기록물관리 표준화 업무 운영 규정

일부개정 2022. 12. 13.(국가기록원 훈령 제 219호)

제1장  총  칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제39조 및 제40조, 동법 시행령 제75조 및 제77조에 따라 국가기록원이 추진하는 기록물관리의 표준화에 대하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) ① "기록물관리 표준"이란 최적의 수준으로 기록물관리 업무를 수행하기 위해 공통적이고 반복적으로 적용되는 공인된 기준을 말한다. 표준은 적용범위에 따라 국가표준, 공공표준으로 분류하며, 준수의무여부에 따라 의무표준, 권고표준으로 구분한다.

② "표준화"란 기록물관리 표준을 제정·개정·시행하는 것을 말한다.

③ "국가표준"이란 국가 전체에 적용되는 표준으로 국가기술표준원장이 한국산업표준(KS)으로 고시하는 표준을 말한다.

④ "공공표준"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 정한 공공기관 및 기록물관리기관에 적용되는 표준으로 중앙기록물관리기관의 장이 고시하는 표준을 말한다.

⑤ "의무표준"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 및 시행규칙」에서 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 작성된 표준으로 공공기관이 반드시 준수하여야 하는 표준을 말한다.

⑥ "권고표준"이란 최적의 기록관리 업무 수행을 위해 공공기관이 자발적으로 준수하여야 하는 표준을 말한다.

제2장  표준화 추진체계

제3조(표준 관련 전문위원회) ① 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제75조제2항에 따른 기록물관리 표준 관련 전문위원회의 역할은 기록·정보정책전문위원회에서 담당하며, 국가기록원장은 기록물관리 표준화 계획, 국가표준 및 공공표준의 제정안·개정안 및 폐지안 심의를 위하여 국가기록관리위원회 산하의 기록·정보정책전문위원회에 사전 심의를 의뢰할 수 있다.

② (삭제) <2020. 3. 24.>

제4조(표준화 주관부서) 국가기록원장은 기록물관리 표준화 업무를 추진하기 위하여 표준화 주관부서를 지정·운영하여야 한다. 표준화 주관부서는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 표준화 과제의 수요조사, 표준화 계획의 수립

2. 기록·정보정책전문위원회 운영 지원 및 표준화 실무단, 표준점검단 운영

3. 표준의 제정안·개정안 및 폐지안 작성 및 예고고시, 확정고시 등 절차 주관

4. 기록물관리 표준화에 대한 국내·외 협력 추진

5. 기록물관리의 표준 이행 적합성 평가 및 표준 이행 지원

6. 기타 기록물관리 표준화에 관한 사항

제5조(표준화 협조부서) ① 표준화 협조부서는 표준의 제정안·개정안 및 폐지안과 관련된 업무를 수행하는 국가기록원의 부서를 말한다.

② 표준화 협조부서는 제7조제2항에 의한 표준화 계획에 따라 표준안 작성에 참여하거나 협조하여야 한다.

③ 표준화 협조부서는 표준화 주관부서의 요청시 기록·정보정책전문위원회 및 국가기록관리위원회의 표준안 심의에 참석하여 의견을 개진하여야 한다.

제6조(표준화 실무단) ① 표준화 주관부서의 장은 표준안의 효율적인 작성 및 검토를 위해 표준화 실무단을 구성·운영할 수 있다.

② 제1항에 의한 표준화 실무단은 표준화 주관부서 및 협조부서, 각급기관 기록물관리 담당자, 관련분야 전문가 및 이해관계자 등으로 구성한다.

제3장  표준화 절차

제7조(계획수립) ① 표준화 주관부서의 장은 기록물관리 표준화와 관련하여 표준화 중장기 계획 및 연도별 추진계획을 수립하여야 한다.

② 제1항에 의한 연도별 추진계획에는 표준화 과제, 표준안 작성 및 협조 부서, 의무표준 여부를 명시하여야 한다.

③ 표준화 과제는 국가기록원 및 각급 공공기관, 기록관리 관련 단체 등 의견을 수렴하여 선정하여야 한다.

④ 표준화 중장기 계획 및 연도별 추진계획은 기록·정보정책전문위원회 및 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 국가기록원장이 확정한다.

제8조(표준안 작성) ① 표준안은 공공기관, 민간기관 또는 개인 등 누구나 작성하여 표준화 주관부서에 제출할 수 있다.

② 제1항에 의하여 제출된 표준안은 기록·정보정책전문위원회 심의를 거쳐 표준화 적합 여부를 검토하여야 한다. 다만, 제7조제4항에 따라 확정한 표준화 추진계획에 의하여 국가기록원 또는 표준화 실무단에서 작성한 표준안은 기록·정보정책전문위원회의 표준화 적합 여부 심의를 생략한다.

③ 표준화 주관부서의 장은 표준화 협조부서나 이해관계자와의 협력 또는 표준화 실무단 운영을 통해 표준안을 작성한다.

제9조(예고고시) ① 제8조에 의해 작성된 표준안 중 공공표준 제정안·개정안 및 폐지안은 다음 각 호의 사항을 관보 및 국가기록원 인터넷 홈페이지에 고시하여 이해관계인의 의견을 수렴하여야 한다.

1. 표준안의 명칭 및 의무표준 여부

2. 표준안의 주요골자 및 제정·개정 및 폐지 등의 사유

3. 의견제출 기한

4. 의견 제출처

5. 기타 필요하다고 인정하는 사항

② 제1항에 따른 의견 제출은 별지 제1호 서식을 따른다.

③ 예고고시 기간은 특별한 사유가 없는 한 20일 이상으로 한다.

④ 표준화 주관부서의 장은 예고고시 과정에서 제출된 의견을 검토하여 표준안에 반영하여야 한다.

제10조(심의) ① 표준화 주관부서의 장은 표준안의 효율적인 심의를 위하여 기록·정보정책전문위원회에 사전 검토를 요청하여야 한다.

② (삭제) <2020. 3. 24.>

③ 표준화 주관부서의 장은 기록·정보정책전문위원회의 심의결과를 반영한 표준안을 국가기록관리위원회에 상정하여 표준의 제정·개정 및 폐지에 관한 심의·의결을 거쳐야 한다.

④ 표준화 주관부서의 장은 국가기록관리위원회의 심의결과를 반영한 표준안을 국가기록원장에게 보고하여 확정한다.

제11조(확정고시) 표준화 주관부서의 장은 확정된 표준에 대하여 별표 1에 따른 표준번호를 부여하고 관보 및 국가기록원 인터넷 홈페이지에 고시한다.

제12조(국가표준 제안) ① 표준화 주관부서의 장이 국가표준안을 작성한 경우 기록·정보정책전문위원회 심의 및 국가기록관리위원회 심의·의결을 거쳐 국가기술표준원에 제출하여야 한다.

② 표준화 주관부서의 장은 국가표준화가 효율적으로 추진될 수 있도록 「산업표준화법」에서 정한 국가표준화 절차에 적극 협조하여야 한다.

제4장  표준의 유지관리 및 활용 확대

제13조(표준의 적정성 검토) ① 표준화 주관부서의 장은 제정 또는 개정된 표준의 적정성 여부를 시행일로부터 3년 이내에 검토하여야 한다.

② 제1항에 의한 적정성 검토는 법령 개정, 운영상의 보완 사항, 기타 업무 환경의 변화 등을 포함하여야 하며, 적정성 검토결과는 제7조에 따른 표준화 계획에 반영하여야 한다.

제13조의 1(표준화 점검단) ① 표준화 주관부서의 장은 13조 1항에 따른 적정성 여부를 검토하기 위해 표준점검단을 구성·운영할 수 있다.

② 제1항에 의한 표준점검단은 표준화 주관부서 및 각급기관 기록물관리 담당자, 관련분야 전문가 및 이해관계자 등으로 구성한다.

제14조(표준이행 지원) ① 표준화 주관부서의 장은 각급기관의 공공표준 이행 현황을 주기적으로 점검하여 문제점을 파악하고 개선사항을 마련하여 표준화와 관련된 계획 수립시 반영하여야 한다.

② 표준화 주관부서의 장은 특별한 사유가 없는 한 기록물관리 표준의 제정 또는 개정시 해당 표준의 이행에 대한 적합성을 자체 평가할 수 있는 평가·진단도구를 포함하도록 표준화 협조부서에 요청할 수 있다.

제15조(기록물관리 표준의 보급 및 활용 확대) ① 표준화 주관부서의 장은 기록물관리 표준의 효율적 활용을 위하여 제정·개정 및 폐지된 표준을 인쇄물로 발간하여 배포하거나 국가기록원 홈페이지에 게시하여야 한다.

② 표준화 주관부서의 장은 기록물관리 표준의 개발 및 이용 활성화를 위해 국내외 표준화 동향을 조사하고, 표준관련 자료집 등을 발간하여야 한다.

제5장  보 칙

제16조(표준의 작성요령) ① 공공표준의 작성은 「기록관리 표준의 서식과 작성방법」(공공표준)을 따른다.

② 국가표준의 작성은 국가기술표준원에서 정한 서식을 따른다.

제17조(수당) ① 표준화 주관부서의 장은 표준화 업무와 관련하여 기록·정보정책전문위원회에 참석한 위원 및 제정·개정·적정성 검토 회의에 참석한 사람에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

② 제1항의 수당, 여비 등 경비지급에 관한 세부사항은 「회의 참석수당 등 지급규정」(국가기록원 예규)을 따른다.

제18조(운영세칙) 이 규정에서 정한 사항 이외에 기록물관리 표준화에 관하여 필요한 사항은 국가기록원장이 정한다.

부칙  <제219호, 2022. 12. 13.>

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(원내표준에 관한 경과조치) 이 개정규정에도 불구하고 원내표준은 폐지되기 전까지 종전의 규정을 따른다.

<별표 1>

기록물관리 표준 번호부여

1. 국가표준의 번호부여 방법은 한국산업표준(KS) 번호부여체계를 따른다.

2. 공공표준의 번호부여 방법은 다음과 같다.

NAK(WD) X:YYYY(vZ.Z)

①    ②   ③   ④     ⑤

① 제정기관 : 국가기록원(National Archives of Korea)

② 표준안 구분기호 : 표준 확정 이전에 표준안의 단계에 따라 구분

기호	풀이말	설 명
CD	Committee Draft	위원회안(위원회에서 심의중인 표준안)
WD	Working Draft	작업초안(표준화실무단 등에서 작성한 표준초안)

③ 일련번호 : 표준마다 고유하게 부여되며, 최초 제정 시 부여된 번호는 개정 및 폐지 후에도 고유하게 남는다. 표준을 ‘부’로 나눌 경우에는 1-1, 1-2와 같이 표시한다.

④ 제ㆍ개정 연도 : 표준의 제정ㆍ개정 등 고시 연도를 말한다.

⑤ 문서 버전 : 표준 문서의 이력을 파악하기 위한 것이며, 전부개정시 소수점 앞자리를 증가시키고, 일부개정 시에는 소수점 뒷자리를 증가시킨다.

예) NAK 1:2009(v1.0) : 기록관리 표준의 서식과 작성방법

예) NAK 15-1:2009(v1.1) : 특수유형 기록물 관리절차 제1부: 간행물

예) NAK(CD) 2:2009(v2.0) : 전자기록물 장기보존포맷 기술규격 위원회안

<별지 제1호 서식>

기록물관리 표준(안) 검토의견서

검토일 :      년   월   일

기관명(소속)			부서명
직급ㆍ직위			성명
연락처			이메일
표준(안)명
검토의견(총평)
세부항목 검토의견
의견항목	원 안	대 안			사유