민간기록물 수집 및 관리 등에 관한 규정

[시행 2021. 12. 15.] [국가기록원훈령 제206호, 2021. 12. 15., 일부개정.]

민간기록물 수집 및 관리 등에 관한 규정

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국가기록원(특수기록과), 042-481-1735

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 함) 제43조 내지 제46조와 동법 시행령 및 시행규칙에 따른 국가기록원의 민간기록물 수집업무 및 국가지정기록물의 제도 운영 등에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "민간기록물"이라 함은 개인 또는 단체가 생산ㆍ취득한 기록정보자료를 말한다.

2. "국가지정기록물"이라 함은 민간기록물 중에서 국가적으로 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보자료를 말한다.

3. "수집"이라 함은 국가적으로 보존할 가치가 높아 국가기록원이 민간기록물을 기증, 구입, 사본수집 등의 방법으로 취득하는 것을 말한다.

4. "기증"이라 함은 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 국가기록원에 무상으로 양도하는 것을 말한다.

5. "구입"이라 함은 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 국가기록원이 유상으로 수집하는 것을 말한다.

6. "사본수집"이라 함은 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 국가기록원이 복사, 스캐닝, 복제 등을 통하여 사본으로 수집하는 것을 말한다.

7. "수집부서"라 함은 국가기록원 위임전결 규정에 따라 민간기록물 수집업무 또는 국가지정기록물 제도 운영을 수행하는 부서를 말한다.

제2장 민간기록물 수집

제1절 수집대상 및 수집계획의 수립

제3조(수집원칙) 국가기록원이 민간기록물을 수집할 때에는 다음의 각 호를 원칙으로 한다.

1. 생산 당시의 원본 그대로 수집한다.

2. 기증을 원칙으로 한다.

제4조(수집대상) 민간기록물 수집은 다음 각 호에 해당하는 기록물 중 국가적ㆍ역사적으로 보존할 가치가 높은 기록물을 대상으로 한다.

1. 국가의 주요 정책, 사업, 행사 등과 관련된 기록물

2. 국민적 관심이 높았던 사건, 사고, 인물 등과 관련된 기록물

3. 그 밖에 국가기록원장이 수집이 필요하다고 인정한 기록물

제5조(수집제한) 국가기록원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 수집을 하지 않을 수 있다.

1. 소장 경위나 출처, 소유권 등이 분명하지 않은 경우

2. 도난 등 불법적인 행위와 관련 있는 경우

3. 자체관리 또는 다른 기관에서의 관리가 더 적절하다고 판단되는 경우

4. 국가적으로 보존할 가치가 낮다고 판단되는 경우

제6조(수집계획의 수립) 국가기록원장은 매년 기록물 수집대상, 활용방안 등이 포함된 수집계획을 수립하여야 한다.

제2절 추진체계

제7조(수집자문위원회) ① 국가기록원장은 민간기록물 수집에 대한 자문을 구하기 위하여 민간기록물 수집자문위원회(이하 "위원회"라 한다)를 둔다.

② 위원회는 위원장 1인을 포함한 10인 내외로 구성하되 그 중 3분의 2는 외부위원으로 위촉한다.

③ 위원회의 위원장은 호선으로 정하며, 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. 단, 위원의 사임 등으로 인하여 새로 위촉된 위원의 임기는 전임 위원 임기의 남은 기간으로 한다.

④ 위원회는 다음 각 호에 대하여 자문한다.

1. 수집계획의 적합성

2. 수집범위 및 주제선정의 타당성

3. 특정 수집대상에 대한 가치평가

4. 기증, 사본제작 등에 의한 기록물 수집 여부

5. 구입기록물의 감정평가

6. 기타 기록물 수집에 관련한 주요 사항

⑤ 제4항제5호 및 제21조에 따른 구입기록물의 감정평가를 실시하는 경우, 위원회 위원 중 3명 이상 5명 이하의 위원으로 감정평가단을 구성하고, 필요한 경우 외부 전문가를 위촉할 수 있다.

⑥ 실무적 지원을 위해 수집부서의 1인을 간사로 두며, 간사는 위원회의 자문결과를 별지 제2호 서식의 회의록으로 작성하여 관리하여야 한다.

제7조의2(수집자문위원회 위원의 제척ㆍ회피) ① 국가기록원장은 제7조제4항에 따라 민간기록물 수집을 위한 자문과 관련하여 자문 대상 수집기록물과 이해관계가 있는 위원회의 위원에 대하여 해당 자문회의에서 제척해야 한다.

② 위원회의 위원은 자문 대상 수집기록물과 이해관계가 있는 경우에는 해당 자문회의에서 회피해야 한다.

제7조의3(수집자문위원회 위원의 해촉) 국가기록원장은 위원회 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 위원을 해촉 할 수 있다.

1. 심신장애로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우

2. 직무와 관련된 비밀누설 등 비위사실이 있는 경우

3. 직무 태만, 품위 손상, 그 밖의 사유로 인하여 위원의 직을 유지하는 것이 적합하지 아니하다고 인정되는 경우

4. 위원 스스로 직무를 수행하는 것이 곤란하다고 의사를 밝히는 경우

제8조(민간기록 조사위원) ① 국가기록원장은 민간기록물의 소재정보 발굴, 조사 등을 효과적으로 수행하기 위하여 민간기록 조사위원을 위촉할 수 있다.

② 국가기록원장이 민간기록 조사위원을 위촉할 때에는 다음 각 호의 사항을 고려하여 적절한 인원을 선발하여야 한다.

1. 민간기록물의 수록내용에 대하여 정치, 경제, 사회, 문화 등 각 분야별로 학술연구 성과와 연구동향 등에 대하여 전문적 식견을 갖춘 자

2. 민간기록물의 형태나 재질 등에 대하여 역사ㆍ문화적, 보존과학적 측면에서 전문적 식견을 갖춘 자

3. 정부기관이나 이에 준하는 기관에서 국가의 주요정책, 사업, 행사, 사건, 사고 등의 처리에 참여하여 기록물 생산내역이나 관련법령 또는 행정에 관한 경험과 식견을 갖춘 자

4. 지역별 각 기록물관리기관의 담당자 또는 지역 향토사ㆍ문화사 담당자 등 관련 업무 수행자

5. 기타 국가기록원장이 민간기록물의 수집업무를 위해 필요하다고 인정하는 자

③ 민간기록 조사위원의 임기는 3년으로 하고, 연임할 수 있다.

④ 민간기록 조사위원은 다음 각 호에 관한 활동을 수행하고 별지 제4호 서식의 기록물조사활동보고서를 활용하여 그 결과를 수집부서의 장에게 제출한다.

1. 민간기록물의 소재정보 발굴 및 조사

2. 해당지역 개인 또는 단체가 보유한 기록물의 목록 작성 및 실물확인

3. 기타 기록물 해설, 홍보 등 기록문화 인식확산을 위한 활동

⑤ 국가기록원장은 예산의 범위 내에서 민간기록 조사위원에게 조사활동에 필요한 수당 및 여비 등 경비를 지급할 수 있다.

⑥ 수집부서의 장은 민간기록 조사위원의 별지 제4호 서식의 기록물조사활동보고서를 검토하여 유공자 포상 등을 추천할 수 있다.

제9조(유관기관실무협의회) 국가기록원장은 민간기록물 수집ㆍ보존 현황, 민간기록물에 관한 수집 계획 및 결과 등을 공유하기 위해 공공기관 또는 민간단체와 유관기관실무협의회를 구성하여 회의 또는 간담회를 개최할 수 있다.

제3절 현황 및 소재정보의 조사

제10조(현황조사) ① 수집부서의 장은 국가기록원 소장기록물의 현황을 조사하고 결락을 파악하여야 하며, 이를 기초로 민간기록물 수집을 위한 주제를 선정할 수 있다.

② 수집부서의 장은 현황조사 및 주제선정 시 공공기록물 담당부서의 의견을 청취할 수 있다.

제11조(소재정보조사) 국가기록원장은 민간기록물의 소재처를 파악하고 그 목록을 관리하기 위하여 소재정보의 조사를 수행할 수 있다.

제4절 수집추진

제12조(수집방법) ① 국가기록원장은 기증, 구입, 사본수집 등의 방법으로 기록물을 수집한다.

② 제1항에서 정한 방법으로 수집할 수 없거나 기수집된 기록물을 보완할 필요가 있는 경우에는 구술채록의 방법으로 수행할 수 있다.

③ 제1항 및 제2항에서 정한 방법으로 수집하기 곤란하더라도 국가적으로 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 민간기록물에 대하여는 공공기록물법 제43조 및 동법 시행령 관련 조항에 따라 국가지정기록물로 지정하여 관리할 수 있다.

제13조(수집카드 작성) ① 수집부서의 장은 기증신청서 접수, 사본 수집 협의, 구입기록물 대상 선정 등으로 수집대상 기록물이 결정된 때에는 기록물별로 별지 제5호 서식의 수집카드를 작성하여야 한다.

② 수집카드는 대상 기록물의 특징ㆍ소장정보 등 기록물에 대한 기술사항 및 수집업무 진행사항을 포함한다.

③ 수집부서의 장은 제1항의 수집카드를 사안이 발생할 때마다 작성하여 체계적으로 관리되도록 하여야 한다.

제14조(기증신청) ① 민간기록물을 국가기록원에 기증하고자 하는 자(이하 "기증자"라고 한다)는 별지 제6호 서식의 기록물기증신청서를 작성하여 국가기록원장에게 제출하여야 한다. 기증자가 기증신청기록물 목록을 작성할 수 없는 경우 국가기록원장은 직원을 파견하여 그 목록작성을 지원할 수 있다.

② 기증자는 방문, 우편, 모사전송 또는 정보통신망 등의 방법으로 기록물기증신청서를 제출한다.

③ 수집부서의 장은 기증신청기록물이 국가기록원에 접수된 경우 별지 제7호 서식의 기록물 보관증을 기증신청자에게 교부한다.

제15조(수집여부 결정) 국가기록원장은 기증신청기록물의 수집여부를 결정함에 있어 제7조제4항에 따라 해당 민간기록물의 국가적 보존가치에 대한 평가를 수행하여야 한다. 이 때 객관적인 수집타당성을 확인하기 위하여 별표 제1호의 가치평가기준을 활용하여야 한다.

제16조(기증협약) ① 국가기록원장은 기증을 수락한 경우 기증자와 별지 제8호 서식의 기록물기증협약서 및 별지 제9호 서식의 기증기록물목록을 작성하여 기증협약을 체결한다.

② 제1항의 기록물기증협약서에는 기증기록물에 대한 소유권 및 활용에 관한 사항이 포함되어야 한다.

③ 기증은 무상을 원칙으로 하고, 기록물 소유권에 대한 입증은 기증자의 책임으로 한다.

④ 국가기록원장은 기증자에게 감사장 또는 감사패 수여, 포상 등을 통하여 적절한 예우를 할 수 있다.

제17조(구입) 국가기록원장은 예산의 범위 내에서 민간기록물을 구입하여 수집할 수 있다.

제18조(구입방법) ① 국가기록원장은 개인 또는 단체 등으로부터 민간기록물을 공개구입(일반구입) 또는 경매구입할 수 있다. 이 때 민간기록물을 경매로 구입하는 경우 제19조와 제24조를 준용하지 아니할 수 있다.

② 국가기록원장은 민간기록물을 공개구입하고자 하는 경우 사전에 구입대상, 구입절차 등을 포함한 구입계획을 수립하여야 한다. 이 경우 민간기록물 구입에 필요한 사항을 홈페이지 등에 공고하여야 한다.

제19조(구입제안) ① 국가기록원에 기록물을 유상으로 제공하고자 하는 자 또는 단체(이하 "구입제안자"라 한다)는 별지 제10호 서식의 기록물구입제안서, 별지 제11호 서식의 구입제안 기록물 명세서, 별지 제12호 서식의 구입제안 기록물 입수 확인서를 작성하여 국가기록원장에게 제출하여야 한다.

② 구입제안자는 방문, 우편, 모사전송 또는 정보통신망 등의 방법으로 기록물 구입제안서를 제출한다.

③ 국가기록원장은 구입제안 기록물이 감정평가를 위해 국가기록원에 접수된 경우 별지 제7호 서식의 기록물보관증을 구입제안자에게 교부한다.

제20조(대상선정) ① 제19조에 따른 구입제안이 접수되면 국가기록원장은 자체평가회의의 평가를 통해 감정평가 대상을 선정한다.

② 자체평가회의는 관련 분야에 전문적 역량을 갖춘 국가기록원 소속직원 5인 이내로 구성하며, 역사성ㆍ진본성 및 소장기록물과의 중복여부 등을 검토하여 대상기록물을 평가한다.

제21조(감정평가) ① 제20조에 따른 자체평가회의를 통해 구입대상 민간기록물이 선정되면 국가기록원장은 제7조제5항에 따른 감정평가단을 구성하여 해당 기록물에 대한 감정평가를 실시한다.

② 감정평가단은 구입대상 민간기록물의 진위여부, 적정 가격 등을 평가하여 별지 제13호 서식의 감정평가서를 작성한다. 이 때 감정평가단은 구입제안자의 제안가를 초과하여 가격을 평가할 수 없다.

제22조(감정평가심의) ① 국가기록원장은 민간기록물의 객관적인 구입을 위하여 제21조에 따른 감정평가 결과의 적절성 및 구입여부 등을 심의ㆍ의결하기 위하여 감정평가심의회를 구성ㆍ운영하여야 한다.

② 감정평가심의위원회는 5명 이내의 관련 분야 전문가로 구성하며 위원장은 위원회에서 호선한다. 심의안건에 대해 출석의원 전원합의에 따라 연서로 심의ㆍ의결하며, 그 결과를 별지 제14호의 서식 감정평가심의서에 작성한다.

③ 감정평가심의위원회의 위원 임기는 매 회의마다 해당 기록물에 대한 감정평가심의 종료 시까지로 한다.

제23조(구입계약) ① 국가기록원장은 제22조에 따라 구입 결정된 민간기록물을 일정기간 홈페이지에 공개하여 이의신청을 받는 절차를 진행한 후 구입여부를 최종 결정하여야 한다.

② 국가기록원장은 제1항의 절차를 거쳐 민간기록물 구입을 최종 결정한 경우 구입제안자와 별지 제15호 서식의 기록물구입계약서에 따라 계약에 필요한 조치를 하고, 특약사항이 있는 경우에는 기록물구입계약서에 그 내용을 포함하여야 한다. 기록물 구입계약서에는 기록물 소유권 등에 대한 권리 등이 포함되어야 한다.

③ 기록물 소유권 등에 대한 입증은 구입제안자의 책임으로 하고, 계약절차가 완료된 이후 발생하는 소유권 분쟁에 소요되는 비용은 구입제안자의 부담으로 한다.

④ 기록물 구입계약이 완료된 이후라도 제5조제1호 및 제2호에 해당하는 것으로 판명될 경우 구입을 취소할 수 있다.

제24조(기록물 반환) ① 국가기록원장은 민간기록물을 구입대상에서 제외한 경우 구입제안자에게 결과를 통보하여야 하며, 구입제안자에게 해당 기록물을 즉시 반환하여야 한다.

② 국가기록원장은 구입제외 기록물을 반환할 때에는 별지 제16호 서식의 기록물반환증을 받아야 한다.

제25조(사본수집) ① 국가기록원장은 필요한 경우 민간기록물을 복사, 스캐닝, 복제 등의 방법으로 사본수집할 수 있다.

② 국가기록원장은 사본수집 시 제15조의 절차를 준용한다.

③ 사본수집 시 해당 기록물을 소장한 개인 또는 단체 등과 사용권한 또는 이용제한에 관한 사항 등을 협의하여야 한다.

제26조(구술채록) ① 국가기록원장은 기증, 구입, 사본수집 등의 방법으로 수집할 수 없거나 기수집된 기록물을 보완할 필요가 있는 경우 구술채록의 방법을 통하여 역사적 사실정보를 수집할 수 있다.

② 국가기록원장은 구술채록 시 구술에 응하는 자(이하 "구술자")와 구술기록의 사용권한 및 제한사항 등을 협의하고 별지 제17호 서식의 구술동의 및 이용허가서를 제출받아야 한다.

③ 국가기록원장은 예산의 범위 내에서 구술자에게 수당 또는 사례금을 지급할 수 있다.

제27조(수당 등 지급) 국가기록원장은 위원회 자문 또는 기록물 구입과 관련한 감정평가ㆍ감정평가심의에 대하여 예산의 범위 내에서 수당 및 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제28조(운송) ① 수집부서의 장은 수집기록물의 운송 시 직원을 입회시켜 운송 중 파손, 분실, 도난 등에 대비하여 안전하게 진행되도록 조치하여야 한다.

② 파손의 우려가 있고 현물가치가 높은 기록물을 운송할 경우에는 무진동차량으로, 운송량이 적은 경우에는 승용 또는 승합자동차로 할 수 있다.

제29조(보험가입) 수집부서의 장은 기록물의 가치가 높거나 파손의 우려가 있다고 판단되는 경우 운송보험 가입 등의 조치를 하여야 한다.

제5절 관리 및 활용

제30조(등록관리) 수집부서의 장은 수집이 완료된 기록물을 중앙영구기록관리시스템에 등록하여 관리하도록 조치하여야 한다. 다만, 부득이한 경우 별도서고 또는 보안검증을 거친 별도 저장매체에 저장하여 관리할 수 있다.

제31조(민간기록물 보존서고 운영) 민간기록물은 공공기록물과 구분하여 별도의 보존서고 공간을 확보하여 보존하여야 하며, 기록물 분류 및 서가 배열방법, 기록물 반출 및 열람 등은 공공기록물의 관리체계에 준하여 관리한다.

제32조(홍보 및 활용) 국가기록원장은 수집이 완료된 기록물을 언론보도, 시사회 또는 전시회 개최, 자료집 편찬 등의 방법으로 적극 홍보하여 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 노력하여야 한다.

제3장 국가지정기록물 지정 및 관리

제33조(국가지정기록물의 지정절차) 국가기록원장은 공공기록물법 제43조 및 동법 시행령 81조에 따라 민간기록물을 국가지정기록물로 지정하기 위해서 다음 각 호의 절차를 수행하여야 한다.

1. 사전조사 및 국가지정기록물 지정 계획 작성

2. 관련분야 전문가에 의한 검토서 작성

3. 국가지정기록물 심의예정 내용에 관하여 관보 또는 정보통신망을 통한 30일 이상 예고

4. 국가기록관리위원회 산하 관련 전문위원회 검토

5. 국가기록관리위원회 상정 및 심의ㆍ결정

6. 심의결과 관보 또는 정보통신망 고시 및 소유자 또는 관리자에 지정서 통보

7. 관리상황 변동 등 사후 관리

제34조(국가지정기록물의 심의기준) 민간기록물을 국가지정기록물로 지정하고자 할 경우에는 다음 각 호에 관한 사항을 검토하여 심의하여야 한다.

1. 수록내용에 관한 평가

가. 국가의 정치 관련 중요 기록물 여부

나. 국가의 경제 관련 중요 기록물 여부

다. 국가의 중요 인물 관련 기록물 여부

라. 국가의 중요단체 관련 기록물 여부

마. 당대의 주요사건 관련 중요 기록물 여부

바. 당대의 사회상 관련 중요 기록물 여부

사. 당대의 학문 및 과학기술 관련 중요 기록물 여부

아. 당대의 문학 예술작품 관련 중요 기록물 여부

자. 당대의 연예ㆍ대중오락 관련 중요 기록물 여부

차. 당대의 스포츠 관련 중요 기록물 여부 등

카. 기타 국가적으로 보존가치가 높은 기록물 여부 등

2. 원본성 여부 등 품질평가

가. 지정대상 기록물의 원본성 및 진위성 여부

나. 지정대상 기록물의 유일성 및 희소성 여부

다. 지정대상 기록물의 정보적 가치 여부

라. 지정대상 기록물과 여타 기록물과 연계성 여부

마. 지정대상 기록물의 심미적ㆍ예술적 특성 여부

3. 지정효과에 관한 평가

가. 국가지정기록물로 지정 시 기대효과 여부

나. 기록물 소유자 또는 관리자의 협조성 여부

제35조(국가지정기록물 관리 등을 위한 지원) ① 국가지정기록물의 효율적 관리와 안전한 보호를 위하여 예산 범위 내에서 기록물 정리 지원과 함께 보존용 상자 제공, 복원ㆍ복제 서비스 등을 지원할 수 있다.

② 국가기록원장은 국가지정기록물 유형에 따라 기록물 분류ㆍ정리, 보존서고 관리, 스캐닝 등에 관한 자료 또는 컨설팅을 제공할 수 있다.

③ 국가기록원장은 정리지원을 통해 국가지정기록물을 마이크로필름에 수록하거나 스캐닝 등의 방식으로 사본을 수집할 수 있다.

제36조(국가지정기록물 관리대장 작성 및 변동사항 관리) ① 국가기록원장은 공공기록물법 시행규칙 별지 제17호 서식의 국가지정기록물 관리대장을 현행화하여 관리하고, 매년 1회 이상 관리상황 변동여부와 2년에 1회 이상 보존상태 점검 결과를 기록으로 유지하여야 한다.

② 수집부서의 장은 국가지정기록물 소장 개인ㆍ단체에 관리상황 변동 및 보존상태와 관련한 현황 자료의 제출을 요청할 수 있다.

제37조(국가지정기록물의 해제) 국가기록원장은 국가지정기록물로 지정된 민간기록물이 원본기록물 기증이나 위탁 보존 등의 이유로 국가지정기록물 지정사유가 소멸하였거나, 국가적 보존가치를 상실하였다고 판단되는 경우 제33조에 준하는 절차를 거쳐 국가지정기록물에서 해제할 수 있다.

제38조(국가지정기록물 홍보 및 활용) 국가기록원장은 전시회 개최, 자료집 발간 등을 위해 국가지정기록물을 활용할 수 있다. 다만, 국가지정기록물의 원본을 활용할 경우 국가지정기록물을 소장한 개인ㆍ단체와 협의하여야 한다

부칙  <제197호, 2021. 6. 2.>

본 규정은 공포한 날부터 시행한다.