국가기록원 특수자료 취급지침

제    정  2008. 2. 27.(국가기록원 훈령 제44호)

일부개정 2011. 11. 22.(국가기록원 훈령 제73호)

타법개정  2014. 12. 8.(국가기록원 훈령 제94호)

타법개정  2019. 1. 2.(국가기록원 훈령 제144호)

일부개정 2019. 11. 7.(국가기록원 훈령 제165호)

일부개정 2020. 8. 5.(국가기록원 훈령 제179호)

일부개정 2021. 12. 15.(국가기록원 훈령 제208호)

일부개정  2022. 6. 3.(국가기록원 훈령 제215호)

제1조(목적) 이 지침은 국가정보원의「특수자료 취급지침」에 따라 국가기록원의 특수자료 취급 및 관리에 관한 필요사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) “특수자료”란 간행물, 녹음테이프, 영상물, 전자출판물 및 전자파일, CD, DVD 등 모든 디지털 방식의 자료(이하 “디지털 콘텐츠”라 한다)를 포함한 일체의 대중전달 매개체로서 다음 각 호의 자료를 말한다.

1. 북한 및 반국가단체에서 제작ㆍ발행한 자료 중

가. 그 구성원 또는 지령을 받은 자의 활동을 찬양ㆍ고무ㆍ선전 또는 이에 동조하거나 국가변란을 선전ㆍ선동하는 내용의 자료

나. 국가의 존립ㆍ안전이나 자유민주적 기본질서를 위태롭게 하는 내용의 자료

2. 제1호의 자료를 복제ㆍ복사하거나 그 일부를 발췌ㆍ인용 등을 통해 재연한 자료

제3조(특수자료의 분류) ① 국가기록원장(이하 “원장”이라 함)은 수집한 자료들에 대해 제2조에 따라 특수자료 및 일반자료로 분류하여야 한다. 다만, 통일부장관이 일반자료로 재분류한 자료는 일반자료로 분류ㆍ활용할 수 있다.

② 특수자료 여부에 대한 판단이 어려운 때에는 행정안전부를 경유하여 통일부에 문의하고 그 의견에 따라 처리한다.

제4조(특수자료의 관리) ① 원장은 특수자료의 관리 및 취급에 대해 전반적인 보안책임을 진다.

② 원장은 자료를 전담 관리할 정․부 책임자를 임명하여야 하며, 정책임자는 관리담당부서의 과장으로 하고 부책임자는 국가기록원 사무분장 규정에 의거 해당 업무를 분장하는 직원으로 하여 다음 각호를 수행하게 하여야 한다.

1. 특수자료의 보관관리 및 확인점검

2. 각종 대장 기록유지 및 특수자료 관리에 필요한 사항

③ 원장은 자료관리 정․부 책임자에 대해 보안서약서(별지 제2호 서식) 징구 및 교육 등 보안조치를 하여야 한다.

④ 특수자료는 등록대장(별지 제3호 서식)에 기록하고 관리번호(별지 제4호 서식)를 부여 및 경고문(별지 제5호 서식)을 여백에 표시해야 한다.

⑤ 디지털 콘텐츠의 보관ㆍ활용을 위해 시스템을 구축ㆍ운영하고자 할 경우에는 외부 침해 및 자료유출 방지를 위한 보안대책을 강구하고  안전성 확인을 위한 보안성 검토를 행정안전부에 의뢰하여 승인을 받아야 한다.

⑥ 디지털 콘텐츠의 온라인 전송 및 인가목적 이외 활용을 금지하고, 별도 보관목록을 작성·유지하여야 한다. 다만, 취급기관 간에는 자료 공유 등 정당한 목적에 한해 비밀번호 설정 등 적정 보안대책을 강구 후 온라인으로 송ㆍ수신할 수 있다.

⑦ 특수자료는 수집 및 정리단계에서는 나라기록관 NF504 서고에 보존하고 정리 완료 후에는 서고를 관리하는 보존담당부서로 인계한다.

제5조(특수자료의 열람․대출․복사․양도) ① 열람 신청이 있을 때에는 신청자의 신분 및 열람목적을 확인한 후 비공개기록 제한적 열람실에서 열람을 허가한다. 단, 디지털 콘텐츠는 인터넷과 보조기억매체 연결 차단 등 보안조치한 열람전용 PC에서만 열람하게 하여야 한다.

② 대출 신청이 있을 때에는 신청자의 신분·목적을 확인하고 타당성이 인정된 경우에 한하여 30일 이내의 기간 동안 대출을 허가할 수 있다. 단, 디지털 콘텐츠는 행정안전부장관이 승인한 경우에 한해서만 대출을 허가한다.

③ 자료 대출 시 대출 목적 외 사용 및 무단 복제·복사·유통 방지를 위해 서약서(별지 제6호 서식) 징구 등 보안대책을 강구하여야 한다. 다만, 소속 직원에 대해서는 서약서를 징구하지 않을 수 있다.

④ 대출 후 반납하지 않거나 자료를 분실하였을 경우에는 특수자료 열람 및 대출을 12개월간 제한한다.

⑤ 열람 또는 대출 시 열람․대출대장(별지 제7호 서식)에 해당 내용을 기록하여야 한다.

⑥ 자료의 복사는 최소화하고, 부득이하게 제공할 경우 제3항에 따른 보안서약서를 별도 징구하여야 한다.

⑦ 자료를 다른 취급기관에 양도할 때에는 양도대장(별지 제8호서식)에 해당 내용을 기록하고 비고란에 복사 여부를 기록하여야 한다.

제6조(특수자료의 공개활용 및 재분류) ① 원장은 국민의 안보의식 향상 및 학술연구 등 필요한 경우 행정안전부장관의 승인을 받아 특수자료를 공개하거나 일반자료로 재분류할 수 있다. 이 경우 공개 또는 재분류할 자료의 내용, 활용목적, 공개시기 및 방법 등을 기재한 특수자료 공개활용 계획서를 제출하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고 보유하고 있는 특수자료의 목록은 공개할 수 있다.

제7조(보고) ① 원장은 특수자료 취급현황(별지 제9호 서식)을 작성하여 매년 1월 15일까지 행정안전부장관에게 보고하여야 한다.

② 원장은 특수자료의 분실, 유출, 대출·사본제공한 특수자료의 무단공개 확인 등 각종 보안사고 발생 및 특수자료 보존서고 이전 시 지체없이 행정안전부장관에게 보고하여야 한다.

제8조(비상시 자료보호) 천재지변, 화재 등 비상상황 발생 시 국가기록원 보존서고 기록물 재난대책에 따라 자료보호방안을 마련하여 시행하여야 한다.

제9조(기타) 이 지침에 구체적으로 명시되지 않았거나 다시 규정되지 않은 사항은 국가정보원의 특수자료 취급지침에 따른다.

부      칙

이 지침은 공포일부터 시행한다.

<별지 제1호 서식>

특수자료 취급기관 인가신청서

기관명				기관장	성 명
					생년월일
소재지					전화번호
관 리 책임자	정	성명: ( . . 생) 소속 :
	부	성명: ( . . 생) 소속 :
특수자료 취급목적 및 필 요 성	※ 자료 확보방안 포함
자료실 현황			※ 평(㎡)
기 관 조직 및 인원
시 설 현 황			※ 대지(평ㆍ㎡) 및 건물(층고ㆍ동수ㆍ연면적) 등 시설현황

※ 자체 특수자료 취급관리 내규(첨부)

<별지 제2호 서식>

서  약  서

수신 :

1. 본인은 소속기관의 특수자료 관리책임자로서 자료취급에 관한 제반규정을 성실히 이행하여 자료보호․관리에 만전을 기할 것이며

2. 만일 본인의 고의 또는 과실로 인하여 관련법규 및 제반규정에

위배되는 사례가 발생할 경우에는 어떠한 처벌도 감수할 것을 서약합니다.

20  .   .   .

소        속 :

연   락   처 :

생 년  월 일 :

주        소 :

성        명 :                            인

<별지 제3호 서식>

특수자료 등록대장

관 리 번 호	입 수 일 자	자 료 명	발행자	발 행 년월일	입 수 경 위	비 고

<별지 제4호 서식>

관리번호

관 리 번 호		1.5㎝

1㎝         2㎝

<별지 제5호 서식>

경 고 문

특 수 자 료	1㎝
본 자료는 허가없이 공개․ 복사․반출 등을 할수 없음	2㎝

6㎝

<별지 제6호 서식>

서  약  서

수신 :

1. 본인은 대출한 특수자료를 신청목적에 부합되게 활용할 것이며

2. 본인의 고의 또는 과실에 의해 대출자료가 무단 복제ㆍ복사ㆍ유통되어 국익에 위배되었을 때에는 동 행위가 관계법규에 위반된다는 것을 명심하고 특수자료 취급에 관한 제반규정을 성실히 준수할 것을 서약합니다.

20  .  .  .

소        속 :

연   락   처 :

생 년  월 일 :

주        소 :

성        명 :                     인

<별지 제7호 서식>

특수자료 열람․대출대장

일 자	관리 번호	자료명 (복사여부)	목 적	열람 ․ 대출자				반 납
				소 속	연락처	생년 월일	성 명	일 자	책임자	서 명

* 자료를 복사하여 대출할 경우에는 ‘자료명’과 함께 해당 페이지수 기재

<별지 제8호 서식>

특수자료 양도대장

일 자	관리 번호	자 료 명	목 적	인계자	인수자	비 고 (복사여부)

<별지 제9호 서식>

특수자료 취급현황

【취급기관 일반현황】

연번	기관명	주 소	전 화 번 호	기관장 (직책)	정책임자 (직책)	부책임자 (직책)	인 가 일 자	홈페이지	비 고

【특수자료 보유현황】

구 분	전년도 보유건수	증가 건수	계
총 계
정기간행물
단 행 본
시청각자료
기 타

* 일간지, 주간지는 월별로 합철 1건으로 계상

【특수자료 활용실적】

구 분	열 람	대 출 (복사대출 포함)	복사(양도)
계	명 회	명 회	개 기관 건
정기간행물	명 회	명 회	개 기관 건
단행본	명 회	명 회	개 기관 건
시청각자료	명 회	명 회	개 기관 건
기타	명 회	명 회	개 기관 건