기록물법

1994년 9월 23일 헬싱키에서 공포(제831호)

의회의 결의에 따라 다음과 같이 정한다.

제1장 총칙

제1조

본 법률은 다음과 같은 기록물 생산자(Records Creator)에 대해 적용된다.

1) 관공서, 정부기관, 법원, 기타 법률의 적용을 받는 기관 및 정부 당국

2) 지방자치단체 당국 및 관련 기구

3) 핀란드 은행, 헬싱키 대학, 사회보험원, 기타 공공 독립기관

4) 국공립 기업체

5) 핀란드 그리스 정교회와 그 교구

6) 해당 법령 및 이에 의거한 규정과 규칙에 따라 공무를 수행하며, 공무수행 결과 정부활동공개법(621/1999)에 정한 기록물 및 문서를 생산하는 단체, 기구, 개인

단, 의회, 감사원, 의회 고충처리국, 북유럽위원회 핀란드사무소, 의회 도서관에 대해서는 본 법률 제6조와 제7조 및 제8조 제1항과 제2항만 적용된다.

핀란드 대통령기록물에 대해서는 별도의 규정이 적용된다.

제2조

핀란드 복음주의 루터교회 기록물에 대해서는 교회법의 규정을 적용한다.

올란드(Åland)주의 공공기관은 올란드 주 지방행정 관련 법령 및 이에 의거한 규정의 적용을 받는다. 단, 올란드 주 정부당국(government authorities)에 대해서는 올란드 주의 자치에 관한 법률 제30조 제17항의 규정과 함께, 본 법률이 적용된다.

제2장 국가기록관리국

제3조

국가기록관리국은 교육부 산하 국립기록관과 국립기록관의 지방 행정당국 역할을 하는 지방기록관으로 구성된다.

지방기록관의 소관 영역은 국가자문위원회(Council of State)가 결정한다.

제4조

국가기록관리국의 임무는 국가문화유산에 속하는 기록물의 보존 및 이용가능성을 보장하고, 연구를 촉진하며, 기록물관리에 대한 연구 및 개발을 수행하고 지침을 제공하는 것이다.

제5조

국가기록관리국장(이하 국장)과 국립기록관장은 겸직이다. 국장은 국가기록관리국 소관 법령의 공포를 결정하고, 국가기록관리국과 국립기록관의 (업무)절차에 관한 규칙을 승인한다. 또한, 국장은 국가기록관리국 소관 사항으로서 법령이나 절차규칙에 따라 다른 공무원에게 위임되지 않은 사항들을 결정한다. 절차규칙으로 다른 공무원들에게 위임할 수 없는 사항에 대해서는 정부명령(Government decree)에 정한다.

지방기록관의 업무절차 규칙은 지방기록관장의 승인을 받는다. 지방기록관장은, 지방기록관의 권한에 속하는 문제로서, 업무절차 규칙에 따라 다른 공무원에게 결정권을 위임하지 않은 사항을 결정한다.

그 외 직무, 인사, 직제, 국장대리 임명 등에 대한 세부규정은 국가자문위원회의 명령에 따른다.

국가기록관리국의 내부행정에 관한 세부규정은 업무절차에 관한 규칙으로 정한다.

제3장 기록물 관리 및 조직

제6조

보존기록물(an archive)은 기록물 생산자가 업무수행과 관련하여 생산하거나 접수한 기록물(records)로 구성된다.

본 법률에서 기록물(a record)이란 문서, 그림 및 전자적인 방식이나 다른 방식으로 생산되어 기술 장비의 도움으로 읽혀지거나 청취되거나, 또는 다른 방식으로 이해될 수 있는 표현물을 의미한다.

제7조

기록관리 업무에는 기록물의 보존 및 이용가능성 확보, 문서 관련 정보서비스제공, 기록물의 보존가치 결정 및 불필요한 자료의 폐기 등이 포함된다. 기록관리 업무는 기록물 생산자의 기능을 지원하고, 사인(私人) 및 기관이 공개 가능한 기록물로부터 정보를 입수할 권리를 지원하며, 사인 및 기관의 프라이버시와 법적 권리를 충분히 고려하고, 그들의 법적 권리에 귀속되는 문서의 이용가능성을 보장하며, 해당 문서가 연구를 위한 정보자료로 이용될 수 있도록 수행한다.

기록물 생산자가 기록관리 및 정보서비스를 수행할 때에는 기록관리요건을 충분히 고려한다.

제8조

기록물 생산자는 기록물관리 기획, 업무분장 및 실무 수행방식 등을 결정한다.

기록물 생산자는 업무수행 결과로 축적된 기록물의 보존방식과 보존기간을 결정하고, 이와 관련된 기록물 처리일정을 관리한다. 기록물 보존기간 결정 시, 관련 규칙 및 규정을 고려한다.

국가기록관리국은 영구보존 대상이 되는 기록물 또는 정보를 결정한다.

제9조

지방자치체의 기록관리는 지방자치위원회(Municipal Board) 소관이다. 지방자치위원회는 지방자치체의 기록관리를 지휘하고 영구보존 기록물 관리인력을 임명한다.

지방자치체에 관한 상기 규정은 지방자치체 연합 및 유사한 협력기구에도 적용된다.

제10조

국가기록관리국은, 기록물 이용규칙 상의 제한에 구속받지 않고, 본 법률 제1조제1항에 언급된 기록물 생산자의 기록관리현황에 관해 정보를 입수하고 점검할 권한을 가진다.

제4장 기록물의 준비, 보존, 이용

제11조

영구보존하기로 결정한 기록물은 별도로 정리하고, 해당 기록물에 내포된 정보는 국가기록관리국의 별도 규칙에 따라 장기보존에 적합한 방식으로 기록한다.

제12조

기록물은 파기, 훼손, 불법 이용으로부터 안전하게 보존한다.

영구보존 기록물은 국가기록관리국의 별도 규칙에 부합하는 기록물 보존시설에 보관한다.

제13조

영구보존 대상으로 결정되지 않은 기록물은 정해진 보존기간 경과 후, 정보 보안을 확보할 수 있는 방식으로 파기되어야 한다.

제14조

본 법률 제1조 제1항 제1호에 규정된 기록물생산자의 기록물 중 영구보존 대상으로 결정된 기록물은 국가기록관리국 별도 규정에 따라 국립기록관이나 지방기록관 등으로 이관된다. 단, 외무부와 국방부에서 생산된 기록물에 대해서는 이 규정이 적용되지 않는다.

기록물을 이관하는 공공기관은 국립기록관 및 지방기록관으로의 이관 이전에 발생하는 보존비용, 이관준비 비용 및 이관 비용을 부담한다.

국립기록관과 지방기록관은 별도 합의에 따라 다른 기록물 생산자의 영구보존 기록물을 인수할 수 있다. 이관된 기록물의 이용에 관하여는, 다른 규정이 정의되어 있지 않는 한, 본 법 제17조제2항이 적용된다.

제15조

기록물이 적절한 통제 하에서 이용되고 안전하게 보관될 수 있는 타 공공기관, 국가기록관리국 및 기타 유관기관에 대해서만 기록물을 대출할 수 있다.

제16조

국가기록관리국은 본 법 제1조 제1항 제1호의 기록물 생산자에 대해 기록물의 등록 및 기술(記述)에 관한 규정을 공표할 권한을 가진다.

제5장 개인기록물

제17조

개인기록물(Private archives)이나 문서는 기록물 소유주와의 합의에 따라 국립기록관이나 지방기록관 및 본 법의 적용을 받는 다른 기록관에 보존․관리될 수 있다.

상기 조항에 따른 개인기록물에 속하는 사적인 편지와 기타 문서의 이용방식은 해당 자료를 기증한 당사자와의 합의에 따른다.

제18조

국가기록관리국은 학술연구를 위해 중요한 개인기록물에 대해 등록부(Register)를 유지할 수 있다.

제19조

사적 소유물에 속하는 보존기록물 또는 문서가 학술적 측면 등에서 중요한 가치를 지니고 있고 이것이 파기, 손실 등 명백한 위험에 처해 있거나 매매대상이 된 경우, 국가기록관리국은 예산범위 내에서 그러한 문서나 보존기록물을 시가로 구매하거나 그 사본을 제작할 권한을 가진다. 해당 기록물을 구매할 경우, 구매와 동시에 구매 자료의 이용에 대해서도 결정하되, 가능한 한, 기록물 이용규칙을 준수한다.

사적 소유물에 속하는 보존기록물 또는 문서가 학술적 측면 등에서 중요한 가치를 지니고 있고 이것이 파기, 손실 등의 명백한 위험에 처해 있거나 매매 대상이 된 경우, 국가기록관리국은 가용예산 내에서 그러한 문서나 보존기록물을 시가로 구매하거나 그 사본을 제작할 권한을 가진다. 해당 기록물을 구매할 경우, 구매와 동시에 구매 자료의 이용에 대해서도 결정한다. 가능한 한, 정부활동공개법의 규정을 준수한다.

본 조항에 귀속되는 기록물의 반출(export)에 관해서는 별도로 규정한다.

제20조

국가기록관리국은, 본 법률 제19조 제1항에 제시된 요건에 부합한다고 추정되는 사적 문서, 컬렉션, 기록물에 대해, 구매 또는 사본제작 문제가 법률에 따라 결정될 때까지 국립기록관 및 지방기록관 등의 안전한 보존 장소로 즉시 이관할 것을 명령할 권한을 가진다.

상기 조항에 따른 문서, 컬렉션, 기록물의 정보가 보유기간 중 불법유출 되어서는 안 되며, 법률에 따라 구매 또는 사본제작 요청이 거부된 경우 그 이후에도 그러하다.

제21조

본 법률 제20조 제1항에 규정된 임시보관에 대해 별도의 이의신청(appeal)은 허용되지 않는다. 상기 제19조에 따라 국립기록관 또는 지방기록관이 결정한 규정에 대한 이의신청은 행정문제 이의신청에 관한 법률(154/50)에 귀속된다.

상기 제20조 제1항에 따라 국가기록관리국이 내린 임시보관 명령에 대해서는 별도의 이의신청이 허용되지 않는다. 제19조에 의거한 국가기록관리국의 규칙에 대해서는 행정소송절차법의 규정(586/1996)에 따라 행정법원에 이의를 제기할 수 있다.

제6장 기타 규정

제22조

본 법률의 시행에 관한 세부규정은 명령으로 다루어질 수 있다.

제23조

본 법률은 1994년 10월 1일부터 효력을 발생한다.

발효 이전에 본 법률의 이행을 위해 필요한 조치가 개시될 수 있다.

본 법률에 따라 1981년 2월 20일 자 기록물법(184/81)은 폐지된다. 그러나 폐지된 법률 중 지방기록관 지역사무소에 관한 규정은 당분간 유효하다. 또한, 폐지된 법률과 그것에 의거한 명령에 따라 기록물의 영구보존, 정부기록물의 기술(記述) 및 등록, 영구보존 기록물의 준비와 영구보존 기록물을 위한 기록관 설비 등에 관한 국립기록관의 규칙과 규정은 당분간 유효하다.

1994년 9월 23일, 헬싱키

마르티 아흐티사리(MARTTI AHTISAARI), 핀란드공화국 대통령

올리 페카 하이노넨(OLLI-PEKKA HEINONEN), 교육부 장관

The Archives Act

Issued in Helsinki on the 23rd of September 1994

In accordance with a resolution of Parliament it is hereby stipulated as follows:

CHAPTER 1

General stipulations

Section 1

This act shall apply to the following records creators:

1) Government offices, institutions, courts of law and other organs applying the law and other government authorities;

2) Municipal authorities and organs;

3) The Bank of Finland, University of Helsinki, Social Insurance Institute and other independent public institutions;

4) Government and municipal enterprises;

5) The Greek Orthodox Church of Finland and its congregations; and

6) Other collective bodies, organs and persons carrying out public duties according to acts and decrees or in accordance with rules or regulations based thereon insofar as these duties produce records and documents as stipulated in the Act on the Openness of Government Activities (621/1999).

However, only sections 6 and 7 and subsections 1 and 2 of section 8 of this act shall apply to Parliament, the State Auditors' Office and the Office of the Parliamentary Ombudsman, the Finnish Delegation to the Nordic Council and the Library of Parliament.

Separate ruling will be given concerning the archives of the president of the republic of Finland.

Section 2

The ruling and regulations of the church act shall apply to the archives of the Evangelical-Lutheran Church of Finland.

The rulings and regulations of the acts concerning provincial administration in the Province of Aland or regulations based thereon shall apply to public authorities in the said province. This act, however, shall apply to the government authorities operating in the Province of Aland, with 2

stipulations defined in subsection 17 of section 30 of the Act concerning the autonomy of the Province of Aland (1144/91).

CHAPTER 2

National Archives Service

Section 3

The National Archives Service shall consist of the National Archives, which is subordinate to the Ministry of Education, and the provincial archives subordinate to the National Archives as regional administrative authorities.

The districts of provincial archives shall be determined by the Council of State.

Section 4

The duty of the National Archives Service is to ensure the preservation and availability of records belonging to the national cultural heritage, to promote research and to guide, develop and study archives and records administration.

Section 5

The National Archives Service and the National Archives shall be directed by a director general. The director general shall decide on the issuance of legal rules coming under the competence of the Service, and confirm the rules of procedure of the National Archives Service and those of the National Archives. Other matters to be resolved by the National Archives Service that have not been delegated to some other official by law or procedure shall also be resolved by the director general. Matters that cannot be delegated to other officials under the rules of procedure shall be decided by Government decree.

The rules of procedure of provincial archives shall be confirmed by the director of the provincial archives. The director shall resolve matters coming under the competence of provincial archives, unless the power of decision is delegated to some other official under the rules of procedure.

Further stipulations concerning the tasks, personnel, filling of posts and appointing a deputy to the director general shall be given by decree of the Council of State.

Further stipulations concerning internal administrative matters of the National Archives Service shall be prescribed in the rules of procedure. 3

CHAPTER 3

Records and archives management and its organization

Section 6

An archive consists of records received or produced by a records creator in the performance of its duties.

In this act a record is defined as a written or pictorial presentation or such an electronically or otherwise produced presentation, which can be read, heard or otherwise understood with the aid of technical equipment.

Section 7

Records and archives management shall be responsible for ensuring the availability and preservation of records, providing information services related to documents, determining the archival value of records, and the disposal of unnecessary materials.

Records and archives management shall be managed so, that it supports the functions of the records creator and the right of private persons and institutions to obtain information from records open to public inspection, that the legal rights and the privacy of private persons and institutions are duly taken into account, that the availability of documents pertaining to the legal rights of private persons and institutions is ensured and that the documents serve as sources of information in research.

The requirements of records and archives management shall be taken into account in the records administration and information service of the records creator.

Section 8

The records creator shall determine how the planning, responsibilities and practical aspects of its records and archives management shall be organized.

The records creator shall determine the retention periods and the ways of preservation of the records accumulating as a result of the execution of its duties and maintain a records schedule concerning them. In determining the retention periods of records, the specific rules and regulations concerning them shall be taken into account.

The National Archives Service shall determine which records or information therein shall be preserved permanently. 4

Section 9

In municipalities, the organization of records and archives management shall be the duty of the municipal board. The municipal board shall appoint an official to direct records and archives management and take care of the permanently preserved records of the municipality.

The regulations of subsection 1 concerning municipalities shall also apply to municipal federations and similar collaborating bodies.

Section 10

The National Archives Service shall be entitled, without the limitations set by the regulations concerning access to records, to obtain information on the records and archives management of the records creators and to inspect the records and archives management of the records creators mentioned in subsection 1 of section 1.

CHAPTER 4

Preparation, preservation and use of records

Section 11

Records determined to be preserved permanently shall be drawn up and the information therein shall be recorded with materials and methods appropriate for long-term preservation as separately ruled by the National Archives Service.

Section 12

Records shall be preserved safe from destruction, damage and unauthorized use.

Permanently preserved records shall be stored in such archives facilities as separately ruled by the National Archives Service.

Section 13

Records which have not been determined to be preserved permanently shall be destroyed after the prescribed retention period in such a way that information security is ensured.

Section 14

Those records of records creators that have been determined for permanent preservation as stipulated in paragraph 1 of subsection 1 of section 1 shall be transferred to the National Archives, provincial archives or other archives as separately ruled by the National Archives Service. The regulations of this subsection, however, do not apply to the records created in the administration of foreign affairs and national defence. 5

The public authority transferring archive materials shall be responsible for the costs caused by the preservation of records prior to their transfer, their preparation for transfer and their transfer to the National Archives and the provincial archives.

The National Archives and the provincial archives may, upon entering into a separate agreement, receive records determined to be preserved permanently also from other records creators. The regulations of subsection 2 of section 17 shall apply, unless other regulations have been lain down concerning access to the transferred records.

Section 15

Records can be lent only to another public authority, the National Archives Service or other institution, in which their use is controlled and their preservation safe.

Section 16

The National Archives Service is entitled to issue regulations concerning the registration and description of records to the records creators referred to in paragraph 1, subsection 1 of section 1.

CHAPTER 5

Private archives

Section 17

Private archives or documents therein can, by agreement with the owner of the archives, be taken into the preservation and care of the National Archives, provincial archives or other archives referred to in this act.

Access to private letters and other documents belonging to private archives referred to above in subsection 1 is subject to agreement with the party donating the material. Applicable parts of the stipulations of the Act on the Openness of Government Activities apply to such documents.

Section 18

The National Archives Service can maintain a register of private archives and records, which are significant for scholarly research. 6

Section 19

If an archive in private ownership or a document therein containing scholarly or other significance is in apparent danger of being destroyed or lost or is offered for sale, the National Archives Service is entitled, within the bounds of available appropriations and at current prices, to purchase such a document or an archive, or make copies of it. A decision shall be made at the same time concerning access to the purchased material. Rules and regulations concerning access to records shall be observed where applicable.

If an archive in private ownership or a document therein of scholarly or other significance is in apparent danger of being destroyed or lost or is offered for sale, the National Archives Service is entitled, within the bounds of available appropriations and at current prices, to purchase such a document or an archive, or make copies of it. A decision shall be made at the same time concerning access to the purchased material. Stipulations of the Act on the Openness of Government Activities shall be observed where applicable.

Separate regulations have been given concerning the export of records falling under the stipulation in this section.

Section 20

The National Archives Service is entitled to order a private document, collection or archives, which can be assumed to meet the requirements stipulated in subsection 1 of section 19, to be immediately transferred to the National Archives, provincial archives or some other safe storage place with a public authority until the question of a purchase or copying has been resolved in accordance with the law.

Information shall not be given to unauthorized parties from any document, collection or archives, as stipulated in subsection 1 above, during the retention period or even later, if the demand for purchase or copying has been duly rejected in accordance with the law.

Section 21

No separate appeal shall be permitted concerning the temporary preservation stipulated above in subsection 1 of section 20. Appeals to rulings made by the National Archives or a provincial archives in accordance with section 19 of this act are subject to the provisions and regulations of the act concerning appeals pertaining to administrative matters (154/50).

No separate appeal shall be permitted concerning the temporary preservation order issued by the National Archives Service as stipulated above in subsection 1 of section 20. Appeals concerning

rulings made by the National Archives Service under section 19 may be submitted to the Administrative Court as prescribed in the Administrative Judicial Procedure Act (586/1996). 7

CHAPTER 6

Miscellaneous stipulations

Section 22

Further stipulations concerning the implementation of this act can be given by decree.

Section 23

This act shall enter into force on 1 October 1994.

Measures required by the implementation of this act can be initiated prior to the act entering into force.

This act repeals the Archives Act (184/81) of 20 February 1981. The ruling in the repealed act concerning the regional division of provincial archives shall, however, remain in force for the time being. Furthermore, the rules and regulations laid down by the National Archives in accordance with the repealed act and the decrees based thereon concerning the permanent preservation of records, the description and registration of the records of government authorities, the preparation of permanently preserved records and archives facilities for permanently preserved records shall, however, remain in force for the time being.

Helsinki, 23 September 1994

President of the Republic of Finland

MARTTI AHTISAARI

Minister of Education

OLLI-PEKKA HEINONEN

대통령기록물에 관한 대통령령

대통령실에 관한 1995년 12월 8일 법률 (1382/95) 제59조에 근거하여 정한 국무부 장관의 제안에 따라:

총칙

제1조

1. 대통령이 접수하거나 대통령직 수행 과정에서 생산된 문서 및 기타 기록물은 대통령기록물에 속한다.

2. 대통령실은 이 법령에 달리 명시되지 않은 한 대통령실 문서관리 규정에 명시된 대로 국립기록관에 이송될 때까지 대통령 지시에 따라 대통령기록물을 관리 및 유지한다. 국립기록관에 소장된 기록물의 이용을 위해서는 국립기록관리국장의 허가를 받아야 한다.

3. 각 대통령은 그 자신의 기록물의 생산자(establisher)이다.

제2조

대통령기록물은 대통령의 직무수행을 효율적으로 지원하고 퇴임 후에는 연구를 위한 정보자원으로 이용될 수 있도록 관리되어야 한다.

제3조

대통령기록물은 해당 기록물을 생산한 대통령 및 현직 대통령이 이용할 수 있다. 대통령기록물을 다른 방식으로 이용하는 문제에 대해서는 해당 기록물을 생산한 대통령이 결정한다.

대통령기록물은 국립기록관의 허가 없이 폐기하지 못한다.

제4조

대통령기록물의 비밀관리 및 공개에 관해서는 대통령실에 관한 법률 (1382/95) 제60조에 따른다.

대통령 개인기록물

제5조

대통령 개인기록물은 제1조 제1항에 언급되지 않은 다른 공적 활동과 개인 활동을 수행하는 과정에서 생산되어, 대통령이 소유하고 있는 문서로 구성된다.

제6조

대통령은 개인기록물을 제1조제1항의 기록물과 통합하여 관리 및 이용하도록 할 수 있다. 개인기록물이 국립기록관으로 이관될 경우 국립기록관은 대통령기록물과 개인기록물을 하나의 기록물군으로 조직한다.

대통령 비서실은, 대통령의 지시에 따라, 대통령 개인기록물이 국립기록관에 이관될 때까지 필요한 조직, 관리 및 유지에 협조한다.

제7조

개인기록물의 이관 및 이용은 기록물법 제17조에 따른다(831/94).

다른 경우에도 대통령 개인기록물에 대해서는 기록물법의 개인기록물 관련 조항이 적용된다.

효력발생

제8조

본 법령은 1996년 1월 1일부로 효력이 발생한다.

1995년 12월 18일 헬싱키

대통령 마르티 아티사리

국무부 장관 파보 리포넨

Decree on the Archive of the President of the Republic (1521/1995)

http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/1995/19951521

General statutes

§1

The documents and other recordings that have arrived to the President or have been produced in managing the office of the President belong to the archive of the President of the Republic.

The Office of the President administers and preserves the archive of the President of the Republic according to the guidelines of the President, unless ruled otherwise in this decree, until it is transferred to the National Archive as required by the Archive Rule of the Office of the President. The use of the documents in the National Archive requires the permission of the General Director of the National Archives Service.

Every President of the Republic is the establisher of his or her own archive.

§2

The Archive of the President of the Republic shall be managed so that it effectively supports the management of the duties of the President and later contributes to research as source of information.

§3

The Archive of the President of the Republic is available for the President of the Republic who acted as the establisher of the archive and for the President in office. The other use of the Archive is decided upon by the President who was the archive establisher.

The documents of the Archive shall not be destroyed without permit of the National Archive.

4§

The publicity and the secrecy of the documents of the Archive is ruled in 60§ of the Act on the Office of the President of the Republic (1994/1382).

The Private Archive of the President of the Republic

§5

The Private Archive of the President of the Republic consists of the body of documents that have been produced in public activity other than referred to in 1st moment of the 1st paragraph or private activity and are in the possession of the President.

§6

The President of the Republic may arrange the management and the use of his or her Private Archive so that it can in time incorporated with the archive referred to in the 1st moment of the 1st paragraph. The National Archive will establish one archive body of them, when the archive is transferred to the National Archive.

The Office of the President of the Republic assists in case of need and according to the guidelines of the President in the organizing, management, and preservation of his or her private archive until it is transferred to the National Archive.

7§

The rules in the §17 of the Archive Act (1994/831) are applied in the transfer and use of the Private Archive.

The statutes of the Archive Act concerning private archives are applied also in other instances to the Private Archive of the President of the Republic.

8§

This decree will be in effect from January 1, 1996.

대통령기록관리 규칙

1. 개요

본 기록물 규칙(Archive Rules)은 핀란드 대통령실 기록관리부(archive service) 운영지침 이다. 본 규칙과 여기에 첨부된 세부지침은 1994년 3월 1일부터 핀란드 대통령실에 적용된다. 본 규칙의 변경을 위해서는 비서실장(Secretary General)의 승인을 얻어야 한다.

2. 대통령실 기록관리부

2.1. 기록관리부 소관사항

문서에 관한 다음 사항은 대통령실 기록관리부 소관이다.

- 문서 등록 및 기타 문서 관리

- 기록물 보존처리(Archiving)

- 기록물 보존

- 기록물 조직 및 목록 작성

- 문서 선별 및 불필요한 문서 폐기

- 국립기록관으로의 문서 이관

- 특수상황 하의 기록물 보호

2.2. 대통령실 기록물

각 대통령은 기록물 생산자이다. 해당 기록물은 대통령의 직무수행 과정에서 축적되는 문서들로 구성된다. 대통령이 퇴임하거나 사임 또는 다른 방식으로 대통령직에서 물러날 경우, 해당 대통령직과 관련되는 대통령실 기록물은 종결된다. 단, 직원, 부동산, 재정관리 관련 기록물은 계속 축적 된다.

3. 대통령실 기록물 및 등록 업무분장

3.1. 기록관리부 책임자

비서실장은 대통령실 기록관리부의 운영 및 발전을 책임진다.

대통령실 기록물담당 책임관(manager)은 다음 업무를 수행한다.

- 대통령실 문서가 보존기록 관리계획(Archive Establishment Plan)에 따라 보존처리 되도록 관리

- 대통령실 기록물 관리와 기록관리부 발전을 위헌 제안

- 기록물 관련 법규 검토, 대통령기록관리 규칙 및 부칙 개정

- 문서선별 준비 및 폐기

- 기록물 이용자서비스 관리

- 대통령실 각 부서의 기록관리 업무 조정

- 문서의 기록물로서의 적합성에 관한 지침 준수여부 모니터

- 대통령실 문서의 국립기록관으로의 이관 관리

3.3. 기록관리부 담당자들 (부록 1)

기록관리 담당자의 직무는 다음과 같다.

- 보존기록관리계획(Archive Establishment Plan)에 의거한 문서보존 업무

- 문서의 유지 및 보존과 이용자서비스 담당

- 대통령실 기록물 담당 부처비서관(Department Secretary)에게 기록물 목록에 필요한 정보 제공

- 매년 폐기문서 준비

- 소관문서 이관 준비

- 문서 보존관리에 관한 제안

- 인사이동 시, 전입 직원에게 본 규칙에 따른 문서관리 의무 공지

3.4. 등록 업무

기록물 등록담당자의 직무는 다음과 같다.

- 문서등록부서(Registry)에 도착하는 문서의 접수, 등록, 전달 업무가 본 규칙에 의거하여 진행되도록 관리

- 대통령실 기록물등록 규칙 및 지침 작성에 참여

- 기록물 및 등록에 관한 제안

- 문서과 문서의 보존상태 점검

4. 문서등록 및 등록된 문서의 관리

4.1 등록 시스템

대통령실의 등록시스템은 내용별 분류체계를 토대로 한다. 기록물생산 시스템은 3개의 주요 범주 즉, 대통령, 대통령실, 그리고 시민 등의 주제로 분류된다.

비밀 및 극비 문서는 별도로 보관된다.

4.2. 등록된 문서의 처리 절차

5. 문서의 보존성

대통령실에서 생산된 문서 중 영구보존 대상이 되는 문서는 보존성이 높은 재료와 기록장치 및 복사 방법을 이용하여 생산해야 한다.

이와 관련한 세부 지침은 부록 3에 제시된다.

6. 문서의 보존 및 관리

6.1. 대통령기록물에 대한 보존기록 관리계획(Archive Establishment Plan)

대통령실에 축적되는 문서는 보존기록 관리계획에 따라 보존처리 한다. 기록된 문서와 기록되지 않은 문서 모두 보존기록 관리계획(부록 4)에 포함한다.

6.2. 대통령기록물 보존기록 양식(archive formular)

기록물관리계획에 포함된 문서들에 대해서는 기록물 코드를 부여한다. 해당 기록물은 보존기록 양식(부록 6)에 따라 보존하며 목록을 작성한다.

6.3. 전산처리된 자료의 보존

대통령실은 파일 형식의 영구보존 데이터를 보유하지 않으며, 보존을 위한 모든 데이터는 종이사본 형태로 관리한다. 영구보존용이 아닌 파일 형식의 정보는 데이터 이용에 적합한 장치에 보관된다. (부록 7, 7a)

6.4. 문서 보존기간

보존기록 관리계획에는 국립기록관의 승인을 받은 보존기간 계획이 포함된다. 보존기간 변경 시 국립기록관의 승인을 받아야 한다.

6.5. 기록물 관리

대통령실의 주요기록물 및 별도로 관리되는 기록물군은 국립기록관 일반규정에 따라 관리된다.

6.6. 보존기록 목록의 유지 관리

보존기록 담당직원은 대통령실 기록물 목록을 매년 수정하여 유지한다.

기록관리 담당자는 영구보존문서 목록을 매년 기록물 목록 담당자에게 제출한다.

6.7. 문서보존 장치

영구보존 문서는 국립기록관이 승인한 기록물 파일에 보관한다.

6.8. 비밀문서 처리

비밀문서 및 극비 문서는 별도로 등록하고, 다른 문서와 별도로 각각의 자체 시리즈로 보존한다. 비밀문서의 관리 및 이관에 관한 세부 지침은 부록8A와 8B에 제시된다.

7. 문서이용 권한 및 문서의 공개

7.1. 핀란드 대통령

핀란드 대통령은 핀란드 대통령기록물법에 규정된 경우 외에 기록물을 이용할 수 있는 경우를 규정한다.

해당 기록물을 생산했던 대통령과 현직 대통령이 기록물을 이용할 수 있다. 퇴임한 대통령은 자신이 이용할 목적으로 자신의 재임 당시 문서를 대출할 수 있다. 현직 대통령은 전직 대통령들의 재임기간 중 문서를 이용할 수 있다.

7.2. 대통령실 직원

대통령실 직원은 기록관과 문서과에서 문서를 대출할 수 있다.

대출에 관한 세부지침은 부록 9에 제시된다.

대출된 문서는 주의 깊게 취급하고, 대출된 장소에 반납해야 한다.

7.3. 기타 행정기관

기타 행정기관은 공식문서를 대출할 수 있다. 이에 관한 세부지침은 부록 9에 제시된다.

8. 문서보존 장소

서고에 관한 기술적 요건은 국립기록관의 서고지침에 제시된다.

장기보존 기록물은 대통령궁(Mariankatu 1) 서고와 지하층에 보관한다.

비교적 최근 기록물은 대통령궁 1층이나 2층 서고에 보관한다. 그 외, 몇몇 업무공간에 임시서고(hand archives)도 있다.

9. 문서 폐기

대통령실 문서는 보존기록 관리계획에 따라 폐기된다.

대통령실에서의 문서 폐기는 대통령실 기록물 책임자와 기록물담당 행정직원의 관리 하에 진행된다.

문서폐기에 대해서는 정해진 서식에 따라 기록해야 한다. 단, 보존기간이 1-5년인 문서의 폐기 시에는 기록이 불필요하다. 이에 대한 세부 지침은 부록 10에 제시된다.

공개문서는 소각하거나, (가공품의) 원료로 사용하는 등의 방법으로 파기하고, 비밀문서는 소각하거나 서류절단기로 파기해야 한다.

10. 국립기록관으로의 이관

대통령직의 수행과 관련된 문서는 해당 대통령의 퇴임 또는 사임 10년 후 국립기록관으로 이관한다. 단, 보존기록 관리계획에서 대통령기록관에 영구보존한다고 정한  문서시리즈는 제외된다.

직원, 부동산, 재정 관리에 관한 문서는 대통령실 기록관에 25년간 보관한다. 매 10년마다 해당 문서의 이관여부를 검토하고, 당해 기간에 속한 모든 문서를 동시에 이관한다.

문서이관에 앞서 공개여부를 검토한다. 모든 이관문서는 국립기록관 지침에 따라 분류하고 목록을 작성한다.

국립기록관 문서는 국가기록관리국장의 승인을 받아 이용한다.

11. 특수상황 하의 기록물 보호

대통령기록관의 기록물은, 이용의 편의와 보안 필요에 따라, 대통령 기록관의 보존 기록물은 3개의 주요 항목으로 분류되어야 한다. 재난대비를 위한 대통령실 기록물 분류에 대해서는 부록 11에서 다룬다.

Rules of the Archive of the President of the Republic

1. Introduction

These Archive Rules contain guidelines of the management of the archive service in the Office of the President of the Republic. The Archive Rules and the attached detailed directives are applied from March 1, 1994 in the Office of the President of the Republic. Changes to the Archive Rules are approved by the Secretary General.

2. The Archive service of the President of the Republic

2.1. Tasks of the Archive Service

The following tasks in regard to documents belong to the archive service of the Office of the President of the Republic:

- Registering and other documenting

- Archiving

- Preserving

- Organizing and cataloguing

- Selecting of documents and destroying of unnecessary documents

- Transferring of documents to the National Archive

- Protecting of the Archive in exceptional circumstances

2.2. The Archive of the Office of the President of the Republic

Each President of the Republic is an establisher of an archive. The archive is formed of the entity of those documents that accumulates in the management of the post of the President. When the President of the Republic retires or resigns or gives up the post of the President in some other way, the Archive of the Office is closed in regard to documents concerning the post of the President. In regard to documents concerning the administration of staff, real estate, and finances, the accumulation of the archive is continued uninterruptedly.

3. Responsibilities in the Archive and Registering of the Office of the President of the Republic

3.1. The responsibility of the Archive Service

The Secretary General is responsible for the management and development of the archive service of the Office of the President of the Republic.

The responsible manager of the Archive of the Office of the President of the Republic is the administrative assistant, whose tasks are the following:

- To take care that the archiving of the documents in the Office is done according to the Archive Establishment Plan

- To take care of the Archive of the Office and present suggestions for the development of the archive service

- To monitor legislation and other stipulations concerning archives and update the Archive Rules and the appendixes.

- To prepare the selection of the documents and carry out the destroying of documents

- To take care of the user service of the Archive

- To steer the archiving done in the units of the Office

- To monitor the adherence to the guidelines concerning the archive suitability of documents

- To take care of the transfer of documents of the Office to the National Archive

3.3. The responsible persons in archive service (Appendix 1)

The tasks of the persons responsible for the management of the Archive are:

- To archive the documents in accordance with the Archive Establishment Plan

- To be responsible for the maintenance and preservation of the documents and user service

- To provide the Department Secretary responsible for the Archive of the Office the necessary information for the archive catalogue

- To prepare the annually destroyed documents

- To prepare the transfer of the documents under his or her responsibility

- To make proposals concerning the archiving of the documents

In case of personnel changes, to remind the leaving civil servant of the duty to take care of the archival document material in accordance with the rules.

3.4. Responsibility of Registering

The tasks of the persons responsible for registering are:

- To take responsibility that the reception, registering, and conveying of document arriving in the Registry is done according to rules

- To participate in drafting of the guidelines and rules of registering in the Office

- To make proposals concerning registering and records

- To monitor suitable preservation of documents in the Registry

4. Registering of documents and management of registered documents

4.1 Registering system

Registering system in the Office of the President is based on classification according to the contents. The recording system has three main categories: TP issues [President of the Republic], TPK issues [The Office of the President] and Citizen issues.

A separate record is kept of secret and very secret documents.

4.2. The processing of the registered documents

5. Achivability of documents

The documents made in the Office that will be preserved permanently must be produced on an archivable material using archivable writing devices and using copying methods that have been approved as archivable.

More detailed guidelines are given in the Appendix 3.

6. Archiving and management of documents

6.1. The Archive Establishment Plan of the Archive of the President

The documents accumulating in the Office of the President are archived in accordance with the Archive Establishment Plan. Both the recorded and unrecorded documents are included in the Archive Establishment Plan (Appendix 4)

6.2. The archive formula of the Archive of the President

The documents that are included in the Archive Establishment Plan are given an archive code. The documents are preserved and catalogued according to the archive formula (Appendix 6)

6.3. Preservation of material related to automatic data processing

The Office of the President does not have permanently preserved data in file format, and paper copies are taken of all date for archiving. Other than permanently preserved information in file format is preserved in a device appropriate for the use of the data (appendixes 7 and 7a)

6.4. Preservation period of documents

The Archive Establishment Plan includes the preservation period plan approved by the National Archive. Changes to preservation periods must be approved by the National Archive.

6.5. Management of the archive

The central archive of the Office and the separate archive entities are managed according to the general rules of the National Archive.

6.6. Maintenance of archive catalogue

The administrative assistant responsible for the archive maintains an annually amended archive catalog of the documents of the Office.

The persons responsible for the management of the archive give annually a catalogue of the permanently preserved documents to the maintainer of the archive catalog.

6.7. Preservation devices of documents

The permanently preserved documents are kept in archive files approved by the National Archive.

6.8. Processing of the secret documents

Secret and top secret documents are registered separately in their own record and preserved each as their own series separately form other documents. More detailed guidelines of the processing and transferring of secret documents are given in Appendixes 8A and 8B.

7. The right to use the documents and publicity of the documents

7.1. President of the Republic

The President of the Republic determines the use of the archive for instances other than stipulated in the Decree of the Archive of the President of the Republic.

The archive is available for the use by the President of the Republic who was the establisher of the archive and in the post of the President. A retired President may borrow documents from his or her time in office for his or her own use. The President of the Republic is entitledto use the documents from the periods of office of the former Presidents.

7.2. The staff of the Office of the President of the Republic

The staff of the Office may borrow documents from the Archive and from the Registry.

More detailed guidelines of the borrowing are given in Appendix 9.

The borrowed documents must be handled with care and they must be returned to the place where they were borrowed.

7.3. Other authorities

Official documents are borrowed to other authorities. More detailed guidelines are give in Appendix 9.

8. Places of preservation of the documents

The technical requirements for archival rooms are given in the archival room guidelines of the National Archive.

A part of the older archive is preserved in the archive rooms of the Presidential Castle (Mariankatu 1) and a part is kept in the basement floor of the Presidential Castle.

The newer archive is kept in the cove of the 1st floor of the Castle or in the archive room of the 2nd floor. There are also hand archives in several work locations.

9. Destroying of Documents

The documents of the Office of the President of the Republic are destroyed according to the Archival Establishment Plan

The destroying of documents carried out in the Office is steered by the responsible manager of the Archive and the administrative assistant responsible for the Archive of the Office.

The destroying of the documents must be recorded in official forms. If the preservation period of the document is 15 years, recording is not required. More detailed guidelines in Appendix 10.

The public documents to be destroyed must be destroyed either by burning or by giving them to be used as raw material. Secret documents must be destroyed either by burning or in a paper shredder.

10. Transferring of documents to the National Archives

The documents related to the management of the post of the President are transferred to the National Archives ten years after the President has retired or resigned, except for the series of documents mentioned in the Archival Establishment Plan that are kept permanently in the Archive of the President of the Republic.

The documents of staff, real estate, and financial administration are kept in the Archive of the Office for 25 years. The transfer need of these documents is confirmed every 10 years, and all the documents of the said period are handed over simultaneously.

Before handing over the documents, their publicity is investigated. All the documents to be transferred are organized and catalogued in accordance with the National Archive guidelines.

Permission from the Director General of the National Archive Service is needed for the use of the documents in the National Archive.

11. Protection of the archive in exceptional circumstances

In regard to the need of use and security, the archive material in the Archive of the President of the Republic must be divided into three orders of importance. The division of archive documents in the Office in case of crisis is given in Appendix 11.