국가기록원 예규 제  호

폐지(한시)기관 기록물 관리 지침

2005. 6

국 가 기 록 원

(www.archives.go.kr)

목    차

Ⅰ. 폐지(한시)기관의 정의	1

Ⅱ. 폐지(한시)기관의 기록물관련 주요 관리사항	2

Ⅲ. 기록물관리를 위한 사전 조치사항	2

Ⅳ. 기록물 생산․등록․분류․편철․정리․보존	4

1. 생산	4

2. 등록	5

3. 분류	5

4. 편철	6

5. 정리	12

6. 보존기간 책정	13

7. 보존	14

Ⅴ. 기록물 이관	14

Ⅵ. 기록물 폐기	16

폐지(한시)기관 기록물 관리 지침

ㅇ 이 지침은 폐지가 결정(예정)된 기관과 한시적으로 설치․운영되는 기관의 체계적인 기록물관리를 목적으로 합니다.

ㅇ 이 지침의 적용대상이 되는 기관의 기록물은 공공기관의기록물관리에관한법률(법률 제5709호, ‘99.1.29제정)에 의하여 관리하여야 합니다.

ㅇ 이 지침과 관련한 문의는 국가기록원 수집관리팀(042-481-6287)으로 하시기 바랍니다.

Ⅰ. 폐지(한시)기관 정의

□ 폐지기관

ㅇ 정부조직법(법률 제7413호, 05.3.24), 지방자치법(법률 제7410호, 05.3.24), 기타 법령 등에 의거, 설치된 기관으로서 설치 근거법령 등에 의거 폐지된 기관

□ 한시기관

ㅇ 행정기관의조직과정원에관한통칙(대통령령18745, 05.3.24) 제17조의 3에 의거, 설치된 기관으로서 존속기간이 경과하여 폐지된 기관 또는 기타 법령 및 훈령 등에 의거 한시적으로 설치되어 폐지된 기관 (폐지예정기관 포함)

Ⅱ. 폐지(한시)기관의 기록물관련 주요 관리사항

□ 기록물의 생산․등록․분류․편철․정리․보존기간책정․보존

ㅇ 기록물은 법 제12조와 법시행령 제7조 내지 제17조에 따라 생산․등록․분류․편철․정리․보존기간책정․보존되어야 함

□ 기록물 이관

ㅇ 폐지되거나 폐지될 예정인 기관의 기록물은 법 제18조에 따라 승계기관 또는 소관전문관리기관으로 이관하여야 하며

ㅇ 영 제18조에 따라 공개여부를 구분하여 제20조에 따라 이관조치

□ 기록물의 폐기

ㅇ 기록물 폐기는 법 제22조와 법시행령 제37조에 따라야 하므로

ㅇ 폐지된 공공기관에서는 기록물을 폐기할 수 없음

※ 기록물 무단 파기자는 7년이하 징역 등에 처하도록 규정(법 제29조)

Ⅲ. 기록물관리를 위한 사전 조치사항

□ 한시조직 기관코드 생성

ㅇ 기관(부서)내 설치된 경우 : 기관(부서)코드 사용

ㅇ 별도기관(부서)으로 설치된 경우 : 신규코드 생성

- 중앙행정기관 : 조직관리정보시스템 → 행자부

- 지방자치단체 : 조직부서 → 지방행정정보은행 → 행자부

- 교육청 및 대학 : 행자부

□ 기록물관리전문요원의 배치(법 제25조)

ㅇ 전문요원 배치가 어려운 경우, 기관 기록물관리담당자 지정․운영

ㅇ 기록물관리담당자의 주요업무

- 기록물 생산(주요기록물 포함) 정리, 보존, 이관관리 등 총괄

- 분류기준표의 관리 총괄

□ 기록물관리책임자 지정․운영(규칙 제3조)

ㅇ 처리과별로 처리과장이 지정

ㅇ 기록물관리책임자 업무 : 처리과별 등록관리, 공개구분, 생산통보, 이관 등

□ 각종대장․서식의 전산관리(규칙 제3조의2)

ㅇ 전자문서시스템으로 관리

ㅇ 전자문서시스템으로 관리할 수 없는 경우 : 엑셀 등의 프로그램관리

ㅇ 전자문서시스템, 엑셀 등으로 관리할 수 없는 경우 : 종이서식사용

※ 서식 1. 기록물등록대장(규칙 별지 제1호서식)

2. 기록물철등록부(규칙 별지 제5호서식)

3. 기록물배부대장(규칙 별지 제2호서식) ← 문서과 해당

□ 단위업무별 기록물철 작성기준 수립(영 제13조 제2항)

ㅇ 처리과의 장은 단위업무별 기록물철 작성기준을 마련하여 편철

□ 기록물관리의 전자적 수행(영 제20조의2)

ㅇ 자료관시스템, 전문관리시스템에 의한 기록물관리

□ 보존시설 및 장비(법 제23조, 영 제38조)

ㅇ 승계기관이 자료관인 경우 : 자료관시설 적용

ㅇ 승계기관이 없는 경우 : 국가기록원과 협의 결정

Ⅳ. 기록물 생산․등록․분류․편철․정리․보존

1. 생산

가. 기록물의 생산의무

ㅇ 공공기관의 장은 역사자료의 보존과 책임있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 그 과정 및 결과가 모두 기록물로 남을 수 있도록 필요한 조치를 강구하여야 함(법 제11조)

나. 조사․연구 또는 검토서의 작성(영 제7조)

ㅇ 작성대상 : 영 제7조제1항 참고

ㅇ 조사․연구 또는 검토서 작성방법 : 영 제7조제2항 참고

다. 회의록의 작성(영 제8조)

ㅇ 작성대상 회의 : 영 제8조제1항 참고

ㅇ 회의록 작성방법 : 영 제8조제2항 참고

라. 시청각기록물의 생산(영 제9조)

ㅇ 생산대상 : 영 제9조제1항 참고

ㅇ 시청각기록물 생산방법 : 영 제9조제2항 참고

마. 공식문서외의 중요기록물의 등록․관리(영 제11조)

ㅇ 국가기록원장이 정하는 직위자의 업무관련 메모, 일정표, 방문객명단, 대화록(영 제11조제1항)

ㅇ 영 제7조제1항 각호의 1에 해당하는 사항과 관련한 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용의 수정을 위하여 재작성된 경우 반려된 문서 또는 재작성전의 원본 문서(영 제11조제2항)

ㅇ 기타 국가기록원장이 정하는 기록물(영 제11조제3항)

-(예시) 외국인 단체 기관 등으로부터 공식 접수한 기념물 등

2. 등록

ㅇ 등록번호 : 기관코드 + 연도별등록일련번호(영 제10조제4항)

ㅇ 등록방법(규칙 제4조)

- 일반문서․도면․카드 : 결재 또는 보고종료시, 반려즉시 등록

- 시청각물중 사진 필름류 : 보존대상으로 선정 직후 등록

- 시청각물중 녹음 동영상물 : 편집완료 직후 등록, 장비 미비기관의 경우 미편집상태로 등록가능

- 행정박물 : 사용종료후, 보존대상 선정 직후 등록

ㅇ 등록시 유의사항

- 등록시 등록대장상의 항목별로 빠짐없이 작성하여함. 다만, 분류번호 특수목록 등의 경우는 분류기준표와 연계되어 있으므로 분류기준표를 사용하지 아니하는 조직인 경우 생략 가능

- 전자문서의 경우 분류기준표의 단위업무와 반드시 연계되어야 하며 임시단위업무는 최소기간(1개월)만 사용 가능

- 사진 사진필름의 경우, 행사명 일시 주요인물명 행사주요내용 등을 포함하여 기술하여야 함

ㅇ 등록번호 표기방법(규칙 제5조)

- 등록번호(문서번호)란이 설치되어 있지 아니한 문서 카드 도면은 좌측 상단 여백에 법시행규칙【별표 1】의 생산등록번호 표시

- 시청각 행정박물 등의 경우, 봉투 또는 용기에【별표 1】의 생산등록번호 표시

3. 분류

ㅇ 분류시기 : 등록과 동시에 분류(규칙 제9조의2)

ㅇ 분류방법(영 제12조)

- 처리과별 단위업무별로 분류(영 제12조 제1항)

- 기록물분류기준표가 없는 기관의 경우 국가기록원에 요청하면 지원, 다만 요청전에 기관코드를 생성하여야 함

- 기관 폐지후 승계될 기관이 정해져 있는 경우 승계기관의 기록물관리담당자(자료관)와 협의하여 승계기관의 기록물분류기준표 사용

ㅇ 기록물철 분류번호(영 제13조제4항)

- 처리과기관코드 + 단위업무코드 + 연도별 기록물철 등록연번

ㅇ 분류번호 표기방법 : 법시행령 【별표 2】참조

- 국가기록원 홈페이지에서 출력사용 가능

□ 기록물분류기준표란

ㅇ 공공기관의기록물관리에관한법률에 따라 기록물에 대한 보존방법, 보존

장소, 보존기간,  비치여부 등을 정해놓은 기록물관리 지침서로

ㅇ 각급 공공기관과 협의하여 국가기록원이 제정하였으며 2003.11.28관보

에 고시하여 2004년 1월 1일부터 전면 시행되었다.

ㅇ 분류기준표는 체계적인 기록관리를 위한 것으로 전자환경에 맞추어 전자

문서시스템과 자료관시스템, 기록관리시스템과 연동되어 기록물 생산과

동시에 편리하게 적용될 수 있도록 구현되었다

ㅇ 분류기준표의 제정․운영은 국가기록원 평가분류팀(042-481-6381~3)에서

관장한다.

4. 편철

ㅇ 편철시기 : 등록과 동시에 편철(규칙 제9조의2)

ㅇ 편철방법(영 제13조, 규칙 제10조 내지 13조)

□  일반문서류의 편철 및 관리

- 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 문서는 규칙 제10조 별표 3의 규격에 의한 진행문서파일에 위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리

․ 위 방법에 따른 기록물 편철시 기록물철의 맨 위에는 규칙 제10조 별표2의 기록물철표지를 놓고, 그 다음에는 규칙 제10조 별지 제6호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열

→ 기록물철표지는 전자문서시스템을 이용하여 출력(또는 수기작성)

◇ 기록물철 표지(규칙 제9조 제1항 및 제10조 제2항관련)

※ 210mm×297mm (보존용지 1, 2종 70g/m2) : A4 세로 서식

․ 사무용파일을 사용한 보존기간 20년 이하 한시기록물의 경우 기록물의 표지 기재 사항

→ 표지 전면(前面) : 기록물철명, 생산연도, 생산부서명 기재

→ 표지 배면(背面) : 관리번호, 생산연도, 보존기간, 분류번호, 제목, 기관명을 기재

- 일반문서류(종이기록물)의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로하며, 편철할 기록물의 양(量)이 과다한 경우에는 2권이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여(전자문서시스템의 기록물철등록부에서 권호수 추가 기능 활용)하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시

《예시》기록물의 편철관리(1), 기록물의 편철관리(2)

- 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수 부여

․ 문서철 : 면 표시는 우측 하단에 첫 번째 면부터 일련번호로 표시(1, 2, 3, 4, ......)

※전후관계를 명백히 할 필요가 있는 건(件)은 당해 기록물의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 중앙 하단에 예시와 같이 면 표시

《예시》3면으로 처리된 1건 기록의 경우  3-1, 3-2, 3-3으로 면 표시

․ 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권이하의 문서철별 면수는 전권(1권) 마지막 면수 다음의 일련번호로 이어서 부여

․ 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시

《예시》 : 문서, 도면 등이 접혀있는 경우

․ 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시

․ 기록물철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시(문서의 훼손 방지 주의)

- 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립으로 고정시킨 후 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리

◇ 보존용 표지(공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제10조 제4항관련 별표4)

◇ 보존용 표지의 종류

종 류	정부물품목록번호
A4	753005401010
B4	753005402010

◇ 보존상자의 종류

종 류	색상	정부물품목록번호
A4(1종)	노랑	711002200010
	하늘	711002291010
B4(2종)	노랑	711002200020
	하늘	711002291020

◇ 보존상자의 규격(시행규칙 별표 5)

◇ 보존상자의 측면에는 보존상자표지를 부착(시행규칙 별표 6)

↑ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ 7.5㎝ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ↓	상자번호			↑ 1.5㎝ ↓
	생산연도			↑ 1.5㎝ ↓
	생산기관			↑ 1.5㎝ ↓
	업무명			↑ ｜ 3.0㎝ ｜ ↓
	←---- 3㎝ ----→		←---- 6㎝ ----→

□  카드류의 편철 및 관리

- 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않고 카드보관함에 넣어 관리하며, 비치활용이 끝나면 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리

- 보존봉투에 넣을 때는 각 봉투의 맨 위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 배열, 보존봉투당 카드 편철량은 30건(매) 이내

◇ 카드류 보존봉투(제11조제 2 항관련)

□  도면류의 편철 및 관리

- 도면류는 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리

- 편철하는 경우에는 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열, 도면의 편철량은 30매 이내

- 보존봉투는 도면보관함에 편상태로 눕혀 관리

◇도면류 보존봉투(제12조제 1 항관련)

□  사진․필름류 편철 및 관리

- 사진․필름류는 규격에 적합한 사진․필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리

- 사진․필름류를 편철하는 경우, 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열

◇ 사진․필름류 보존봉투(제13조제 1 항 관련)

□  테이프․디스크․디스켓류의  관리

- 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 표시를 하여 당해 기록물철의 분류번호를 표시하여 보존․관리

◇ 테이프․디스크․디스켓류의 분류번호 표시방법(제14조제2항관련)

가. 일반규격             나. 소형규격

5. 정리

ㅇ 정리기간 : 매년 3월 31일까지(영 제14조제1항)

ㅇ 정리대상 : 전년도 완결기록물(영 제14조제1항)

ㅇ 정리방법 : 규칙 제15조 참조

ㅇ 정리내용

- 등록사항의 확인 및 완료

․ 등록 누락 기록물 여부 확인

․ 철등록과 분류사항 미완료기록물 완료

- 진행용 파일을 보존용 파일로 교체

․ 진행용 파일에서 기록물을 꺼내 훼스나(책철침), 클립, 스테플스(호치키스용 철침) 등의 철제품류는 모두 제거

․ 표지와 색인목록은 자동 출력서식으로 교체

․ 표지, 색인목록, 기록물의 순서 등을 최종확인하고 편철집게로 고정시킨후 보존상자에 편성

- 면표시방법

․ 문건 단위 면수는 중앙 하단에, 문서철단위 면수는 우측하단에 위에서 아래(색인목록 순서)로 표기

․ 양면 기재 문서는 양면에 모두 면표시

․ 접혀있는 문서는 펼친상태에서 면 표시

․ 부전지의 경우도 면표시

․ 사진이 문서에 계단식으로 붙어있는 경우 사진매수만큼 면표시

․ 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면표시

- 색인목록

․ 문서철 맨 위에 본문과 함께 편철

- 보존용 표지 및 보존용 상자 사용

․ 보존기간이 영구․준영구 이상인 경우 보존용 표지 및 상자 사용

․ 보존기간이 준영구 이하인 경우 사무용 파일 등 사용

6. 보존기간 책정

ㅇ 책정방법

- 보존기간은 보존기간별 분류기준과 기록물분류기준표에 정한 보존기간을 기준으로 처리과의 장이 책정(영 제15조 제2항)

ㅇ 책정시기

- 기록물 정리시 책정(영 제15조 제2항)

ㅇ 유의사항

- 전자문서시스템에 의해 생산되는 경우 등록시 기록물철등록부에 연계되어 보존기간은 책정됨

- 사전 영 제13조제2항에 따라 기록물철 작성기준이 마련되지 않으면 보존기간책정이 표준화되지 않을 수 있으므로 유의하여야 함

- 특별히 보존할 필요가 있다고 인정되는 경우 국가기록원장이 보존기간을 직접 정할 수 있음(영 제15조 제2항)

- 기록물 건(件)에는 보존기간을 책정하지 않음

7. 보존

ㅇ 보존장소

- 보존기간 기산일로부터 2년간 처리과 보존

보존기간의 기산일은 당해 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다(법시행령 제15조 제3항)

- 2년경과후 또는 2년 미경과 폐지기관은 자료관 보존

승계기관의 자료관을 말함

- 승계기관이 없는 경우 국가기록원 보존

Ⅴ. 기록물 이관

1. 이관대상기록물

ㅇ 생산․접수된 모든 기록물

- 문서, 도면, 카드, 대장(전자문서를 포함)

- 사진, 필름, 테이프, CD 등 시청각물

- 개발된 전산프로그램(소스 포함) 및 전산시스템 일체

- 보험증권, 통장, 채권 등 증빙기록

- 안내책자, 전화번호부 등의 도서류

- 조사․연구보고서, 용역보고서, 각종 검토서

- 현판, 관인, 도장, 명패, 휘호, 액자 등의 행정박물류

- 주화, 뱃지, 우표, 엽서 등 기념품류

- 국가 단체 개인으로부터 기념품으로 접수된 기념물류

- 기타 공식지정된 행사용 의장, 소품류, 출입증, 비표, 입장권, 포스터, 팜플렛, 리플렛, 완장, 각국국기, 엠블렘기, 성화봉, 메달, 함 등 행사용품류

- 선물로 관리되어야 하는 기록물은 관련법령에 따름

2. 이관시기 및 이관기관

구 분		이관시기 및 이관기관
승계기관이 있는 경우	2년이하 존속되는 경우	전량 승계기관의 자료관으로 이관
	2년이상 존속되는 경우	기산일로부터 2년 경과후 자료관으로 이관
승계기관이 없는 경우	2년이하 존속되는 경우	전량 국가기록원으로 이관
	2년이상 존속되는 경우	기산일로부터 2년 경과후 국가기록원으로 이관

3. 이관방법

ㅇ 이관대상기록물 목록작성(이관프로그램 입력)

- 기본목록 및 세부목록이 포함되어야 함

이관기관별 사용가능 프로그램		비 고
승계기관이 있는 경우	전자문서시스템
	승계기관이 승인한 방법	한글, 엑셀목록 등
승계기관이 없는 경우	자료관시스템
	목록관리프로그램
	국가기록원장이 승인한 방법	한글, 엑셀목록 등

※ 엑셀목록 등으로 이관받은 승계기관이 국가기록원으로 이관할 경우 반드시 자료관시스템 또는 목록관리프로그램에 입력하여 이관하여야 함

ㅇ 이관대상기록물 점검

- 목록과 실물의 대조확인

- 법령이 정한 서식, 보존상자 등 사용여부 확인

ㅇ 이관일정 협의(승계기관 또는 국가기록원)

ㅇ 지정된 장소로 이송

ㅇ 인계인수서 작성

- 법인 등의 경우 청산단계 종료 후, 최종 회계서류와 관인 등을 추가로 이관하여야 함

4. 이관특례

ㅇ 조기이관이 필요한 기록물의 수시이관

- 보존시설 미비, 위험으로부터의 예방 등 필요하다고 판단되는 경우 승계기관 또는 국가기록원과 협의를 거쳐 보존시설로 기록물을 조기 이관 가능

Ⅵ. 기록물 폐기

ㅇ 기록물의 폐기는 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물폐기심의회의 심의를 거쳐 관할 기록물관리기관의 장이 행함(영 제37조제1항)

ㅇ 분류기준표상 단위업무별 보존기간이 준영구 이상인 기록물중 기록물철별 보존기간이 20년이하로 책정된 경우 국가기록원으로 이관하여 폐기함(영 제37조 제1항)

ㅇ 비밀은 폐기할 수 없음(영 제37조 제1항)

ㅇ 따라서 폐지(한시)기관에서는 기록물을 폐기할 수 없음. 다만 자료관급 기관으로 지정된 기관의 경우는 그러하지 아니함