으로서의 서약을 존중해야 하고 공직자 비밀준수법의 적용을 받는다.)

기록관 보존기록은 캐나다 국세청에 의해 문화재 증여물로 간주된다. 기증자는 국립기록관에 개인 및 정치적 기록을 기증할 때 세금공제를 받을 수 있다. (관련 정보는 캐나다 국세청 팜플렛 "기증물품" 113쪽에 포함되어 있다.)

제3장 기관 기록

정의

기관 기록이란 정부기관이 관할하는 기록으로서, 각 정부기관이 기록물에 대한 접근을 승인하거나 거부하고, 기록물 이용을 관리하며, 국립기록관장의 승인을 받아 기록물을 처분한다. 기관기록은 캐나다 국립기록관법, 개인정보 보호법 및 정보이용에 관한 법 규정의 적용을 받는다.

일반적으로 기관기록에 포함된 정보는 해당 정부부처나 기관에 위임된 사항과 관련된다. 기관기록은 기관의 지속적인 업무 - 즉, 기관의 정책, 프로그램, 활동 및 서비스-를 반영한다.

보관 장소

방대한 양의 기록정보는 대부분 정부기관에서 장관실로 흘러가는 경향이 있다; 해당 기관에 보존해야 하는 정보는 거의 -또는 전혀- 없다.

정부기관은 장관실로 보내는 관할 문서의 사본을 보유해야 한다. 일반적으로 사본은 생산부서나 차관실 또는 양자 모두와 관련된 장소에 보유한다. 이런 방식으로 차관은 기관이 개인정보보호 및 정보이용 법률에 따른 의무를 다하도록 하면서 소관 정보에 대한 통제력을 행사한다.

장관실은 정부기관으로부터 받은 문서들을 (A)기관으로 반환하거나, (B)장관기록에 추가하거나, (C)장관실과 기관이 합의한 경우, 기관기록사본철로 별도 보관할 수도 있다.

(A) 기관으로의 지속적인 반환

장관실에서 접수한 기록물 중 기관의 업무를 반영하고 해당 기관에서 생산한 기록물은 모두 기관으로 송부될 수 있다. 업무처리 과정에 송부될 수도 있고, 업무 사안이 완료되었을 때 또는 정보에 논평이 부기되었을 때 송부할 수도 있다.

이렇게 하면 장관실은 장관실 업무에 꼭 필요한 정보만을 보관하게 된다.

(B) 기관정보를 장관기록에 추가

장관기록 시리즈에는 장관의 직무에 속하면서 내각문서나 개인적․정치적 기록이 아닌 다양한 출처-기관 포함-의 자료가 포함될 수 있다.

장관기록 시리즈에 기관의 정보가 추가되면 장관기록 파일이 보다 유용하게 되는데, 특히 위기시나 기관의 보유기록을 이용할 수 없을 때 더욱 그렇다. 다만, 이러한 방식은 장관실이 유지하고 보관해야 하는 기록의 양을 증가시킨다.

(C) 특수한 기관기록 사본으로 보유.

이론적으로 볼 때, 기관이 소장하고 있는 정보는 장관실이 직무와 관련하여 정보를 필요로 할 때도 이용할 수 있다.

하지만 기관과 장관실 모두가 연관되는 사안과 관련한 신속한 정보이용을 위해 장관실은 일련의 기관기록 전체 또는 일부의 사본 소장을 원할 수도 있다. 이러한 기관기록이 장관실에 비치되어 있어도 관리권은 기관에게 있다.

이러한 방식이 어느 정도로 실행되는지는 장관의 업무 스타일이나, 장관에게 적시에 관련 정보를 제공할 수 있는 기관의 능력, 기관의 업무처리에 대한 장관의 참여방식 및 정도, 장관과 차관의 정보공유절차 등에 달려 있다.

퇴임 시

기관에 반환된 기록(위의 A 참조)은 기관의 정책 및 절차에 따라 기관 소장기록물에 통합된다. 기관의 소장기록물은, 결국, 국립기록관의 업무절차에 따라 처분일정이 정해진다.

장관기록의 일부(위의 A 참조)가 된 기관 자료는 장관기록의 일부로 국립기록관에 이관해야 한다.

장관실에 기관기록 사본 특별컬렉션(위의 C 참조)이 있을 경우 장관이 퇴임하거나 이임할 때 기관에 남겨두어야 한다. 이러한 컬렉션은 독립된 형태의 주요소장기록이 된다. 이 기록은, 하나의 세트로서, 장관이 관할 기관의 모든 활동과 관련해서 수행한 역할을 보여주므로  "일괄(en bloc)" 관리해야 한다. 그 후 이 기록 세트는 국립기록관이 제안하는 다음 조치에 따라 처분일정이 정해진다:

. 기관기록 사본 세트의 일반적인 보유 기간은 장관 퇴임 후 10년이다.

. 이 기록은 10년의 보유기간 동안 부처 관내에 보관될 수도 있고 국립기록관의 연방기록센터에 보관될 수 있다. 연방기록센터에서는 기관기록을 무단 접근으로부터 보호하므로, 당해 기록물은 관할기관의 공식허가를 받은 직원만이 이용할 수 있다.

. 관할기관의 차관은 전임 장관의 임기 동안 생산된 기록물의 이용에 관한 모든 협약이 준수되도록 할 책임을 진다.

. 이 기록은 보유기간이 만료되는 대로 국립기록관 역사자료부의 정부기록과로 이관된다.

. 개인 관련 정보는 개인정보보호법의 정책요건을 준수하여 관할기관이 처분한다.

제4장 내각 문서

정의

이 지침에서 "내각문서"란 추밀원 사무처가 내각문서 시스템에 속하는 것으로 지정한 기록을 말한다. 내각문서는 추밀원 사무처의 감독 하에 한정된 수의 허가된 인원들 -주로 장관과 그의 직속 자문들- 에게 회람시키는 문서로서, 추밀원 사무처의 통제를 받아 색깔로 암호화된 종이에 인쇄된다. 추밀원 사무처는 내각문서, 특히 활용이 종료되면 추밀원에 반환해야 하는 다음 문서의 처리지침을 제공한다.

. 내각 의제

. 내각 의사록

. 내각위원회 의제

. 내각위원회 의사록

. 내각위원회 보고서

. 내각에 보내온 비망록

. 법안 초안

. 내각결정 기록

모든 내각문서와 본 매뉴얼에 언급된 다른 세 가지 범주에 나타나는 일부 문서에는 캐나다 추밀원의 기밀사항이 포함된다. 그러므로 이 문서들은 정보이용과 개인정보 관련 법률의 적용을 받지 않는다. (정보이용법과 관련 법령들을 보면  "캐나다 추밀원 기밀사항"에 속하는 문서들의 목록을 알 수 있다.)

보관 장소

이런 문서들이 장관실에 있는 동안은 열람 사유가 분명하고 해당 문서에 적합한 수의 비밀취급인가를 소지한 자들만 이용할 수 있다. 이 문서들은 다른 기록물 세트와 통합해서는 안 된다. 발송했거나 접수했거나 반송된 내각문서의 제목과 일련번호는 다른 관련 정보와 함께 등록부에 유지되어야 한다. 이러한 문제에 관한 지침은 추밀원 핸드북「내각문서 관리와 처리 매뉴얼」을 참조한다.

퇴임시

내각문서시스템에 속한 문서는 20년이 경과될 때까지 정보이용에 관한 법이나 개인정보 보호법의 적용을 받지 않는다.

내각문서는 최종적으로는 추밀원에 의해 국립기록관으로 이관된다.

GUIDELINES FOR MANAGING RECORDED INFORMATION

IN A MINISTER'S OFFICE

Chapter 1 MINISTERIAL RECORDS

What They Are

A ministerial record is defined in the National Archives of Canada Act as "a record of a member of the Queen's Privy Council for Canada who holds the office of a Minister and that pertains to that office, other than a record that is of a personal or political nature or that is under the control of a government institution."

In other words, ministerial records can be visualized as the information slice in a minister's office that pertains to portfolio business but does not fit into any other category--personal or political, institutional, or cabinet papers. Thus, the ministerial records category may include the following types of records:

- records that reflect internal deliberations involving a minister and his or her exempt staff on official matters relating directly to the minister's portfolio that are not referred to the minister's department(s) or agency(ies);

- records dealing with portfolio business that originated in  the institution and were subsequently annotated by the minister or exempt staff;

- communications between ministers on policy matters directly relating to the portfolio of the minister in possession of the records;

- correspondence from the Prime Minister, the Privy Council Office, other ministers, and members of Parliament to the minister respecting his or her portfolio;

- records documenting official assignments from the Prime Minister which are outside of the minister's current portfolio but may be expected to lead to the creation of new institutions or additional responsibilities being assigned to existing institutions; and

- records concerning administrative matters that pertain only to the minister's duties or office.

Operational (non-administrative) records are unique to each portfolio or institution. Therefore, a subject classification guide for this type of record has not been included in this publication. However, examples of non-administrative documents belonging to the ministerial category are included in Appendix D.

See Appendix B for a brief subject classification guide for ministerial records of an administrative nature.

The definition of ministerial records excludes them from application of the Access to Information Act, which provides "a right of access to information in records under the control of a government institution." Whether a particular document has been appropriately placed in the ministerial records category might, of course, be challenged under review procedures of Access to Information legislation.

Where to Keep Them

A procedure must be in place to ensure that ministerial records are kept distinct from other types of records in the minister's office. This can be accomplished by creating and  aintaining a separate series of ministerial records files.

This series of files may include copies of relevant documents from institutional and other sources that help to present a complete picture of the subject concerned. In fact, it has been the custom in some government institutions for the minister and the deputy head to decide which institutional records should be copied for retention in the minister's office. This practice may continue with photocopies now forming part of the ministerial records set.

In special circumstances, the minister's office and the institution may agree to maintain a distinct set of copies of institutional records for the minister (see Chapter 3).

When You Are Through

At time of disposition (Chapter 8), ministerial records, being subject to the National Archives of Canada Act, must be transferred directly to the National Archivist.

The minister's office may contact the Manuscript Division of the National Archives to transfer ministerial records at any time during the minister's tenure. When the minister ceases to hold the portfolio in question, the minister's staff member responsible for ministerial records contacts the Archives in order to effect the immediate transfer of these records.

An agreement between the minister and the National Archivist covering access to ministerial records will be confirmed at this time. While institutional records are under the control of a government institution and are therefore subject to Access to Information legislation, access to ministerial records is determined through an agreement between a minister and the National Archivist. Generally, access would be limited for a specified period to the minister and to persons authorized by the minister.

Chapter 2 PERSONAL OR POLITICAL RECORDS

What They Are

Personal or political records (sometimes called "personal papers") typically include subjects that relate to:

- the minister's constituency business and role as a Member of Parliament;

- party political matters (such as leadership, party organization, caucus affairs, and political appointments);

- deliberations of Cabinet and its committees (other than documents that belong in the Cabinet Paper System--see Chapter 4); and

- the private life and personal interests of the minister.

Appendix C provides a model subject classification plan for personal or political records. Several illustrations of documents belonging to the personal or political category are included in Appendix D.

Where to Keep Them

Personal or political records are not subject to the Access to Information Act, the Privacy Act, or the records disposition provisions of the National Archives of Canada Act. They require their own separate holding.

When You Are Through

Personal or political records of ministers are theirs to dispose of as they wish. Fortunately, many ministers have, over the years, chosen to donate personal or political records to the National Archives of Canada. The Archives continues to encourage these donations.

The Archives is particularly interested in donations which include indexes to the records, and the software necessary to access electronic data processing (EDP) records which may be included.

In order to preserve personal papers of archival value in cases where a decision to donate to the National Archives can not be made immediately, records may be placed on temporary deposit in complimentary security storage at the Archives. The records remain the minister's property while on deposit.

Should ministers decide to donate the records on deposit to the National Archives, they will be making a gift to the nation of great historical value. Their records will be examined by professional archivists, and those records of archival value will be arranged, described and eventually made available to the public, in accordance with access provisions that are determined by the National Archivist in consultation with the donating minister. (Concerning confidences of the Queen's Privy Council for Canada that may be found among personal or political records, former ministers are bound to respect their oath as Privy Councillors and remain subject to the Official Secrets Act.)

Archival records are considered by Revenue Canada Taxation as gifts of cultural property. Donors may be eligible for tax credits when they make donations of personal or political records to the National Archives. (General information is contained in Revenue Canada's pamphlet P-113, "Gifts in Kind.")

Chapter 3 INSTITUTIONAL RECORDS

What They Are

Institutional records are records under the control of the government institution that is authorized to grant or deny access to the records, to govern their use, and, subject to the approval of the National Archivist, to dispose of them. They are subject to the provisions of the National Archives of Canada Act, the Privacy Act and the Access to Information Act.

In general, the information in institutional records pertains to the mandate of a government department or agency. They reflect the continuing business of the institution: its policies, programs, activities and services.

Where to Keep Them

Large volumes of recorded information tend to flow from a government institution to its minister's office; but little of it- -or none at all--needs to stay there.

The government institution must retain a copy of any document under its control that it sends to the minister's office.

Generally, the copy will appear in a holding associated with the office of origin, with the office of the deputy head, or both. In this fashion, the deputy head maintains control of the information that pertains to the institution, allowing the institution to carry out its responsibilities with respect to legislation like Access and Privacy.

The minister's office may (A) constantly return such documents to the institution; (B) add them to the set of ministerial records; or (C) keep them in a special set of copies of institutional records, where this has been arranged with the institution.

(A) Constant return to the institution

All records received in a minister's office that reflect institutional business and that originate within the institution or elsewhere may be sent to the institution either during the transaction of business, when an item of business has been completed, or when the information has been noted.

This practice encourages the minister's office to store only such information as is truly important to its operations.

(B) Add institutional information to ministerial records

The ministerial records series may contain material from various sources, including the institution, that pertains to the minister's portfolio responsibilities, and is neither a Cabinet paper nor a personal or political record.

Adding information from the institution to this series may make ministerial records files more useful, especially in a crisis and when the institution's holdings are inaccessible. On the other hand, it increases the volume of records that the minister's office must maintain and protect.

(C) Keep special set of copies of institutional records

Ideally, the information holdings that serve the institution can also meet the portfolio-related information needs of the minister's office.

However, for quick reference to those official matters in which both the institution and the minister's office are involved, the minister's office may wish to maintain a complete or partial set of copies of institutional records. Although this set may be located in the minister's office, it remains under institutional control.

To what extent this practice is followed will depend on the minister's managerial style, the institution's ability to provide the minister with relevant information in a timely manner, the nature and degree of the minister's involvement in transacting the institution's business, and the information-sharing procedures agreed upon by the minister and the deputy head.

When You Are Through

Records returned to the institution (see A above) are incorporated into its information holdings in accordance with the institution's policies and procedures. Eventually the institution's holdings are scheduled for disposition in accordance with National Archives' procedures.

Material from the institution that became part of the set of ministerial records (see B above) must be transferred, as part of that set, to the National Archives.

If there is a special collection of copies of institutional records in the minister's office (see C above), it must remain with the institution when the minister leaves or changes office.

Such a collection constitutes a significant separate holding. The records are to be retained "en bloc" since, as a set, they may indicate the part the minister played in relation

to all the activities of his or her institutions. This set is then scheduled for disposition in accordance with the following practices suggested by the National Archives:

- the usual retention period for the set of copies of institutional records is 10 years after the minister leaves that office;

- the records can be stored on departmental premises or in a Federal Records Centre of the National Archives for any portion of the 10-year period. The Centres protect institutional records from unauthorized access; records are only made available to staff who have the official permission of the controlling institution;

- the deputy head of the controlling institution is responsible for ensuring that all conventions are observed concerning access to records created during a previous minister's term of office;

- the records are transferred to the Government Archives Division of the Historical Resources Branch (National Archives) on expiry of the retention period; and

- personal information is disposed of by the controlling institution in accordance with the policy requirements of the Privacy Act.

Chapter 4 CABINET DOCUMENTS

What They Are

"Cabinet documents," for the purposes of this text, are records designated by the Privy Council Office (PCO) as belonging to the Cabinet Paper System. They are printed by the Privy Council Office on controlled, colour-coded paper for circulation under that Office's supervision to a limited number of authorized recipients, mainly ministers and their immediate advisers. The Privy Council Office provides guidance respecting the handling of Cabinet documents, particularly the following documents which must be returned to the PCO when they are no longer needed:

. Cabinet agendas

. Cabinet minutes

. Cabinet committee agendas

. Cabinet committee minutes

. Cabinet committee reports

. memoranda to the Cabinet

. draft bills

. records of Cabinet decisions

All Cabinet documents (and some documents found in the other three categories referred to in these Guidelines) contain confidences of the Queen's Privy Council for Canada. Therefore, they are excluded from Access to Information and Privacy legislation. (The

Access Act and related legislation list documents that fall within the broad group referred to as "confidences of the Queen's Privy Council for Canada.")

Where to Keep Them

While in the minister's office, such documents are to be available only to those persons who need to have access to them and have a current security clearance at the appropriate level. They must not be combined with any other set of records. The title and serial number of Cabinet documents sent, received, and returned must be maintained in a register along with other pertinent information.

For guidance on these matters, refer to the PCO handbook Guidance Manual for the Control and Handling of Cabinet Documents.

When You Are Through

Documents belonging to the Cabinet Paper System are not subject to Access to Information or Privacy legislation until they are 20 years old.

Cabinet papers are eventually transferred by the PCO to the National Archives.

독일 비밀기록 관리 규정

「비밀의 물리적 조직적 보호를 위한 연방내무부 규정」(2006.3.31) 중 일부를 발췌 번역하였음 -역자 주

III. 비밀기록의 처분

표현 형식에 관계없이 비밀로 관리되어야 하는 모든 사실, 물건, 인식 등을 통칭하는 개념

제26조 비밀기록 처분의 기본원칙

(1) 3급 비밀 이상의 비밀기록은, 그 활용이 종료되면 생산기관에서 분리하여 이 규정 제27조 및 제28조에 따라 (영구)보존하거나 폐기 한다.

(2) 허가받은 암호화 자료(기기, 열쇠)는 연방정보보안국의 협력 하에 처분한다.

(3) 대외비 기록은 일반기록물처럼 연방기록물법에 따라 처분한다. 폐기에 대해서는 이 규정 제28조에서 다룬다.

(4) 향후 비밀이 아닌 영역에서 계속 사용될 장비를 처분할 때, 비휘발성 저장장치(예: 하드웨어)에 저장된 비밀기록은 이 규정 제28조에 따라 폐기한다.

제27조 비밀기록의 보존

(1) 연방 각 기관은 사안이 종료되고 이 조항 제3항에 해당하지 않는 비밀기록을 '연방기록원 비밀기록관으로의 비밀기록 이관지침" (비밀기록-이관지침, 첨부8 참조)에 따라 연방기록원(비밀기록관)으로 이관하여 영구보존하도록 한다.

(2) 연방정부 기록관리지침 제20조에 따라 연방기록원의 중간기록보존소를 이용하는 연방기관들은 지속적 활용이 종료된 비밀기록을 비밀기록-이관지침에 따라 연방기록원(비밀기록관)에 이관하여 보관하도록 한다.

(3) 1988년 1월 6일의 연방기록물법 제2조제3항(연방법전 I S. 62)에 따라 주립기록원의 관할 내에 있는 소속기관의 비밀기록은, 그 활용이 종료되면 해당 주립기록원(비밀기록관)으로 이관하여 영구보존 하도록 한다. 비밀기록-이관지침은 적절하게 적용한다. 비밀기록관이 없는 경우 해당 비밀기록은 비밀기록 보호기간이 만료될  때까지 해당 기관 내에 보관한다.

(4) 전자적으로 존재하는 비밀기록은 비밀기록 이관지침을 준용하여 연방기록원(3항의 경우, 해당 주립기록원)에 이관해야 한다. 기술적인 인계절차는 사전에 해당 기록원과 협의하여 정한다.

제28조 비밀기록의 폐기

(1) 관할 기록관에 이관하지 않는 비밀기록은, 그 내용을 식별할 수 없거나 식별 가능한 상태로 복원될 수 없도록 폐기해야 한다.

(2) 3급 이상의 비밀기록은 오직 서명권이 있는 해당 비밀기록 담당자의 지시 하에서만 폐기될 수 있다. 비밀기록 담당자는 해당 비밀기록의 무결성을 점검하고 합당한 권한이 있는 증인 1인이 배석한 가운데 폐기한다.

(3) 비밀기록을 폐기할 경우, 비밀기록 목록에 폐기 날짜, 폐기된 부분(해당 기록물 전체인지 일부인지, 1급 및 2급 비밀기록의 경우에는 문서등록 번호와 쪽수 기입), 그리고 폐기를 지시한 자의 이름을 기재하고, 폐기를 담당한 비밀기록 담당자와 증인의 서명을 받아둔다. 비밀기록을 폐기할 때에는 비밀기록 폐기보고서를 작성하고, 해당 비밀기록 폐기 담당자와 증인의 서명을 받아야 하며, 폐기보고서 번호를 통해 비밀기록 목록에서 폐기사실이 확인되도록 해야 한다.

(4) 1급 비밀기록 사이에 끼어있는 미확인 자료는 해당 비밀기록 관리기관이 생산자(사본의 경우 위임자, 복사물이나 인쇄물의 경우 감독자)의 감독 하에 폐기 한다. 2급 혹은 3급 비밀기록의 사이에 끼어있는 자료는, 해당 기관장이 달리 정하지 않는 한, 비밀기록 담당자에게 넘겨서 폐기하도록 하며, 생산자의 감독은 불필요하다.

(5) 데이터저장 매체에 저장된 비밀기록은 연방 정보보안국의 인가를 받은 제품을 이용하여 삭제한다. 인가받은 제품이 없으면 해당 제품이 준비될 때까지 안전한 삭제목적으로 개발된 일반 제품들을 사용할 수 있다. 전자적으로 안전한 삭제가 가능하지 않은 경우(예: 결함) 해당 데이터저장 매체를 물리적으로 파괴하여 저장되어 있던 정보가 재구성될 수 없도록 해야 한다.

Verschlusssachen-Anweisung

Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen(vom 31. März 2006)

III. Aussonderung von VS

§ 26 Grundsätze der Aussonderung von VS

(1) Nicht mehr benötigte VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS sind aus dem Bestand der Dienststelle zur Archivierung oder Vernichtung nach §§ 27 und 28 auszusondern.

(2) Zugelassenes Kryptomaterial(Geräte, Schlüssel) ist unter Mitwirkung des BSI auszusondern.

(3) Als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS werden wie nicht eingestuftes Material entsprechend dem Bundesarchivgesetz ausgesondert. Die Vernichtung erfolgt nach §28.

(4) Bei Aussonderung von Gerätschaft zur weiteren Verwendung außerhalb des VS-Bereichs sind VS auf enthaltenen nichtflüchtigen Speichern (z.B. Festplatten) entsprechend §28 zu vernichten.

§ 27 Archivierung von VS

(1) Die Stellen des Bundes bieten, soweit nicht Absatz 3 gilt, ihre nicht mehr benötigten VS dem Bundesarchiv(Geheimarchiv) gemäß der 'Richtlinie für die Abgabe von VS an das Geheimarchiv des Bundesarchivs" (VSArchivrichtlinie, Anlage 8) zur Archivierung an.

(2) Die Bundesbehörden, die das Zwischenarchiv des Bundesarchivs gemäß §20 der Registratur- richtlinie der Bundesregierung nutzen, sollen ihre nicht mehr laufend benötigten VS dem Bundesarchiv (Geheimarchiv) zur weiteren Aufbewahrung gemäß der VS-Archivrichtlinie übergeben.

(3) Nachgeordnete Stellen des Bundes mit regionaler Zuständigkeit, für deren Schriftgut ein Landesarchiv in Anwendung von §2 Abs.3 des Bundesarchivgesetzes vom 6. Januar 1988 (BGBl. I S. 62) in der jeweils geltenden Fassung zuständig ist, bieten ihre nicht mehr benötigten VS dem Landesarchiv (Geheimarchiv) zur Archivierung an. Die VS-Archivrichtlinie ist sinngemäß anzuwenden. Soweit kein Geheimarchiv besteht, sind die VS bis zur Aufhebung der VS-Einstufung bei der Stelle zu verwahren.

(4) Elektronisch vorliegende VS sind dem Bundesarchiv - in Fällen des Absatzes 3 dem zuständigen Landesarchiv - in entsprechender Anwendung der VS-Archivrichtlinie zur Übernahme anzubieten. Das technische Verfahren der Übergabe ist zuvor mit dem Archiv abzusprechen.

§ 28 Vernichtung von VS

(1) VS, die das zuständige Archiv nicht übernimmt, sind zu vernichten. VS sind so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann.

(2) VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS dürfen nur auf Weisung eines zeichnungs- befugten VS Bearbeiters vernichtet werden. Der zuständige VS-Verwalter prüft diese VS auf Vollständigkeit und vernichtet sie in Gegenwart eines entsprechend ermächtigten Zeugen.

(3) Im VS-Bestandsverzeichnis ist zu vermerken, an welchem Tag welche VS oder welche Teile davon vernichtet wurden (bei STRENG GEHEIM und GEHEIM mit Angabe der Ausfertigungsnummer und Seitenzahl) und wer die Weisung zur Vernichtung erteilt hat. Der Vermerk ist vom ausführenden VS-Verwaltungspersonal und vom Zeugen zu unterschreiben. Wird über die Vernichtung der VS ein VS-Vernichtungsprotokoll gefertigt, so genügt es, wenn dies vom VS-Verwalter und vom Zeugen unterschrieben und unter Angabe der laufenden Nummer des Vernichtungsprotokolls im VS-Bestandsverzeichnis darauf verwiesen wird.

(4) Zwischenmaterial von STRENG GEHEIM eingestuften VS, das nicht nachgewiesen ist, ist durch die zuständige VS-Verwaltung unter Aufsicht des Herstellers (bei Abschriften des Auftraggebers, bei Ablichtungen/Abdrucken der überwachenden Person) zu vernichten. Zwischenmaterial von GEHEIM oder VSVERTRAULICH eingestuften VS ist, soweit von der Dienststellenleitung nichts anderes bestimmt ist, der zuständigen VS-Verwaltung zur Vernichtung zu übergeben; einer Aufsicht bedarf es nicht.

(5) VS auf Datenträgern sind mittels vom BSI dafür zugelassener Produkte zu löschen. Sofern keine zugelassenen Produkte verfügbar sind, können bis zu deren Bereitstellung handelsübliche, für den Zweck der sicheren Löschung entwickelte Produkte verwendet werden. Ist die sichere Löschung elektronisch nicht möglich (z.B. wegen Defekts), so sind die Datenträger physikalisch so zu zerstören, dass eine Rekonstruktion der enthaltenen Information nicht möglich ist.

비밀관리 훈령에 대한 첨부 5

비밀 관련 기록화(Dokumentation) 지침

1. 각 기관의 직원들은 회보, 명령, 기관별 비밀기록 업무지침 등 비밀 관련 규정들은 항상 쉽게 이용할 수 있어야 한다.

2. 비밀 취급 기관은 이 지침 및 비밀관리 훈령 제4조제3항, 제18조제1항, 제25조를 준수하도록 하는 기관별 비밀보호계획을 수립해야 한다. 3급 이상 비밀기록의 취급사례가 많지 않은 기관에서는 비밀보호계획 혹은 해당 내용을 다른 업무규정이나 계획에 포함할 수 있다(예: 정보기술 보안계획).

3. 비밀관리 훈령 제10조에 따른 비밀 취급인가자 목록을 작성한다.

4. 보안관련 기록화,

4.1 위치정보, 비밀기록 보안서고, 비밀기록 금고, 비밀기록 운반함, 비밀기록 열쇠함, 비밀기록 폐기기계 등의 수와 이용자, 앞의 설비들에 딸린 비상열쇠나 비밀번호 보관 장소, 비상 시 관리자 및 접근 가능한 사람의 이름 등을 목록으로 작성

4.2 경비상황 및 기술적 감시현황 기록: 출입문 개폐, 대기, 정비담당자 등에 대한 규정을 포함한 경보시설 투입 영역

4.3 보안영역, 도청방지, 보호공간 등의 위치도와 그에 대한 출입규정

4.4 검열 실행 후 다음을 증명할 것

4.4.1 비밀 취급권한 및 비밀보호 관련 업무행위에 대한 허가가 그 지정된 범위에 있어서 필수불가결한가

4.4.2 비밀 취급인가자 혹은 비밀보호 관련된 업무행위 인가자에 대한 검증이 충분히 이행되었는가, 그리고 자신들이 엄수해야 할 비밀보호 규정들의 내용을 숙지하고 있는가

4.4.3 비밀의 발행, 표시, 증명, 보관, 전달 등에 있어서 비밀관리 훈령이 준수되고 있는가, 그리고 활용이 종료된 비밀기록이 비밀관리 훈령 제26조에 따라 분리하여 관리 되는가

4.4.4 '필요만큼 앎"의 기본원칙이 실무에서 엄수되고 있는가

5. 정보화기술 관련 문서화

5.1 연방정보보안국 표준 제100-2조와 제100-3조에 기록된 처리방법에 입각한 비밀보호계획 수립

5.2 비밀기록에 사용되는 하드웨어, 소프트웨어, 데이터 전송 매체 등 정보화 기술 및 정보기술 보안기능 이용현황에 대한 개관

5.3 이용권 및 점유권에 대한 문서화

5.4 분리 및 해제에 대한 문서화

5.5 검열 실행 후 다음 사항을 증명할 것

5.5.1 정보화기술 보안요소가 규정대로 투입, 대기, 관리되는지 여부.

5.5.2 점유권 허용 양식 및 정보화시스템 운용의 적절성, 신원확인 및 인증 수단이 규정에 적합하게 보호받고 있는지 여부.

5.5.3 불법 접근이나 점유시도 및 통제 여부

5.5.4 비밀기록 관련 자료에 대한 부당 점유 여부

6. 보안상 문제발생 보고와 비밀보호 침해 상황 및 조치 결과에 대한 기록

Anlage 5 zur VS-Anweisung

Hinweise zur VS-Dokumentation

1. Die VS-Vorschriften einschließlich Rundschreiben, Erlasse und behördeneigene VS-Dienstanweisungen müssen den Mitarbeitern der Dienststelle jederzeit auf einfache Weise zugänglich sein.

2. In Dienststellen, die mit VS arbeiten, ist ein auf die Dienststelle bezogenes Geheimschutzkonzept zu erstellen, in dem die Informationen und vorgesehenen Maßnahmen entsprechend den nachfolgenden Absätzen dieser Anlage sowie insbesondere sonstige nach § 4 Abs. 3, § 18 Abs. 1 und § 25 der VS-Anweisung dokumentiert sind. In Dienststellen mit geringem Aufkommen an VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS können das Geheimschutzkonzept oder dessen Teile in anderen Dienst vorschriften oder Konzepten enthalten sein oder auf diese verweisen (z.B. IT-Sicherheitskonzept).

3. Liste der nach § 10 der VS-Anweisung zum Zugang zu VS ermächtigten oder zugelassenen Personen

4. VS-Sicherungsdokumentation,

4.1 Auflistung der Standorte, der Anzahl und der Benutzer von VS-Aktensicherungsräumen, VS-Verwahrgelassen, VS-Transportbehältern, VS-Schlüsselbehältern und VS-Vernichtungsgeräten, der Aufbewahrungsorte der jeweils dazugehörigen Reserveschlüssel und Zahlenkombinationen, sowie die Namen der Verwalter und der Zugangsmöglichkeiten in Notfällen,

4.2 Dokumentation der Bewachung und technischen Überwachung; Einsatzbereiche von Alarmanlagen einschließlich der Regelungen, wer sie scharf und unscharf schalten sowie warten und instand setzen darf,

4.3 Lagepläne und Zutrittsregelungen von Sicherheitsbereichen sowie von abhörgeschützten und abhörsicheren Räumen,

4.4 Nachweise über durchgeführte Kontrollen, ob

4.4.1 die Ermächtigungen zum Zugang zu VS und die Zulassungen für Tätigkeiten, die dem Geheimschutz unterliegen, im vorliegenden Umfang erforderlich sind,

4.4.2 die zum Zugang zu VS ermächtigten und die für eine Tätigkeit, die dem Geheimschutz unterliegt, zugelassenen Personen ausreichend überprüft und über die von ihnen zu beachtenden Geheimschutzbestimmungen unterrichtet sind,

4.4.3 die VS gemäß der VS-Anweisung hergestellt, vervielfältigt, gekennzeichnet, nachgewiesen, aufbewahrt und weitergegeben sowie nicht mehr benötigte VS gemäß §26 der VS-Anweisung aus dem Bestand der Dienststelle ausgesondert werden,

4.4.4 der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" in der Praxis beachtet wird

5. IT-spezifische Dokumentation

5.1 Erstellung eines Geheimschutzkonzeptes unter Beachtung der in den SI-Standards 100-2 und 100-3 beschriebenen Vorgehensweise

5.2 Übersicht über die für VS verwendete Hard- und Software, Datenträger sowie sonstige Informationstechnik und die genutzten IT-Sicherheitsfunktionen,

5.3 Dokumentation der Nutzungs - und Zugriffsrechte,

5.4 Dokumentation der Abnahme und Freigabe,

5.5 Nachweise über durchgeführte Kontrollen, ob

5.5.1 IT-Sicherheitskomponenten wie vorgesehen eingesetzt, gewartet und instand gesetzt werden,

5.5.2 Zugriffsrechte in der erteilten Form erforderlich sind, im IT-System korrekt zugewiesen sind und die Mittel zur Identifizierung und Authentisierung vorschrifts gemäß geschützt sind

5.5.3 unbefugte Zugangs - und Zugriffsversuche erfolgten und abgewiesen wurden und

5.5.4 Zugriffe auf VS-Daten offensichtlich ungerechtfertigt erfolgten.

6. Berichte über Sicherheitsvorkommnisse und Dokumentation von Sachverhalten, die den Geheimschutz beeinträchtigen sowie zu ergriffenen Maßnahmen und Ergebnissen.

비밀관리 훈령에 대한 첨부 6

비밀기록의 전달 및 발송에 대한 지침

주: 다음 지침은 문서중심으로 작성되었다. 다른 양식의 비밀기록에 대해서는 이에 준하는 보호조치들을 수립한다.

1. 동일건물 내, 또는 폐쇄된 건물 단지 내에서의 비밀기록 전달

1.1 동일 건물 내 또는 폐쇄된 건물 단지 내에서  3급 이상의 비밀기록은 직접 혹은 사환을 통해 전달한다; 이 경우 그 사실을 비밀기록 영수부에 기입하여 증명한다. 단, 3급 비밀기록을 특정부서 혹은 이에 상응하는 조직단위 내에서 주고받는 경우이거나 비밀관리부서로의 일상적 반환일 경우에는 영수부에 기재하지 않아도 된다.

1.2 2급으로 분류된 비밀기록들에 대하여 비밀보호위임자는 예외적으로 특수한 경우(비밀기록의 개수가 예외적으로 많거나 시간이 지체되어서는 안 되는 경우)이거나 비밀기록의 소재를 언제라도 확인할 수 있는 경우, 특정 부서 나 이에 상응하는 조직단위 내에서는 영수증 발급을 생략할 수 있다. 3급 비밀기록에 대해서는, 해당 기록의 수량이 특별히 많고 부서장이 동의할 경우 다른 부서로 전달할 경우에도 영수증 발급을 생략할 수 있다. 이 경우에는 비밀관리부서가 참관하도록 하고, 해당 비밀기록의 소재를 엄격히 통제하도록 한다.

1.3 동일한 장소 내에서 한 기관에 속하는 건물들 간에 2급 혹은 3급으로 분류된 비밀기록을 전달할 경우에는 직접 전달하거나 사환을 통해 전달한다.

1.4 대외비 기록은 비밀로 분류되지 않은 문건과 마찬가지로 영수증 없이 전달할 수 있다.

2. 사환을 통한 비밀기록의 전달

2.1. 1급 혹은 2급 비밀기록을 비밀기록 사환을 통해 전달할 경우 접착 가능한 서류철이나 봉투에 넣어 밀봉한다. 접착용 테이프 서류철 혹은 봉투에는 발송인 서명 옆에 다음과 같이 기재 한다.

"1급 비밀/2급 비밀  이 서류철(봉투)은

오직 _____ 혹은 1급 비밀/2급 비밀 문서에 대하여

권한부여가 된 대리인만 개봉할 수 있음!"

접착 서류철이나 봉투는 계수기구가 달린 밀봉된 비밀기록 운반함에 넣는다. 서류철과 봉투 각각에 대해 수령인을 지정한다. 계수기구가 달린 비밀기록 운반함이 없을 경우 이중포장을 하고 수령인의 주소와 업무영역을 표시하되 비밀등급은 기재하지 않는다.

2.2 발송인은 이에 필요한 사항을 비밀기록 영수부에 기재한다. 비밀기록 영수부는 비밀기록 사환에게 함께 전달한다. 발송인은 영수부가 신속하게 반환되었는지 그리고 해당 등록 사항이 완벽하고 주어진 시간 혹은 계수기구의 수치와 일치하는지 점검한다.

2.3 사환은 비밀기록을 즉각 전달하고 운송이 종료될 때까지 직접 보호한다. 1급 비밀기록을 즉각 전달하지 못할 경우에는 발송인 혹은 소관 비밀기록 관리부서에 전달하여 보관하도록 한다.

2.4 수령인은 비밀기록 이상 유무와 운반함의 암호 및 봉투 상태 등을 점검한 후 직접 개봉한다. 비밀기록 영수부의 기재내용을 참고하여 배달에 소요된 시간과 비밀기록 운반함의 계수기구를 점검한다. 해당날짜, 시간, 비밀기록 운반함 계수기구의 측정치를 비밀기록 영수부에 기재하고 해당 비밀기록을 영수한다.

2.5 3급 비밀기록들은 사환을 통한 경우 접착 서류철, 봉투 혹은 이에 준하는 포장을 하여 밀봉한다. 접착용 테이프 혹은 봉투에는 발송인의 서명 옆에 다음과 같이 기재 한다:

"3급 비밀 - 이 서류철(봉투)은 오직 _______ 혹은 3급 비밀 취급권한이 있는 그의 대리인만 개봉할 수 있음!"

이 경우 비밀기록 운반함은 필요하지 않다.

문서 전달 시 영수증이 생략된 경우 접착용 테이프에 발송 날짜, 시간을 보충 기입한다. 일반적인 경우에는 비밀관리 훈령 제21조 제2항에서 제4항까지의 내용을 따른다.

2.6. 3급 비밀 이상의 비밀기록을 발송할 경우 내부봉투에 '친전" 혹은 '기록관은 열지 말 것"이라고 기재하여, 해당 비밀기록이 수령인이나 그의 공식 대리인에게 첨부서와 함께 개봉되지 않은 상태로 전달되도록 한다. '필요만큼 앎"의 기본원칙이 요구되는 경우 해당 비밀기록이 일반 업무절차로 편입되지 않도록 한다. 이 경우 소관 비밀관리부(VS-Registratur)에는 비밀기록 첨부서와 서명된 비밀기록 수령증만 전달된다.

3. 비밀기록의 발송

3급 비밀 이상의 비밀기록이 하나의 건물단지에 속하지 않고 동떨어져 있는 건물로 전달(발송)되어야 할 경우 다음 규정들이 적용된다.

3.1. 1급 비밀기록은 비밀기록 특사를 통해 발송한다.

3.2 1급 혹은 2급 비밀기록을 수송하는 비밀기록 특사는 운전기사가 딸린 근무차량을 사용한다. 이것이 가능하지 않을 경우, 1급 비밀기록은 비밀기록 특사 2명이 함께 수송한다. 근거리 대중교통수단을 사용해야 할 경우, 1급 비밀기록은 어떤 경우에도 택시 이외의 교통수단은 피한다.

3.3 비밀기록 특사가 수송하는 경우 계수기기 잠금장치가 설치되어 있고 눈에 잘 띄지 않는 밀폐된 비밀기록 운반함을 사용하며 계수기기에는 담당기관 주소가 적힌 가려진 표식판을 단다.

3.4 비밀기록 특사는 비밀기록을 항시 직접 보호 한다. 해당 비밀기록을 직접 보호하지 못할 경우에는 비밀관리 훈령 제17조에 따라 보관한다. 이것이 불가능할 경우 안전한 보관을 위하여 파출소 내 밀폐공간에 보관 시킨다.

3.5 2급 혹은 3급 비밀기록의 경우 비밀기록 특사 혹은 사설 운송업체를 통하여 수송할 수 있다. 사설 운송업체를 이용할 경우 다음의 조건을 충족시켜야 한다:

1. 발송인:

a) 명확한 주소기입 및 튼튼한 포장

b) 평일 기준 익일 정오까지 배달할 수 있는 최종 가능 시점 발송

2. 사설 운송업체:

a) 물건 수거 시 평일을 기준으로 익일 정오까지 배달 보증

b) 수령 증명 및 발송 배달 증명

c) 물건 인수부터 인계까지 철저한 발송추적(DV) 프로그램

필요한 경우 어떠한 사설 운송업체가 제2호의 조건을 충족하는지 연방정보보안국이 안내한다.

3.6 대외비로 분류된 비밀기록의 경우 일반 발송이 가능하다.

4. 의회, 개인, 기업으로 비밀기록 발송·전달

4.1 연방하원, 연방 주의회로 비밀기록을 전달할 경우, 원칙적으로 관할 최고 연방기관이 독일 연방하원 혹은 주 의회 사무처의 비밀기록 관리부서로 보낸다.

4.2 비밀기록을 개인이나 기업에게 전달할 경우, 사전에 비밀기록 모든 부분들에 대한 등급분류가 필수적인지 재검토한다. 비밀기록 등급을 조정하는 것이 가능하고 타당하다면 그 등급을 조정한다.

4.3 대외비로 분류된 비밀기록의 경우에는 비밀기록-대외비-설명서" (첨부7)를 계약내용으로 포함시키거나 개인에 대해서는 해당 규정을 확인시키는 정도로만 처리해도 된다. 대외비로 분류된 비밀기록을 기업에 전달하기 전에 비밀기록의 등급분류가 반드시 유지되어야 하는지 검토한다.

4.4 3급 이상의 비밀기록을 기업에 전달하는 경우 비밀관리 훈령 제21조 4항을 적용한다.

4.5 개인이 비밀기록의 내용에 대해 알게 되는 것은 국가 차원의 이해관계(예: 국가공무 실행을 위한 경우)가 전제될 때이다. 3급 이상의 비밀기록이 관련된 경우, 당해 개인이 사전에 보안검열법과 보안검열의 실행을 위한 일반규정(보안검열법 제35조 참고)에 따라서 비밀관리 훈령의 관련 규정에 대해 통지를 받았는지, 그리고 비밀을 누설할 경우의 처벌사항 등 비밀유지에 관한 의무(견본 1) 및 권한에 대해 공식적으로 인지하고 있는지 확인한다.

필요한 경우 해당 기관의 규정에 대해 특별 보안규정이 발효할 수 있다. 비밀기록이 개인에게 전달되는 경우 사전에 비밀관리 훈령에 따른 비밀기록 보호 조치를 마련해야 한다(예: 비밀기록 보관소 임시 위탁).

5. 외국의 수령인에게 비밀기록 발송

5.1 3급 이상으로 분류된 비밀기록을 외국의 권한 있는 수령인에게 발송하는 경우 비밀기록은 외무부의 특사업무를 통해 독일 연방공화국의 소관 대사관으로 발송한다. 당해 대사관이 수령인이 아닌 경우, 대사관은 해당 비밀기록을 안전한 전달경로를 통해 수령인에게 전달해야 한다.

이 경우 특사 투입은 외무부 운영규정에 따른다(RES 21-23 Tz. 1.16.3). 기한이 정해진 비밀기록의 수송이 재외 대사관과 직접 관련이 없고 다른 기관의 업무와 관련되는 경우, 당해 업무를 주관하는 기관이 그 비용을 지불한다.

1급 비밀기록들은 추가 암호처리를 하거나 특사 두 명을 통해 운송시킨다. 민간 영역의 암호화는 외무부가 맡고 있으므로 발송기관 관할부서는 외무부로 연락한다.

5.2 대외비 비밀기록에 대해서는, 독일의 재외 대사관이 발송하거나 수령하는 경우 외무부 특사를 통해 발송하고, 외국의 다른 수령인에게 발송하는 경우 개인 운송업체를 통해 발송한다.

6. 발송 포장

6.1 3급 이상으로 분류된 비밀기록은 이중으로 포장하여 발송한다. 1급과 2급  비밀의 경우, 봉투에 하나 이상의 문건을 포함해서는 안 된다.

6.2 내부 봉투는, 연방정보보안국의 규정에 따라, 그 내용물을 파악할 수 있도록 만들어야 한다.

6.3 내부 봉투에는 다음 내용을 기재 한다:

1. 발신자, 수신자

2. '혹은 기관 내 대리인" 등이 첨가된 수령 권한자의 명칭

3. 비밀유지등급

4. 업무표식

6.4 배달되는 기록물이 특별한 근거에 의해 겉봉에 기재된 수령자에게만 취급권한이 부여되는 기록물일 경우 내부 봉투에 '친전"이라고 쓸 것

6.5 겉봉에는 문서 배달 시 필요한 사항 외에 내용에 대한 역추론이 가능하거나 특별취급 운송을 알리는 등의 다른 내용을 기재해서는 안 된다.

6.6 특사를 통한 운송은 1항에 대해 예외적으로 간단한 봉투에 포장하고 비밀유지등급의 약자 혹은 반출번호를 포함한 업무표식을 기재하고 발송한다. 전달 시 특사와 수령인에게 수령증을 받는다.

6.7 3급 이상으로 분류된 비밀기록을 사설 운송업체를 통해 발송할 경우 내부 봉투에 비밀기록 수령증을 첨부하여 수령인이 반송하도록 한다. 비밀기록 수령증이 기한 내에(일반적으로 1주일) 돌아오지 않는 경우 발송인은 독촉해야 한다.

6.8 발송 시 이에 해당하는 규정을 참고한다.

7. 비밀기록 운반함의 보관

비밀기록 운반함은 권한이 없는 자의 접근으로부터 보호되어야 한다. 비밀기록 관리자는 비밀기록 운반함이 사용된 후 즉각 비밀기록 기록소로 반송되도록 한다.

Anlage 6 zur VS-Anweisung

Hinweise zu Weitergabe und Versand von VS

Anmerkung: Die nachfolgenden Hinweise gelten vorzugsweise für Schriftgut. Bei anderen Darstellungsformen der VS sind vergleichbare Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

1. Weitergabe von VS innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe

1.1 Innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS von Hand zu Hand weiterzugeben oder durch Boten zu befördern; sie sind in einem VS-Quittungsbuch nachzuweisen. Von einer Quittungspflicht ausgenommen sind VS-VERTRAULICH eingestufte VS, die innerhalb von Referaten oder vergleichbaren Organisationseinheiten weitergegeben oder die täglich an die VS-Registratur zurückgegeben werden.

1.2 Bei GEHEIM eingestuften VS können die Geheimschutzbeauftragten ausnahmsweise zulassen, dass innerhalb bestimmter Referate oder vergleichbarer Organisationseinheiten eine Quittung entfällt, wenn besondere Umstände (außergewöhnlich große Anzahl dieser VS und unvertretbare Zeitverzögerungen) vorliegen und der aktuelle Verbleib der VS jederzeit feststellbar ist. VS-VERTRAULICH eingestufte VS können bei besonders großer Anzahl dieser VS mit Zustimmung der Dienststellenleitung auch an andere Organisationseinheiten ohne Quittung weitergegeben werden; bei Weitergabe soll die VS-Registratur beteiligt werden. Der Verbleib solcher VS ist verstärkt zu kontrollieren.

1.3 Innerhalb desselben Ortes können zwischen Gebäuden einer Dienststelle GEHEIM oder VS VERTRAULICH eingestufte VS von Hand zu Hand weitergegeben oder durch Boten befördert werden.

1.4 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS werden ohne Quittung weiter- gegeben und wie nicht eingestuftes Schriftgut befördert.

2. Weitergabe von VS durch Boten

2.1 STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte VS sind bei Beförderung durch VS-Boten in Klebemappen oder Umschlägen zu verschließen. Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift des Absenders die Aufschrift tragen:

'STRENG GEHEIM/GEHEIM - diese Mappe (dieser Umschlag) darf nur von .......................................oder

dem STRENG GEHEIM/GEHEIM ermächtigten Vertreter geöffnet werden!"

Die Klebemappen oder Umschläge sollen in verschlossenen VS-Transportbehältern mit Zählwerk befördert werden; die Mappen/Umschläge dürfen jeweils nur VS für einen Empfänger enthalten. Stehen VSTransportbehälter mit Zählwerk nicht zur Verfügung, so ist als Hülle ein zweiter Umschlag zu verwenden, auf dem die Anschrift des Empfängers und das Geschäftszeichen ohne den Geheimhaltungsgrad angegeben werden.

2.2 Der Absender hat die erforderlichen Eintragungen im VS-Quittungsbuch vorzunehmen. Das VS Quittungsbuch ist dem VS-Boten mitzugeben. Der Absender hat auf baldige Rückgabe des Quittungsbuches zu achten und die Eintragungen hinsichtlich der Vollständigkeit, der für die Beförderung benötigten Zeit und ggf. der Übereinstimmung der Zählwerknummern zu überprüfen.

2.3 Der Bote hat die VS unverzüglich zu befördern und bis zu ihrer Ablieferung im persönlichen Gewahrsam zu halten. Kann eine STRENG GEHEIM eingestufte VS nicht sofort zugestellt werden, so ist sie dem Absender oder der zuständigen VS-Registratur zur einstweiligen Verwahrung zurückzugeben.

2.4 Der Empfänger hat die Unversehrtheit und den Verschluss des VS-Transportbehälters bzw. Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Er überprüft anhand der Eintragungen im VS-Quittungsbuch die für die Beförderung benötigte Zeit sowie bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand. Er trägt das Datum, die Uhrzeit und bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand in das VS-Quittungsbuch ein und quittiert die VS.

2.5 VS-VERTRAULICH eingestufte VS sind bei Beförderung durch Boten in Klebemappen, Umschlägen oder anderer angemessener Verpackung zu verschließen. Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift des Absenders die Aufschrift tragen:

'VS-VERTRAULICH - Mappe (dieser Umschlag)

darf nur von ............................oder

dem VS-VERTRAULICH ermächtigten Vertreter geöffnet werden!"

Der Verwendung von VS-Transportbehältern bedarf es nicht.

Unterbleibt eine Quittung bei der Weitergabe, so ist der Klebestreifen durch das Datum und die Uhrzeit beim Absenden zu ergänzen. Im Übrigen gilt § 21 Abs. 2 bis 4 der VS-Anweisung entsprechend.

2.6 Sendungen mit VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS, die auf dem inneren Umschlag den Vermerk 'Persönlich" oder 'Nicht durch die Registratur zu öffnen" tragen, sind dem Empfänger oder ggf. dem Vertreter im Amt ungeöffnet mit einem VS-Begleitzettel zuzuleiten. Der Empfänger kann eine solche VS von der

Weitergabe in den Geschäftsgang ausschließen, wenn es der Grundsatz 'Kenntnis nur, wenn nötig" erfordert. In diesem Falle werden der zuständigen VS-Registratur nur der ausgefüllte VS-Begleitzettel und der unterschriebene VS-Empfangsschein zugeleitet.

3. Versand von VS

Bei Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS zwischen getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören (Versand), sind die nachfolgenden Vorschriften anzuwenden.

3.1 STRENG GEHEIM eingestufte VS sind durch VS-Kurier zu versenden.

3.2 VS-Kuriere, die STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte VS befördern, haben einen Dienstwagen mit Fahrer zu benutzen. Ist dies nicht möglich, so ist bei STRENG GEHEIM eingestuften VS ein zweiter VS-Kurier einzusetzen. Die Benutzung öffentlicher Nahverkehrsmittel außer Taxi ist möglichst, bei STRENG GEHEIM eingestuften VS ausnahmslos, zu vermeiden.

3.3 Für die Versendung durch VS-Kurier ist ein neutraler, verschlossener VS-Transportbehälter mit Zählwerkschloss, an dem ein verdecktes Schild mit Anschrift der Dienststelle angebracht ist, zu benutzen.

3.4 VS-Kuriere haben die VS ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten. Können mitgeführte VS nicht ständig in persönlichem Gewahrsam gehalten werden, sind sie nach § 17 der VS-Anweisung aufzubewahren. Ist dies nicht möglich, sind sie verschlossen einer Polizeidienststelle zur sicheren Aufbewahrung zu übergeben.

3.5 GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestufte VS können durch VS-Kurier oder private Zustelldienste befördert werden. Bei Nutzung eines privaten Zustelldienstes müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Beim Absender:

a) eindeutige Adressierung und zuverlässige Verpackung,

b) Absendung zum letztmöglichen Zeitpunkt für eine Zustellung bis zum Mittag des folgenden Arbeitstages.

2. Beim privaten Zustelldienst:

a) Abholung beim Absender mit Zustellungsgarantie bis zum Mittag des folgenden Arbeitstages,

b) Nachweis der Annahme und Auslieferung der Sendung,

c) lückenlose DV-gestützte Verfolgung der Sendungen von der Annahme bis zur Auslieferung.

Bei Bedarf erteilt das BSI Auskunft, welche privaten Zustelldienste die Voraussetzungen nach Nummer 2 erfüllen.

3.6 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS können als gewöhnliche Sendung befördert werden.

4. Versand oder Weitergabe von VS an Parlamente, Privatpersonen oder Unternehmen

4.1 VS, die dem Deutschen Bundestag oder dem Parlament eines Bundeslandes zugänglich gemacht werden sollen, sind von den obersten Bundesbehörden grundsätzlich der VS-Registratur der Verwaltung des Deutschen Bundestages bzw. des Landesparlamentes zur Registrierung zu übersenden.

4.2 Bevor VS an Privatpersonen oder Unternehmen weitergegeben werden, ist erneut zu prüfen, ob die VSEinstufung in allen Teilen erforderlich ist. Soweit möglich und zweckmäßig, ist eine differenzierte VS-Einstufung vorzunehmen.

4.3 Bei VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften VS genügt es, das VS-NfD-Merkblatt (Anlage 7) zum Vertragsbestandteil zu machen oder die Privatperson auf diese Bestimmungen hinzuweisen. Vor

Weitergabe von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften VS an ein Unternehmen ist zu prüfen, ob die VS-Einstufung zwingend beibehalten werden muss.

4.4 Für die Weitergabe von VS VERTRAULICH und höher eingestuften VS an Unternehmen gilt § 21 Abs. 4 der VS-Anweisung.

4.5 Privatpersonen dürfen Kenntnis von VS nur erhalten, wenn dies im staatlichen Interesse (z.B. zur Durchführung eines staatlichen Auftrags) erforderlich ist. Sie sind, wenn es sich um VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS handelt, zuvor gemäß dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz und den allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen (s. § 35 SÜG) zu überprüfen, über die in Betracht kommenden Vorschriften der VS-Anweisung zu unterrichten sowie unter Hinweis auf die Strafbarkeit der

Geheimnisverletzung förmlich zur Geheimhaltung zu verpflichten (Muster 1) und zu ermächtigen. Bei Bedarf können an die Stelle vorstehender Bestimmungen besondere Sicherheitsvorschriften treten. VS dürfen Privatpersonen erst dann übergeben werden, wenn Maßnahmen für den Schutz der VS unter sinngemäßer

Beachtung der VSA getroffen worden sind (Beispiel: Vorübergehende Überlassung eines VS-Verwahrgelasses).

5. Versand von VS an Empfänger im Ausland

5.1 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS an berechtigte Empfänger im Ausland sind durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes zur zuständigen Auslandsvertretung der Bundesrepublik Deutschland zu versenden; ist diese nicht selbst Empfänger, so ist sie um sichere Weiterleitung an den Empfänger zu ersuchen.

Hierbei ist die Geschäftsordnung des Auswärtigen Amtes für den Einsatz von Kurieren zu beachten (RES 21-23 Tz. 1.16.3). Soweit termingebundene VS-Transporte nicht direkt für die Auslandsvertretung bestimmt sind,

sondern im Interesse anderer Behörden erfolgen, muss die veranlassende Stelle die damit verbundenen Kosten übernehmen.

VS des Geheimhaltungsgrades STRENG GEHEIM sind zusätzlich zu verschlüsseln oder mit Doppelkurier zu befördern. Die Verschlüsselung für den zivilen Bereich übernimmt das Auswärtige Amt. Das versendende Ressort setzt sich deswegen mit dem Auswärtigen Amt in Verbindung.

5.2 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS von und zu deutschen Auslandsvertretungen sind ebenfalls durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes zu versenden. Sendungen an andere Empfänger im Ausland können mit einem privaten Zustelldienst versandt werden.

6. Verpackung für den Versand

6.1 VS-VERTRAULICH oder höher eingestuftes Schriftgut ist in doppeltem Umschlag zu versenden. Der Umschlag darf außer bei VS-VERTRAULICH nicht mehr als einen Vorgang enthalten.

6.2 Die inneren Umschläge müssen so beschaffen sein, dass sie nach Feststellung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik einen Zugriff auf den Inhalt erkennen lassen.

6.3 Der innere Umschlag ist mit folgenden Angaben zu versenden:

1. Empfänger und Absender,

2. Bezeichnung des Empfangsberechtigten mit dem Zusatz 'oder Vertreter im Amt (o.V.i.A.)",

3. Geheimhaltungsgrad und

4. Geschäftszeichen.

6.4 Sendungen, deren Inhalt aus besonderem Grund nur für den auf dem Umschlag bezeichneten Empfänger bestimmt ist, sind auf dem inneren Umschlag mit dem Zusatz 'Persönlich" zu versehen.

6.5 Der äußere Umschlag darf nur die für die Zustellung erforderlichen Angaben enthalten. Er darf keine Zusätze aufweisen, die Rückschluss auf den Inhalt zulassen oder auf eine Sonderbehandlung der Sendung hindeuten.

6.6 Kuriersendungen sind abweichend von Absatz 1 im einfachen Umschlag zu verpacken und mit dem Geschäftszeichen einschließlich des abgekürzten Geheimhaltungsgrades oder einer Ausgangsnummer zu versehen. Die Übergabe ist vom Kurier und vom Empfänger zu quittieren.

6.7 Beim Versand von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS über privaten Zustelldienst ist im inneren Umschlag ein ausgefüllter VS-Empfangsschein beizufügen, der vom Empfänger zurückzusenden ist.

Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel nach einer Woche) nicht ein, so hat der Absender den Schein anzumahnen.

6.8 Für den Versand von Paketen gelten die vorstehenden Bestimmungen entsprechend.

7. Aufbewahrung von VS-Transportbehältern

VS-Transportbehälter sind so aufzubewahren, dass sie Unbefugten nicht zugänglich sind. Der VS-Verwalter hat darauf zu achten, dass die VS-Transportbehälter nach Gebrauch unverzüglich an die VS-Registratur zurückgegeben werden.

비밀관리 훈령에 대한 첨부 8

연방기록원 비밀기록관으로의 비밀기록 이관 지침

제1조 총칙

(1) '연방 보존기록물의 보존 및 이용에 관한 법률(연방기록물법, BArchG,‘에 따라 독일연방공화국 보존기록물의 장기보존 및 이용은 연방기록원이 관할한다. 따라서 연방기록원 동의 없이 비밀기록을 폐기해서는 안 된다.

1988년 1월 6일 제정(BGBI, I S. 62), 2002년 6월 5일 최종 개정 (BGBI, I S. 1782)

(2) 비밀문서를 (생산기관) 비밀기록 관리부서(Geheimregistratur)에서 지나치게 장기보관 할 경우 일부 복구하기 어려운 보존상의 훼손이나 심하게는 분실을 초래할 수도 있다. 그러므로 활용이 종료되거나 활용빈도가 적은 비밀기록은 연방기록원 비밀기록관으로 적기 이관한다.

제2조 비밀기록관

연방기록원-중간기록보관소(St. Augustin)와 연방기록원-군사기록보관소(Freiburg)

(1) 연방기록원 비밀기록관은 행정활동상의 용도가 종료되었거나 활용 빈도가 적은 기록물 중 1급․2급․3급 및 대외비 등으로 분류된 비밀기록을 보관할 책임을 진다.

(2) 비밀기록관으로 이관할 때 기록물 보관단위(Aufbewahungseinheit, 예: 스테플러, 파일, 필름, 제본)가 온전하게 유지되도록 해야 하고, 정리 상태를 변경해서는 안 된다. (예: 문건분리 금지)

(3) 주소 및 자세한 안내사항은 '비밀기록의 처분 및 연방기록원 비밀기록관으로의 이관" 설명서를 참고한다. 이관 설명서와 이관목록 및 비밀해제 관련 문서양식은 연방기록원 웹 사이트에 게재되어 있다.

제3조 보존기간 및 비밀보호기간 책정

(1) 비밀기록 이관 전에 이관기관은 기록물 보관단위별로 보존기간 및 비밀보호기간 종료연도를 책정한다.

(2) 보존기간은 가능한 짧게, 비밀보호 기간에 상관없이 산출 한다. 기록관리지침 제19조를 적절하게 적용한다.

(3) 독일의 비밀기록에 있어서 비밀등급 해제 기한은 비밀관리 훈령 제9조 제1항에서 제4항에 따라 정한다.

(4) 연방기록원은 비밀등급 분류가 적절하지 않거나, 특히 보호기간을 지나치게 길게 책정한 경우 소관 최고 행정기관에 대해 등급분류 기준의 심사를 요청할 권리가 있다.

제4조 기록관에서의 비밀기록 관리

(1) 비밀기록관은 이관목록을 이용하여 인수기록물을 보관단위별로 확인한다.

(2) 이관기관의 요청이 있을 경우 비밀기록관은 해당 비밀기록을 다시 이관기관에 제공한다.

(3) 비밀기록을 봉인 등의 방법으로 특별 보안처리를 하지 않은 한, 비밀기록관은 이관된 비밀기록을 기록관 목적에 맞게 처리할 수 있다.

(4) 비밀이 해제되면 보존가치가 있는 문서들은 연방기록원 소장기록물로 인계하고, 보존가치가 없는 비밀기록은 보존기간 종료 후 폐기한다.

(5) 폐기 시에는 비밀관리 훈령 제27조제3항과 달리 이관목록에 기재한다. 비밀등급 해제는 비밀관리 훈령 제12조제3항과 달리 보관단위별로 식별되도록 처리한다.

주립기록원에 비밀기록관이 없어서 비밀기록을 생산기관이 보관할 경우에도, 폐기를 하고자 할 경우에는 이관목록에 기재하여 연방기록원에 통보해야 한다는 의미로 보임- 역자 주

제5조 제3자의 비밀기록 이용

(1) 연방기록원 비밀기록관에 보관된 비밀기록을 제3자가 이용할 경우 생산기관의 사전 동의가 필요하다. 비밀기록 이용사유가 공무상 필요나 공무상 이해관계에 따른 것이고, 이용자가 해당 비밀기록의 비밀유지 필요성에 합의하는 경우에만 생산기관의 동의를 득할 수 있다. 다른 기관의 비밀에 관한 사항인 경우, 기록물 이관기관은 사전에 해당 기관과 협의해야 한다.

(2) 제3자(예: 연구자)에 의한 비밀기록 이용을 허가하고자 할 경우, 먼저 해당 비밀기록의 공개 가능성을 검토한다. 제3자에게 제공된 비밀기록은 학술적 가치, 형평성의 원리, 이용결과의 검증가능성 등을 고려하여 공개 한다.

(3) 독일 연방기록물법 제5조제5항과 연방기관 공통 업무관리규정(GGO) 제39조의 규정이 이에 유효하다.

연방기록물 비공개기간(30년)의 단축 또는 연장에 관한 조항 - 역자 주

업무관리규정 제39조 (1) 생산 후 30년이 경과한 연방 각 부처의 기록물은 연방기록물법에 따라 제3자가 이용할 수 있다. (2) 생산 후 30년이 경과하지 않은 기록물에 대한 제3자의 이용은 원칙적으로 금지된다. 이에 대한 예외는 첨부4에서 정한다. 첨부4는 ‘생산 후 30년이 경과하지 않은 기록물 이용규정’ 으로서 이 자료집에 게재되어 있음 - 역자 주

제6조 부칙

(1) 업무분장의 변경으로 비밀기록관에 보관된 비밀기록의 소관부처가 변경될 경우 비밀기록관에 서면 통지한다. 기록관리지침 제23조에 따라 변경된 소관부처로 비밀기록물을 인계하기 전에, 기존의 소관부처는 비밀기록관에 이관할 비밀기록이 있는지 검토한다.

폐지기관 기록물의 이관 -역자 주

(2) 외무부와 국방부는 소관 영역에 대해 본 지침의 기본원칙에 준하여 독자적인 규정을 정할 수 있다.

Anlage 8 zur VS-Anweisung

Richtlinie für die Abgabe von Verschlusssachen an das

Geheimarchiv des Bundesarchivs (VS-Archivrichtlinie-VS-ArchR)

§1 Allgemeines / Grundlagen

(1) Nach dem 'Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz - BArchG)" ist das Archivgut des Bundes durch das Bundesarchiv auf Dauer zu sichern und nutzbar zu machen. Ohne Zustimmung des zuständigen Archivs dürfen VS daher nicht vernichtet werden.

Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz - BArchG) vom 6. Januar 1988 (BGBl. I S. 62), zuletzt geändert durch Gesetz zur Änderung des Bundesarchivgesetzes vom 5. Juni 2002 (BGBl. I S. 1782)

(2) Eine übermäßig lange Verwahrung von VS-eingestuften Unterlagen in den Geheimregistraturen kann zu teilweise irreparablen konservatorischen Schäden oder sogar zu Verlusten führen. Eine rechtzeitige Abgabe der nicht mehr oder nicht mehr laufend zur Aufgabenerfüllung benötigten VS an das Geheimarchiv des Bundesarchivs ist daher geboten.

§2 Geheimarchiv

Bundesarchiv-Zwischenarchiv, Bundesgrenzschutzstr. 100, 53757 St. Augustin und Bundesarchiv-Militärarchiv, 79024 Freiburg

(1) Das Geheimarchiv des Bundesarchivs hat die Aufgabe, STRENG GEHEIM, GEHEIM und VS-VERTRAULICH eingestufte VS, die für die Verwaltungsarbeit nicht mehr oder nicht mehr laufend benötigt werden, zu verwahren.

(2) An das Geheimarchiv sind vollständige Aufbewahrungseinheiten (z.B. Hefter, Steh- ordner, Filme oder Bänder) abzugeben. Der Ordnungszustand ist nicht zu verändern (z.B. keine Entnahme von Schriftstücken).

(3) Anschriften und nähere Hinweise enthält das Merkblatt 'Aussonderung von VS und deren Abgabe an das Geheimarchiv des Bundesarchivs". Das Merkblatt und die Vorlagen für das Abgabeverzeichnis sowie die Aufhebung der VS-Einstufung werden auf der Website des Bundesarchivs - www.bundesarchiv.de - vorgehalten.

§3 Festsetzung der Aufbewahrungsfrist und der Dauer der VS-Einstufung

(1) Vor einer Abgabe von VS hat die abgebende Stelle das Endjahr der Aufbewahrungs- frist und der VS-Einstufung je Aufbewahrungseinheit festzulegen.

(2) Die Aufbewahrungsfrist ist so kurz wie möglich und unabhängig vom Zeitraum der VS-Einstufung zu bemessen. §19 der Registraturrichtlinie ist entsprechend anzuwenden.

(3) Für deutsche VS bestimmt sich die Frist fur die Aufhebung der VS-Einstufung nach §9 Abs. 1 bis 4 VSA.

(4) Das Bundesarchiv hat das Recht, sich bei nicht gerechtfertigt erscheinenden, insbesondere überlangen Einstufungsfristen an die zuständige oberste Bundes- behörde mit der Bitte um überprüfung der Einstufungsbegründung zu wenden.

§ 4 Behandlung der VS im Archiv

(1) Das Geheimarchiv weist die übernommenen Aufbewahrungseinheiten anhand der Abgabeverzeichnisse nach.

(2) Auf Anforderung der abgebenden Stelle stellt das Geheimarchiv dieser die VS wieder zur Verfügung.

(3) Das Geheimarchiv kann die ihm übergebenen VS, soweit sie nicht versiegelt oder auf andere Weise besonders gesichert sind, für Archivzwecke bearbeiten.

(4) Nach Aufhebung der VS-Einstufung werden die archivwürdigen Unterlagen in die Archivbestände des Bundesarchivs übernommen. Nicht-archivwürdige VS werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet.

(5) Die Vernichtung wird abweichend von §27 Abs. 3 VSA im Abgabeverzeichnis nachgewiesen. Die Aufhebung der VS-Einstufung wird abweichend von §12 Abs. 3 VSA nur auf der Aufbewahrungseinheit kenntlich gemacht

§5 Nutzung der VS durch Dritte

(1) Die Nutzung von im Geheimarchiv des Bundesarchivs verwahrten VS durch Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung der abgebenden Stelle. Die Zustimmung ist nur zu erteilen, soweit die Nutzung amtlich veranlasst ist oder im amtlichen Interesse liegt und mit der Geheimhaltungsbedürftigkeit der VS vereinbar ist. Soweit Geheimschutzinteressen anderer Stellen berührt sind, hat die abgebende Stelle sich zuvor mit diesen abzustimmen.

(2) Vor einer Genehmigung der Nutzung von VS durch Dritte (z.B. Wissenschaftler) ist die Möglichkeit der Offenlegung dieser VS zu prüfen. VS, die Dritten zur Nutzung zur Verfügung gestellt worden sind, sollen im Interesse der Wissenschaftlichkeit, der Gleichbehandlung und der Nachprüfbarkeit der Ergebnisse einer Benutzung offen gelegt werden.

(3) Die Vorschriften von §5 Abs. 5 BArchG und §39 GGO gelten entsprechend.

§6 Schlussbestimmungen

(1) Dem Geheimarchiv ist der Wechsel der Zuständigkeit für im Geheimarchiv verwahrte VS infolge Aufgabenverlagerungen schriftlich mitzuteilen. Vor der Weitergabe von VS-Unterlagen an die nunmehr zuständige Stelle gemäß §23 RegR prüft die bislang zuständige Stelle, welche VS an das Geheimarchiv abgegeben werden können.

(2) Das Auswärtige Amt und das Bundesministerium der Verteidigung können für ihre Bereiche in Übereinstimmung mit den Grundsätzen dieser Richtlinie eigene Bestimmungen erlassen.

(비밀기록 이관지침 제2조제3항 관련)

연방기록원(B1 2051/1)	2005년 9월 16일

비밀기록의 처분 및

연방기록원 비밀기록관으로의 이관을 위한 설명서

I. 총칙

1. 비밀기록은 비밀관리 훈령 제26조 및 관련 첨부 8(비밀기록 이관지침)에 따라 처분한다.

2. 비밀기록관으로의 비밀기록 이관은 기록관리지침 제20조에 따른다. 이관목록 표지 및 기록물 목록은 첨부2와 첨부3의 양식을 다운로드하여 첨부한다.

3. 대외비 기록과 비밀등급이 해제된 문서들에 대해서는 비밀로 분류되지 않은 일반기록에 적용하는 규정을 따른다.

4. 보존기간이 만료된 비밀기록물 중 보존가치가 없는 비밀기록은 연방기록원의 서면동의를 얻어 해당 기관에서 폐기할 수 있다(기록관리지침 제22조 참조).

5. 기록물 처분에 관한 문제에 대해서는 St. Augustin 및 Freiburg 소재 비밀기록관 소장이나, Koblenz, Berlin, Freiburg의 아키비스트와 협의할 수 있다.

II. 기록물 처분을 위한 기술적 지침

1. 처분이 예정되어 있는 문서(보관단위별)는 관련 서식을 첨부하여 담당자에게 제출하는 것이 좋다. 서식에는 다음 사항을 기재 한다:

- 해당 문서철의 처분 여부 및 그 시점

- 해당 문서의 재검토 필요 여부 및 그 연도(보존기간)

- 비밀해제 예정 연도

2. 이관 시점에 이미 비밀이 해제되는 경우, 비밀해제 사실을 이관 문서철에 기재한다.(예시: 첨부 1) 이관은 공개문서 이관절차에 따른다.

3. 비밀기록은 비밀기록 생산부서에서 관리하던 질서대로 제공 및 인계해야 한다. 그러므로 일체의 재정리는 피한다. 개별문건을 문서철에서 빼내거나 문서 편철방식을 다른 방식으로 변경해서도 안 된다.

4. 이관목록(첨부3)에는 모든 문서들을 온전하고 정확하게 기록하여야 한다. 특히 문서번호와 내용정보 기재가 중요하며, 내용정보 기입 시 이관목록이 대외비 등급보다 높게 책정되지 않도록 해야 한다. 표지 부분(첨부2)은 신중하게 기재해야 이후 재검토가 용이하다.

5. 표지를 포함한 이관목록은 서면이나 전자 형식으로 연방기록원에 제출한다. 비밀기록관은 이관목록에 기록관 등록번호를 기재한 후 그 사본을 생산기관에 송부한다.

6. 비밀기록관이 기록물을 이관 받은 후 수행하게 될 기록관리 업무 처리를 위해 (생산기관에서 활용하던) 비밀기록 분류표(Aktenplan)와 비밀문서철 목록 - 문건별 비밀기록 현황 (예: 비밀문서 수발부)이 아니라- 또한  연방기록원에 제공 한다.

III. 세부사항

1. 공개기록의 경우와 같이, 원칙적으로 동일한 사안은 문서생산 과정에 맞게 사안철(Sachakten)에 편철 한다; 기록관리지침의 관련규정과 '문서관리 권장지침"의 설명을 참고한다. 문서생산 단계에서 하나의 문서철로 편철하라는 권고가 없는 한, 생산기관이 다양하고 문서의 양이 방대한 경우 기록물처리의 편의를 위해 분철할 수 있다.

2. 문서생산기관과 연방기록원은 비밀기록 중간 자료와 기술적 설비(예: 기술모델) 외에 특정 비밀기록군을 생산기관 책임 하에 직접 폐기하도록 합의할 수 있다. 이러한 기록물군에 대해서는 처분 및 평가현황을 종합적으로 작성한다. 의문이 있을 경우(예: 문서의 양이 방대하여 처분이 지연되고 있는 경우) 연방기록원의 담당 아키비스트가 예비평가 방식으로 생산기관 비밀기록관리부에 보관되어 있는 기록물 중 비밀기록관에 이관해야 할 문서들을 결정할 수 있다.

3. 동일한 종류로서 분량이 많은 문서들(특히 소위 사건문서)의 경우 연방기록원은 문서 내용에 대해 잘 알고 있고 전문적인 관점에서 평가할 수 있는 문서생산자의 도움을 받을 수 있다. 사안의 중요성 혹은 특수성(예: 신종기술 절차)이 있는 문서들은 장기보존 우선대상이 된다. 이 때 문서생산자는, 장기보존 대상이 된다고 판단하는 기록철을 적절한 방법으로(예, 기록철 표지 등에) 표시한다. 이러한 표시는 ZdA 처분이나, 보존기간 책정시에도 할 수 있다.

4. 국방부 업무영역에서 비밀기록이 이관될 경우 '평상시 및 비상시 독일군 문서취급 및 보안"의 규정(ZDv 64/3)에 따른다.

IV. 연방기록원 비밀기록관에서의 비밀기록 관리

1. 비밀기록관의 이관기록 검수는 개별 문건이 아니라 기록철 단위로 수행한다.

2. 연방기록원이 인수 기록물에 대한 업무처리 과정에서 -보존기간이 만료되어- 폐기하는 경우에는 문건별로 할 수 있다.

3. 비밀이 해제되는 경우 비밀기록관은 이 사실을 해당 기록철에 기입한다(사례: 첨부 1).

4. 비밀해제 및 등록이 완료되면, 보존가치가 있는 문서는 코블렌츠 소재 영구보존기록관에 공개기록물로 인계된다. 문의에 대비하여, 각 행정기관은 비밀기록물철의 최종 위치정보를 보유한다.

V. 기타 정보

문서관리 규정

연방부처 공동 업무관리규정(GGO, 2000년)과 연방부처 기록관리지침(2001년)은 www.staat-modern.de를 통해 내려 받을 수 있다. 제본문서는 bestellservice@bva.bund.de를 통해 주문할 수 있다. 기록관리지침(2001년)은 모범규정으로서 정부 부처가 아닌 기관도 참고할 수 있다. 자세한 설명은 '비 정부부처의 행정기관과 연방기록원"에 관한 설명서를 참고할 것. (www.bundesarchiv.de).

첨부 1

담당기관
장소	날짜

비밀해제

기록철 정보

내용
업무분류번호 연방기록원이 본 서식을 사용하는 경우 (IV장 3항) 기록물등록번호만 기입해도 됨

본 비밀기록 등급분류는 ..................... 년 ............... 월 .............일 날짜로 취소됨

.........................................................

(이름, 서명)                                                기관직인

비밀기록 이관 목록 표지	첨부2

	기재사항 안내 - 가능한 한 모두 기재. 1	기록물 등록번호

비밀기록관 기재사항

- 필요한 경우 뒷면에도 기재 가능(행 번호 기입)

-  5 - 7 번째 줄은 문서철의 경우에만 기재

- 각주 주의할 것

5	조직도 및 업무분장에 의거하여 핵심용어 중심으로 내용을 기술하고, 가능하면 문서의 최종 생산연도까지 기입 각 부서별 이관시에는 해당 부서의 사안번호만 기입. 이것이 가능하지 않은 경우 7번 칸만 기입 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥․‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ ․‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥․‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
	‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
6		생산시기(문건의 최초 및 최종 생산연도)
7	기록물분류표 명칭, 기호 및 개념정의 이관기록의 양이 방대할 경우 가능한 범위내에서 간략하게 설명(예: 기록물분류표의 주요 내용만 기입) ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥․‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥․‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
8	최종 문서생산 기관 여러 기관에서 생산된 문서를 문서번호별로 나열할 경우에 대해서는 첨부3의 4번 설명 참조
9	시기별 문서생산 기관 가능하면 6번에서 언급된 시기의 모든 문서생산기간(경우에 따라 전임기관 포함)과, 소관부서 및 명칭이 변경 된 시점 등을 기입한다. 업무담당 시점을 알 수 없는 경우 해당 기간 내에 속하는 날짜를 기입한다
	a) ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥	d) ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
	b) ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥	e) ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
	c) ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥	f) ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
10	특기사항 (예: 비밀기록관지침 제5조 2항 및 제7조 2항에 따른 보호기간 및 책정사유) ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥․‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥

2	이관 기관(약식표기)			기록철 수
3	해당 부서	날짜	관내 전화번호	서명
4	비밀기록관 반출일	이관일 이관목록 발행일을 기재할 수도 있다.	관내 전화번호	이름

비밀기록 이관목록	첨부 3

이관목록의 내용은 대외비 이상이 되지 않도록 함

일련번호 각 보관단위 마다 제3조 3항(문서의 경우: 보관파일이나 서류철의 종류에 따라)에 따라 일련번호 부여. 일련번호는 개별 작성하고 작성 문서와 그의 동일한 보관단위에도 부여	등록번호 이 칸은 비밀기록관에서 작성. 필요할 경우 기록물 등록번호만 기입.	문서생산 번호 문서에만 해당: 기록물분류표에 따른 사안별 번호. 다수 기관의 문서가 기록물분류표에 따라 작성된 경우, 추가적으로 별도의 칸을 두고 문서생산기관 기입 가능	내용	권 번호 문서의 경우 권 수가 아니라 각 권의 일련번호를 기입	기간		등급 유효일	비밀등급 다음과 같이 영문 표기: S (=1급 비밀), G (=2급 비밀), V (=3급 비밀), N (=대외비)	보존기간	폐기현황 날짜, 폐기집행자 및 증인의 서명 기입.
					부터	까지

(zu §2 (3) VS-ArchR)

Bundesarchiv(B1-2051/1)	Stand: 16.9 2005

Merkblatt für die Aussonderung von VS und deren Abgabe

an das Geheimarchiv des Bundesarchivs

I. Allgemeines

1. Die Aussonderung von VS richtet sich nach §26 in Verbindung mit Anlage 8 (VSArchivrichtlinie, VS-ArchR) der VS-Anweisung (VSA).

2. Bei der Abgabe von VS an das Geheimarchiv ist §20 Registraturrichtlinie (RegR) entsprechend anzuwenden. Das Vorblatt zum Verzeichnis für die Abgabe von VS an das Geheimarchiv sowie das Verzeichnis für die Abgabe von VS an das Geheimarchiv (Abgabeverzeichnis) sind als Anlage 2 und Anlage 3 zum Herunterladen beigefügt.

3. Für VS-NUR Für DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS und für Unterlagen, deren VS-Einstufung aufgehoben wurde, gelten die für nicht eingestufte Unterlagen festgelegten Regelungen.

4. VS, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und denen offensichtlich kein bleibender Wert zukommt, können mit schriftlicher Zustimmung des Bundesarchivs bereits in der Behörde vernichtet werden (vgl. §22 RegR).

5. Bei Aussonderungsproblemen und -fragen stehen die Leiter der Geheimarchive in St. Augustin und in Freiburg sowie die zuständigen Archivare in Koblenz, Berlin oder Freiburg zur Verfügung.

II. Technische Hinweise für das Aussondern

1. Empfohlen wird, jede voraussichtlich auszusondernde Akte (Aufbewahrungseinheit) dem zuständigen Bearbeiter mit einem entsprechenden Formblatt vorzulegen. Auf diesem Formblatt hat dieser anzugeben:

- ob und ggf. wann diese Aufbewahrungseinheit auszusondern ist,

- ob und ggf. bis zu welchem Jahr sie für einen Rückgriff bereitzuhalten ist (Aufbewahrungsfrist),

- zu welchem Jahr die Aufhebung der VS-Einstufung erfolgt.

2. Im Falle der Aufhebung der VS-Einstufung bereits zum Zeitpunkt der Abgabe der Unterlagen ist diese auf der Aufbewahrungseinheit (Muster: Anlage 1) zu vermerken. Die Abgabe erfolgt nach dem Verfahren für offene Unterlagen.

3. VS-Schriftgut ist in der Ordnung anzubieten und ggf. zu übergeben, die in der VSRegistratur bestand. Ein Neu- oder Umordnen ist deshalb zu vermeiden. Zu unterlassen ist auch die nachträgliche Entfernung einzelner Schriftstücke aus einer Akte oder deren Abheftung in einem anderen Schriftgutbehälter.

4. In dem Abgabeverzeichnis (Anlage 3) sind die Akten vollständig und zutreffend aufzulisten. Dies gilt vor allem für Aktenzeichen und Inhaltsangaben, wobei die Inhaltsangaben so formuliert werden sollten, dass das Abgabeverzeichnis nicht höher als VS-NfD einzustufen ist. Ein sorgfältiges Ausfüllen des Vorblatts (Anlage 2) erleichtert den späteren Rückgriff.

5. Das Abgabeverzeichnis mit Vorblatt ist dem Bundesarchiv in Papierform oder in elektronischer Form zuzuleiten. Das Geheimarchiv übersendet der abgebenden Stelle eine Kopie des Abgabeverzeichnisses mit den eingetragenen Archivnummern.

6. Für die spätere archivische Bearbeitung der an das Geheimarchiv abgegebenen VS sollten dem Bundesarchiv auch der entsprechende VS-Aktenplan, soweit ein solcher vorhanden ist, sowie das VS-Aktenverzeichnis, nicht jedoch schriftstück- bezogene VS Bestandsverzeichnisse(z.B.Tagebuch), zur Verfügung gestellt werden.

III. Weiterführende Hinweise

1. Grundsätzlich ist - wie beim offenen Schriftgut - sachlich Gleiches bearbeitungs- gerecht zu Sachakten (Einzel-, Sammel- und Sondersachakten) zusammenzufassen; auf die entsprechenden Regelungen der Registraturrichtlinie und die Erlüuterungen der 'Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung" wird hingewiesen. Unter dem Gesichtspunkt des späteren leichteren Aussonderns können umfangreiche Unterlagen anderer Stellen getrennt geordnet werden, soweit sich nicht aus der Bearbeitung heraus eine Zusammenfassung empfiehlt.

2. Zwischen aktenführender Behörde und dem Bundesarchiv kann vereinbart werden, dass zusätzlich zu dem VS-Zwischenmaterial und den technischen Einrichtungen (z.B.technische Modelle) bestimmte VS-Komplexe unmittelbar in der Behörde in eigener Verantwortung vernichtet werden können. Diese Komplexe sollten in einem Aussonderungs- und Bewertungskatalog zusammengefasst werden. In Zweifelsfällen (z.B. bei anstehenden Aussonderungen umfangreicher Unterlagen) kann der zuständige Archivar des Bundesarchivs auf dem Wege der Vorbewertung die an das Geheimarchiv abzugebenden Unterlagen in der VS-Registratur bestimmen.

3. Bei gleichartigen, in gr秤erer Zahl anfallenden Unterlagen (insbesondere so genannte Fallakten) ist das Bundesarchiv für entsprechende Hinweise der Bearbeiter, die den Inhalt der Akten kennen und aus fachlicher Sicht beurteilen können, dankbar. In Betracht für eine dauernde Aufbewahrung kommen Akten vornehmlich wegen der Bedeutung des Falls oder Sachverhalts oder wegen Besonderheiten (z.B. neuartiges technisches Verfahren). Hier sollte der Bearbeiter diejenigen Aufbewahrungseinheiten auf geeignete Weise (z.B. auf dem Aktenvorblatt) kennzeichnen, die nach seiner Auffassung für eine dauernde Aufbewahrung infrage kommen. Diese Kennzeichnung kann bereits bei der ZdA Verfügung oder erst bei der Festlegung von Fristen geschehen.

4. Die Bestimmungen der ZDv 64/3 VS-NfD "Behandlung und Sicherung von Unterlagen der Bundeswehr im Frieden und bei Alarmierung" sind bei der Abgabe von VS aus dem Geschöftsbereich des BMVg zu beachten.

IV. Behandlung der VS im Geheimarchiv des Bundesarchivs

1. Bei der Kontrolle der abgegebenen Unterlagen beschränkt sich die Überprüung durch das Geheimarchiv auf Aufbewahrungseinheiten (Akten), nicht jedoch auf einzelne Schriftstücke.

2. Das Bundesarchiv kann die übernommenen Unterlagen - nach Ablauf evtl. bestehender Aufbewahrungsfristen - im Zuge der archivischen Bearbeitung noch im Einzelfall vernichten.

3. Die Aufhebung der VS-Einstufung vermerkt das Geheimarchiv auf der Aufbewahrungseinheit (Muster: Anlage 1).

4. Nach der Aufhebung der VS-Einstufung und archivischen Erschließung werden die archivwürdigen Unterlagen in den entsprechenden offenen Archivbestand im Endarchiv in Koblenz überführt. Auf Anfrage erhält die jeweilige Behörde den Nachweis über den endgültigen Verbleib einer VS-Aufbewahrungseinheit.

V. Weiterführende Angaben

Vorschriften zur Schriftgutverwaltung

Die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) von 2000 und die Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien (RegR) von 2001 sind einzusehen über www.staat-modern.de, Papierausgaben können über bestellservice@bva.bund.de bestellt werden.

Die RegR von 2001 kann als Mustervorschrift auch für nichtministerielle Dienststellen dienen. Detaillierte Ausführungen enthält das Merkblatt 'Die nichtministerielle Bundesverwaltung und das Bundesarchiv" (www.bundesarchiv.de).

Aufhebung der VS-Einstufung

※ pdf 문서의 서식 붙일 것 (103쪽)

※ pdf 문서의 서식 붙일 것 (104쪽)

※ pdf 문서의 서식 붙일 것 (105쪽)

연방기관 공통 업무관리규정(GGO) 제39조 제2항 관련 첨부 4

생산 후 30년 미만 기록물의 제3자 이용에 관한 규정

1. 연방정부 각 부처 혹은 연방기록원의 중간기록보존소에 보존 중인 생산 후 30년 미만 기록물은 다음의 경우 예외적으로 이용이 허가될 수 있다:

a) 공공기관의 이용계획이 있는 경우(연방부처의 간행물 등)

b) 공공기관의 이해관계와 관련된 학술적 이용계획이 있는 경우

2. 기록물 공개를 위해서는 연방정부 기관장의 동의가 필요하다. 해당 기록물 생산기관의 동의는 사전에 이루어져야 한다. 연방하원 혹은 연방상원의 비공개문건을 이용하기 위해서는, 그들의 사전 동의가 필요하다.

3. 기록물이용 허가여부를 결정하기 전에, 이용신청서를 연방기록원에 제출하여 기록관리 관점의 의견을 조회해야 한다.

4. 연방기관은 기록물이용 허가여부를 결정할 때 연방기록물법과 연방기록원 이용규정의 기본원칙들을 적절하게 적용한다. 이용의 결과는 학문성과 기회균등의 관점에서 검증될 수 있어야 한다. 따라서 한 번 공개되어 이용된 기록물은 적절한 요건을 갖춘 경우 향후에도 동일하게 이용이 허가되어야 한다.

5. 기록물 이용을 허가함에 있어서, (기록물을 이용한 간행물을) 출판하기 전에 관련 연방부처에 원고를 제출하고, 해당 기록물이 실제 사실과 맞지 않게 이용된다면 이의를 제기하거나, 해당 연구결과에 대해 공적인 반박기사를 삽입하는 것을 조건으로 한다. 연구결과에 표명된 견해에 대해 연방부처가 반대의견을 표명할 수 있는 일반 권한은 침해되지 않는다.

6. 기록물 이용허가 신청 사유가 불충분하거나 처음부터 공무상 이해관계에 벗어나는 경우 이용허가 신청을 접수한 기관은 별도의 조치(Beteiligung) 없이 이용신청을 기각할 수 있다.

7. 기록물 처분권을 보유한 기관이, 구체적인 문제의 설명을 위해 개별 서류 및 문서 생산 후 30년이 경과하기 전에 이용하고자 할 경우에는, 보호되어야 할 이해관계를 침해하지 않는 한, 별도의 조치 없이 문서 사본을 제공할 수 있다.

8. 비밀로 분류된 기록물의 공개에 대한 연방기관의 특별 규정은 비밀문서의 물리적․조직적 보호에 대한 행정규정(비밀문서관리규정)에 따른다.

Anlage 4 zu § 39 Abs. 2 GGO

Benutzung von weniger als 30 Jahre altem Schriftgut der Bundesministerien

durch Dritte

1. Eine Ausnahme der Benutzung von weniger als 30 Jahre altem Schriftgut der Bundesministerien, das sich in den Bundesministerien oder im Zwischenarchiv des Bundesarchivs unter Aufbewahrungsfrist befindet, kann insbesondere gegeben sein bei:

a) amtlichen Benutzungsvorhaben (Veröffentlichungen von Bundesministerien oder auf ihre Veranlassung) und

b) wissenschaftlichen Vorhaben, an denen ein amtliches Interesse besteht.

2. Die Freigabe bedarf der Zustimmung der Leitung des Bundesministeriums. Die Zustimmung beteiligter Bundesministerien, deren Schriftgut verwertet werden soll, ist vorher einzuholen. Soweit unveröffentlichtes Schriftgut des Deutschen Bundestages oder des Bundesrates betroffen ist, ist auch deren Zustimmung einzuholen.

3. Vor der Entscheidung ist der Freigabeantrag dem Bundesarchiv zur Stellungnahme aus archivfachlicher Sicht zuzuleiten.

4. Bei der Entscheidung über den Freigabeantrag sind die Grundsätze des Bundesarchivgesetzes und der Bundesarchiv-Benutzungsverordnung von den Bundesministerien entsprechend anzuwenden. Im Interesse der Wissenschaftlichkeit und der Gleichbehandlung sollen die Ergebnisse einer Benutzung überprüfbar sein. Daher sollen einmal freigegebene und benutzte Akten auch künftigen Benutzern unter entsprechenden Voraussetzungen zugänglich sein.

5. Mit der Genehmigung kann die Auflage verbunden werden, das Manuskript vor der Veröffentlichung den betroffenen Bundesministerien vorzulegen und, sofern das Schriftgut nicht den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechend verwertet worden ist, die Beanstandungen auszuräumen oder eine amtliche Gegendarstellung in die Arbeit aufzunehmen. Das allgemeine Gegenäußerungsrecht eines Bundesministeriums zu der in der Arbeit vertretenen Auffassung bleibt hiervon unberührt.

6. Anträge, die unzureichend begründet sind oder bei denen ein amtliches Interesse von vornherein auszuschließen ist, kann die Stelle, bei der sie eingehen, ohne weitere Beteiligung zurückweisen.

7. Wird zur Klärung einer Detailfrage die vorzeitige Benutzung einer einzelnen Unterlage oder einzelner Dokumente gewünscht, kann die verfügungsberechtigte Stelle ohne weitere Beteiligung Kopien überlassen, wenn zu schützende Interessen nicht berührt sind.

8. Auf die besonderen Bestimmungen für die Bundesbehörden zur Freigabe von VS-eingestuftem Schriftgut in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen(VS-Anweisung . VSA) wird verwiesen