종이기록물 복제본 관리 규정

제정 2020. 11. 25. 국가기록원 훈령 제185호

제1조(목적)  이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」과 동법시    행령 및 시행규칙에서 정하는 국가 중요 종이기록물의 복제본의 제    작․관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다

제2조(적용범위) 본 지침은 국가기록원 내에서 제작되는 종이기록물    의 복제본 관리에 대하여 적용한다.

제3조(정의) 본 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “복제”란 기록물 원본의 외형과 동일하게 만드는 행위를 말한다.    2. “종이 기록물 복제본”이란(이하 “복제본”이라 한다.) 기록물 원    본의 보호와 활용을 목적으로 제작되는 원본과 유사한 규격과 품질    의 품질의 사본을 말한다.

3. “대외지원”이란 맞춤형 복원‧복제 지원사업 등 업무관련 외부     민간 및 공공기관의 지원을 말한다.

4. “복제본 담당부서”(이하 ‘담당부서’라 한다.)란 복제본을 실제로    제작하고 관리하는 전담부서를 말한다.

제4조(제작대상 기준) 담당부서는 다음 각 호의 목적으로 대상기록물    의 복제본을 제작한다.

1. 세계기록유산 등「공공기록물 관리에 관한 법률」제21조 제1항    에 따른 중요기록물을 이중보존하는 경우

2. 원본을 대체하여 국가기록원의 전시 및 행사 등에 활용하는 경    우

3. 국가 중요기록물 수집을 목적으로 복제본을 기증하는 경우

4. 대외지원 대상으로 선정된 경우

제5조(제작 신청 절차) ①원내에서 복제본 제작을 신청하는 경우에는    매년 상·하반기에 실시되는 복제본 수요조사 기간에 신청한다.

② 대외기관에서 복제본 제작을 신청하는 경우에는 맞춤형 복원‧복    제 지원사업 신청기간에 신청한다.

③ 1항의 수요조사, 2항의 신청기간 내에 신청하지 못한 복제본 제    작 신청은 담당부서와 별도 협의한다.

④ 복제본 제작을 신청할 경우 별지 1호 서식 ‘복제본 제작 신청서’    를 제출한다. 맞춤형 복원․복제 지원사업일 경우는 별지 2호 서식    ‘맞춤형 복원‧복제 지원사업 신청서’를 제출하여야 한다.

제6조(제작 기준) ①담당부서는 신청 사안의 시급성, 중요도, 전시 일    정 등을 고려하여 협의를 통해 우선순위를 정한다.

② 대외지원(맞춤형 복원‧복제 처리지원 서비스) 대상 외부기록물    은 맞춤형 복원‧복제 처리 순위에 따른다.

제7조(대여 및 연장) ①모든 복제본의 활용 시 대여를 원칙으로 한다.

② 단기간 대여의 경우 전시 및 사안 종료 시까지, 장기간 대여의    경우는 1년 단위로 연장하는 것을 원칙으로 한다. 단 원내 장기 대    여의 경우  담당부서와의 협의를 거쳐 달리 정할 수 있다.

③ 복제본을 대여 및 연장 하고자 하는 원내부서 또는 대외기관은    복제본 담당부서에 별지 3호 서식 ‘복제본 대여·연장 신청서’를 제    출하여야 한다.

④ 전시관 관리부서는 복제본의 대여기간 중 심각한 훼손이 발생     할 경우 즉시 담당부서에 통보해야 하며 도난 또는 분실 시 별지 4    호 서식 ‘복제본 분실서’를 제출하여야 한다.

제8조(반납) 복제본의 활용목적이 소멸한 후에는 담당부서에 복제본    을 반납하여야 한다.

제9조 (표기 및 관리) 담당부서는 복제본의 제작이 완료되면 원본과    구분하여 관리하기 위하여 다음 각 호에 따라 처리한다.

1. 제작 완료된 복제본에 복제본임을 표기하고 복제본 번호를 부여    한다.

2. 복제본 표기는 인쇄나 스템프로 별표 1에 따라 표기하고, 복제본    번호와 제작일은 수기로 표기한다.

3. 복제본 표기가 완료된 복제본에 대해 별지 5호 서식 ‘복제본 관    리대장’을 작성하고 지정된 장소에서 관리한다.

4. 담당부서는 장기대여 복제본에 대해서 상태를 점검할 수 있다.

제10조(기증) 다음 각 호에 해당되는 경우 복제본을 기증할 수 있다.    1. 중요기록물을 수집할 때 원본 소장처의 요청이 있어 복제본을     제공하는 경우

2. 기관간의 업무교류 시 원활한 협조를 위해 복제본을 제공하는     경우

3. 그 밖에 필요에 따라 국가기록원장이 승인하는 경우

제11조(폐기) 담당부서는 복제본 중에 심한 변색 등 복제본 훼손으로    인해 더 이상 활용이 불가하다고 판단되는 경우나 전시관 관리부서    또는 대여부서로부터 폐기 요청이 있을 경우에는 해당 복제본을 폐    기할 수 있다. 담당부서는 복제본을 폐기할 경우 별지 6호 서식 ‘복    제본 폐기서’를 작성하여야 한다.

부 칙

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

[별표 1]

복제본 표기 및 방식(제9조 관련)

	1. 지름 3cm이내로 된 복제인(印) (인쇄나 스템프) 2. ‘복제본 번호’, ‘제작일’ 표기 3. 복제본 표기 위치 - 복제본 뒷면 우측 하단

[별지 제1호 서식]

복제본 제작 신청서(제5조 관련)
신청 대상
신청 사유 (구체적 내용기술)
복제 수량		총 ( )매
유형 분류		※ 기록물 유형: 문서(낱장·권 형태), 도면, 사진 등
비 고
신청기관(부서)
연번	기록물명		관리번호	생산년도	복제 수량(매)	기록물 유형
※ 칸이 부족하면 별지에 적어 첨부합니다. 원본 기록물의 복제본을 제작하기 위하여 위와 같이 신청하오니 허가해 주시기 바랍니다. 제작 완료된 복제본은 「종이기록물 복제본 관리 규정」에 따를 것을 서약합니다. 년 월 일 신청인 (서명 또는 날인)

복제본 신청 목록
연번	기록물명	관리번호	생산년도	복제 수량(매)	기록물 유형

[별지 제2호 서식]

접수번호:
『맞춤형 복원·복제 지원사업』신청서(종이기록물)
신청기관 (신청자)	기관명
	주소
	담당자
	전화		휴대폰
	e-mail
주제	□ ‘20년 특별 주제(5.18 혁명, 4.19혁명, 6.25전쟁, 청산리전투 등) □ 자율 주제
기록물 개요	기록물 종류	도면류, 문서류, 낱장문서
	기록물명
	규격 (가로x세로x두께(cm))
	생산년도
	수량(매수)	1건 25매
요청사항	□ 훼손 종이기록물 복원(1순위) □ 원본 대체용 복제본 제작(2순위) ( ※ 복원과 복제 모두를 원할 경우, 우선순위 기입(1순위, 2순위) 위 요청사항(1순위, 2순위)은 기록물 상태 및 신청수량에 따라 조정 될 수 있음)
신청사유
기록물 주요내용 및 의의

[별지 제3호 서식]

복제본 대여․연장 신청서(제7조 관련)
신청기관(부서)		신청인
전시명
복제본 수량
복제본 번호
기 간
기 타
<준수사항> 복제본 대여‧연장시 관련 제반 사안은 국가기록원「종이기록물 복제본 관리 규정」에 따를 것을 서약합니다. 년 월 일 신청인 (서명 또는 날인) 국가기록원장 귀하

처리 절차
	신청	→	접수	→	검토	→	결재	→	통보
	신청인		담당부서		담당부서		담당부서

[별지 제4호 서식]

복제본 분실서(제7조 관련)

복제본번호

복제본명

복제 수량

총 (    )매

분실장소

분실사유

요청부서

담당자

(서명)

「종이기록물 복제본 관리 규정」제7조제4항에 따라  위와 같이 분실을 신고합니다.

년     월     일

담당부서		담당자	(서명)

[별지 제5호 서식]

복제본 관리대장(제9조 관련)

연번	전시명	기록물명	관리번호	복제본 번호	기록물 유형	규격	복제시기	대여현황

[별지 제6호 서식]

복제본 폐기서(제11조 관련)
기록물명
복제본 번호
복제본 수량
제작일자
사유
<해당 이미지>
년 월 일 담당자 (서명 또는 날인)